onsdag 28 september 2011

Att vara kreativ - en lycka på jobbet

Idag var jag på föreläsning om kreativitet hos Handelskammaren i Stockholm.
Mycket intressant. En forskare på Karolinska Institutet höll detta anförande.
Om några veckor kommer Handelskammaren att ha en föreläsning om sambandet mellan känslor och beslutsfattande. Den har jag anmält mig till.

Som du kanske vet, är min utgångspunkt i mitt arbete är att få chefer och medarbetare att lyckas i jobbet. Jag vet att när människor känner att de lyckas i jobbet, mår dom bra och trivs med sig själva och det de arbetar med, blir de mer avslappnade och därmed också mer kreativa. Så att få höra mer om kreativitet från en forskare var ju intressant.

Enligt föreläsaren har förskningen funnit att människor med olika typer av psykisk diagnos var överrepresenterade som kreativa. Det finns flera undersökningar som pekar på detta samband.

Vidare framfördes att äldre som behåller sin toleransnivå för nya intryck och nyheter utvecklar sin kreativitet, d v s man behåller sin förmåga eller t o m dutvecklar sin kreativa förmåga ju äldre man blir.

Han sa också att brainstorming är en ren katastrof när det gäller att ta fram nya ideer. Idéskapande gör man bäst på egen hand enligt forskningen. Detta beroende på att man har socialt spel i grupperna där någon ska vara ledare och någon ska vara bäst och att vi människor försöker känna av vad som är gångbara idéer. En metod för att hantera detta faktum var att ha brainstorming i virtuella grupper på nätet, sa han.

Jag framförde mina egna erfarenheter från en säljkurs i London, där vi ( jag, två irländare och en holländare) kom överens om reglerna för våra grupparbeten. Vi kom överens om att ingen av oss i gruppen ägde en ide som kom till någon av oss. Vi betraktade alla idéer som att de hade föranletts av våra diskussioner i gruppen. Vi ansåg att ingen av oss fick en ide´utan stimulans från övriga gruppmedlemmar. Detta innebar att ingen kände behov av att glänsa för briljanta idéer och att ingen blev sågad, för ett tokigt inspel, eftersom ett sådant kunde generera en användbar idé hos någon annan gruppmedlem.

Jag kan väl säga med falsk blygsamhet att Vi nådde utmärkta resultat i problemlösningarna, jämfört med de andra grupperna på kursen.

Mina egna erfarenheter kring kreativt arbete har fått mig att fundera om man verkligen behöver vara litet rubbad för att vara riktigt kreativ. Jag spekulerar litet om vi inte alla har det kreativa inom oss, men att vi har olika spärrar i form av t ex ett överjag och andra former av mer eller mindre medveten kontroll över oss själva som begränsar vår kreativitet.

De som är lätt rubbade eller drogpåverkade har ju i vissa avseenden lägre spärrar och då tillåts kreativiteten att komma fram. Det är inte galenskapen eller drogen i sig som skapar kreativiteten, är min spekulation.

Ja, ytterligare ett exempel, man behöver inte vara rubbad eller drogad för att vara kreativ - det räcker med att vara ett barn.

En socialt trygg och accepterande miljö i en grupp av människor tror jag är oerhört gynnsamt för kreativiteten. Arbetsplatser där olikheter, oliktänkande, naiv entusiasm tolereras och där det finns ett stöd från företagsledningen blir oerhört kreativa.

Bra arbetsförutsättningar utan konflikter och gott ledarskap är en god början.

onsdag 21 september 2011

Verksamhetsplanering med samverkan för tydliga resultat

Nu i dagarna planerar man i offentlig sektor för nästa år. Man upprättar verksamhetsplanerna. Alla chefer gör en verksamhetsplan. Även de som är ansvariga för verksamhetsområden upprättar sina planerade aktiviteter.

Jag ser att de som är arbetesmiljöansvariga upprättar sina planer och HR med kompetens- och ledarutveckling sina.

Jag vet ifrån de uppdrag vi har att många brister i arbetsmiljön kan hänföras till hur ledarskapet utövas. Detta kan resultera i att man får noteringar för hög eller ojämn arbetsbelastning, bristande feedback, otrivsel o s v. När arbetsmiljöansvariga tar fram sina verksamhetsplaner handlar det ofta om att hantera skyddsfrågor och psykosociala frågor och man budgeterar för detta.

Jag undrar om man i psykosociala frågorna även tar upp aktiviteter för att utveckla ledarskapet. Att utveckla detta ger ofta genomslag i arbetsmiljön, eller som vi säger, i chefernas och medarbetarnas arbetsförutsättningar. Att ge medarbetarna goda arbetsförutsättningar innebär inte bara höga värden på arbetsmiljön, utan även ett genomslag i andra nyckeltal, som antal ärenden, lönsamhet, ökad kreativitet, m m.

För att säkerställa att resurser avsätts, ser jag ofta behovet av närmare samordning mellan arbetsmiljöansvariga och ansvariga för chefs- och ledarutvecklng. Här har ledarutvecklingsansvariga en möjlighet att stötta verksamheten på ett sätt som ger mycket synliga resultat i verksamheten.

HR och arbetsmiljö i samverkan för ökad effekt i organisationen och som är klart mätbara.

tisdag 13 september 2011

Lyckas i jobbet med hjälp av effektivt processtöd

Jag fick höra om arbetsförhållandena på en av de större revisionsbyråerna i landet. Enligt mina källor är det ovanligt många anställda som söker stöd för att man är överbelastade.

Alla vet att det är fullt ös under vårarna, på ett revsionsföretag. Men man efterlyser hos medarbetarna en planering för att hantera en hög arbetsbelastning.

