Lyckas i jobbet med effektiva processer

Att man lyckas i jobbet innebär inte bara bra lokaler, ledarskap, bra gemenskap, kunna påverka o s v.
Det är också viktigt att ha bra samordning mellan avdelningar och medarbetare och omgivning. Om man upplever att det finns många onödiga arbetsuppgifter, verksamheten är ineffektiv eller att arbetet upplevs som inte meningsfullt, så tappar man sugen.

För att komma tillrätta med detta behöver man se över sina processer. Både i stort och övergripande som på detaljnivå. Detta bör man se över regelbundet. Vi brukar säga att en granskning av en process ger typiskt 15% effektivisering. Många gånger betydligt mer.

Att använda moderna hjälpmedel som är pedagogiska där processägare och olika processfunktionärer diskuterar en process ger snabbt resultat.

Jag fick ett uppdrag veckan före semestern där en av Stockholmskommunerna skulle samla in uppgifter om lärarbehörigheter enligt nya bestämmelser från Skolverket. Man ville göra en enkät. Jag föreslog att vi skapar en process och automatiserar denna. Vi fick beställningen och hade ett telefonmöte med konsulten i Örnsköldsvik.

Vi bestämde de olika processtegen och rollerna i grova drag. Efter en natts begrundande fick vi en presentation via telefon och webb. Vi reviderade och diskuterade innehåll och villkor. Vi kollade i bestämmelserna vad dom måste vara med i lärarnas information och vad kommunen ville se för sina sammanställningar. På onsdagen hade vi telefonmöte nr tre. Vi gjorde de sista justeringarna och på fredagen gick vi igenom hela processen och testade den. Skolförvaltningens ledning fick en genomgång av rapportfunktionerna och hur man gör selekteringar. Systemet klart på en vecka.

Vi skrev sedan manualer till lärarna och rektorerna som handlägger och bekräftar lärarnas uppgifter innan kommunen kan använda dem. Vi skapade på en vecka ett användarvänligt system för att på ett enkelt sätt insamla och kontrollera uppgifter från 500 lärare.

Hade vi gort detta i en enkät, hade vi haft ett oerhört komplicerat arbete för många personer och det hade blivit oerhört mycket dyrare för kommunen.

Detta som ett exempel på att det är enkelt att vinna stora fördelar med att använda ny teknik och metoder som är anpassade till de tekniska hjälpmedlen.

Detta är en tillämpning av Lean produktion - såväl av själva processen som i processen.