Av det jag fick höra, var att man inte tagit tag i att definiera hur processerna ser ut för att handlägga ärendena där man även inkluderat vissa underprocesser t ex de som bemannas av administrativ personal. Hade man dessutom skapat ett automatiskt processtöd, hade man kunnat dokumentera var flaskhalsarna finns i processerna och på så sätt kunnat effektivisera dem.

Man har stor personalomsättning av såväl konsulter som administrativ personal, så tecknen är tydliga på att det finns problem i berörda enheter. Medarbetarundersökningarna visar också på missnöjda medarbetare. Givetvis räcker det inte med effektiva processer för att medarbetarna ska kunna prestera bra i arbetet. Det finns andra faktorer som påverkar, t ex ledarskapet, möjligheterna att påverka m m.

Att slita ut personalen p g a undermåliga processer är onödigt idag. Det finns effektiva metoder och verktyg för att snabbt och kostnadseffektivt implementera ett effektivt och anpassat processtöd och att ständigt hålla detta uppdaterat.

De medarbetare som den största tillgången för ett företag är de som anser att de lyckas i jobbet.

måndag 5 september 2011

Lyckas i jobbet med hjälp av nya djärva mål

Jag hörde för många år sedan om ett vetenskapligt experiment. Man lät en kyckling vara fastbunden i ena foten. Man satte mat alldeles utanför kycklingens räckvidd. Kycklingen försökte ta sig till maten men misslyckades. När man sedan efter en tid, klippte av snöret, gick inte kycklingen till maten. Den gick bara så långt den hade kunnat nå med snöret. Kycklingen svalt ihjäl, trots att snöret var avklippt.
Om nu historien är sann eller inte - den illustrerar rätt väl (även om vi nu inte är kycklingar) hur vi kan fungera rent mentalt när det gäller att anta utmaningar. Vi har ofta många mentala band som håller oss tillbaka.

Har du vågat att fundera på hur du ska förverkliga en ouppnåelig dröm någon gång. Drömmar har vi, men kom du så långt att du började fundera på hur du skulle göra. Hur kändes det att  börja skissa på planen? Vad fick dig att inte göra klar planen och börja jobba enligt den? Var du rädd, eller hade du frågat andra om vad dom tyckte om din idé? Kände du dig tveksam om din förmåga. Kände du att det skulle kännas obekvämt i den nya situationen och att du kanske inte skulle kunna leva i den situationen?

Ja, om du sa ja, på någon av frågorna - vad är det exempel på? Kan det vara mentala band. Precis som kycklingens?

Finns det hopp om att det verkligen går att förverkliga riktigt djärva drömmar? Jag skulle säga ja, definitivt. Men du kan få jobba hårt för det, men det går.

Fundera på det och dröm på! Bara genom att drömma gör att du tar ett litet steg mot förverkligandet. Snart blir du litet sugen på det där målet.  Det skulle kanske inte vara så tokigt..? Det är goda tecken. Börja då skissa på en plan. Första punkten är kanske att intala dig att du klarar det och att du verkligen vill nå det. Då börjar du kanske sondera hur du ska gå tillväga ...

Lycka till!

(Jag håller själv på att göra verklighet av mina drömmar. Har redan fixat ett par. )


torsdag 1 september 2011

Lyckas i jobbet med effektiva processer

Att man lyckas i jobbet innebär inte bara bra lokaler, ledarskap, bra gemenskap, kunna påverka o s v.
Det är också viktigt att ha bra samordning mellan avdelningar och medarbetare och omgivning. Om man upplever att det finns många onödiga arbetsuppgifter, verksamheten är ineffektiv eller att arbetet upplevs som inte meningsfullt, så tappar man sugen.

För att komma tillrätta med detta behöver man se över sina processer. Både i stort och övergripande som på detaljnivå. Detta bör man se över regelbundet. Vi brukar säga att en granskning av en process ger typiskt 15% effektivisering. Många gånger betydligt mer.

Att använda moderna hjälpmedel som är pedagogiska där processägare och olika processfunktionärer diskuterar en process ger snabbt resultat.

Jag fick ett uppdrag veckan före semestern där en av Stockholmskommunerna skulle samla in uppgifter om lärarbehörigheter enligt nya bestämmelser från Skolverket. Man ville göra en enkät. Jag föreslog att vi skapar en process och automatiserar denna. Vi fick beställningen och hade ett telefonmöte med konsulten i Örnsköldsvik.

Vi bestämde de olika processtegen och rollerna i grova drag. Efter en natts begrundande fick vi en presentation via telefon och webb. Vi reviderade och diskuterade innehåll och villkor. Vi kollade i bestämmelserna vad dom måste vara med i lärarnas information och vad kommunen ville se för sina sammanställningar. På onsdagen hade vi telefonmöte nr tre. Vi gjorde de sista justeringarna och på fredagen gick vi igenom hela processen och testade den. Skolförvaltningens ledning fick en genomgång av rapportfunktionerna och hur man gör selekteringar. Systemet klart på en vecka.

Vi skrev sedan manualer till lärarna och rektorerna som handlägger och bekräftar lärarnas uppgifter innan kommunen kan använda dem. Vi skapade på en vecka ett användarvänligt system för att på ett enkelt sätt insamla och kontrollera uppgifter från 500 lärare.

Hade vi gort detta i en enkät, hade vi haft ett oerhört komplicerat arbete för många personer och det hade blivit oerhört mycket dyrare för kommunen.

Detta som ett exempel på att det är enkelt att vinna stora fördelar med att använda ny teknik och metoder som är anpassade till de tekniska hjälpmedlen.

Detta är en tillämpning av Lean produktion - såväl av själva processen som i processen.