Medarbetarenkät på rätt sätt

Jag fortsätter här med det jag började med förra veckan:


En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Nedanstående områden är viktigare för prestationerna än andra och därför ska medarbetarenkäten innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

• Kunna påverka i sitt arbete
• Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
• Bra gemenskap på arbetsplatserna
• Bra ledarskap/relation med chefen
• Balanserad arbetsbelastning
• Trygg och säker arbetsplats

Vidare måste det finnas kontroller i själva frågeformuläret som gör att sådana svar som är ologiska inte tas med i underlaget. Det finns ju personer som har läs- och skrivsvårigheter (8% av befolkningen) som därmed har problem att besvara en enkätundersökning. Tyvärr, men finns det många personer med denna egenskap, på en avdelning är intervjuer bättre.

Snabb återföring av fullständigt resultat till cheferna är ett absolut krav. Max 10 dagar efter avslutad enkät. Ju senare, desto mindre legitimitet har redovisningen av resultatet - speciellt om det pekar på obehagliga sanningar.

Att analysen görs av specialister som följer en strikt rutin. Man ska göra analysen utifrån vad som är möjligt att uppnå för arbetsplatser med liknande sysselsättning, ta hänsyn till om medelvärdena i frågorna är grundade på normalfördelning eller inte, minsta svarsfrekvens, m m. Våra erfarenheter visar på att det är viktigt att inte cheferna och medarbetarna gör analysen, eftersom vi funnit att de ofta fokuserar på de enskilda frågorna och kan inte avgöra vilka svar som är orsak och vilka som är symptom. En obunden och kunnig analytiker är definitivt att föredra.

Cheferna bör också ha tillgång till stöd för att kunna diskutera sitt resultat och vad man behöver göra.

Genom att chefen får en färdig analys med rekommendationer på prioriteringar, kan man direkt efter kartläggningen sätta igång efter de prioriteringar som rapporten från kartläggningen redovisar.

En medarbetarenkät måste innebära att resultatet kan betraktas som tillförlitligt så att förbättringsarbetet kan bedrivas med klara målsättningar.

Vad är det för mening med att genomföra enkätundersökningar som ger låga effekter ute i organisationen?

Nytt sätt att göra medarbetarenkät på

Börja inte med att leta formulär och hur rapporterna ser ut. Det är slöseri med pengar och tid. Börja med att planera för att ta hand om det resultat du får en kartläggning eller prestationsanalys som vi föredrar att kalla den.

Om du inte är beredd att stötta cheferna, göra de förändringar i organisaitonen som en mätning visar behov på så bör du avstå. Du sparar din egen. Du besparar medarbetarnas frustration för att det inte händer något efter er medarbetarundersökning.

Jag ska i nästa avsnitt bertta litet mer om vad ni som tänker göra en medarbetarundersökning på ett användbart sätt bör tänka på. Fokus för en kartläggning kan vara att öka medarbetarnas och chefernas prestationer - vilket ger många fördelar, som att man känner att man lyckas i jobbet, ökar företagets attraktion på arbetsmarknaden, kreativiteten och engagemanget ökar, lönsamheten ökar och för offentlig sektor - pengarna räcker längre.

Satsa på att göra en meningsfull medarbetarundersökning som har ett bra syfte för er verksamhet. 

Dags för medarbetarundersökning

Har ni beslutat er för en medarbetarundersökning i höst?
Ska ni göra på samma sätt som sist eller överväger ni att göra på annat sätt?

En väl genomförd medarbetarundersökning ger ett antal positiva avtryck i verksamheten. Med en väl genomförd medarbetarundersökning menar jag att den gett ett antal tydliga tecken på att man har tagit till sig det som framkommit i undersökningen och att detta återspeglas i de nyckeltal som ni använder er av. Det kan röra sig om nyckeltal för frisknärvaro, lönsamhet, övertid, kundreklamationer, m m.

Här några exempel på tekcen på att en väl genomförd medarbetarundersökning bidragit till högre prestationer i ett företag eller en myndighet:

• De grupper med problem har löst dessa och presterar nu på en hög nivå.
• Det har blivit lättare att rektrytera nyckelpersoner idag än tidigare
• Cheferna utrycker idag att de får möjigheter att utöva sitt ledarskap på ett effektivt sätt.
• Tydliga tecken på att arbetsbelastningen blivit bättre (inte för hög och inte för låg) d v s t ex minskad övertid och sjukfrånvaro - rensat från externa faktorer som t ex konjunkur m m. 
• Högre kreativitet och fler initiativ till förbättringar av olika slag från medarbetare och chefer
• Är det idag lättare för ledningen att genomföra förändringar i organisationen idag än tidigare?
• Har de mer delikata problem som ni i ledningen känner till både till lösts, t ex en långvarig konflikt lösts eller någon chefs brister i sin förmåga att leda sin grupp kommit närmare sin lösning.

En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Det finns några områden som är viktigare för prestationerna än andra och att medarbetarenkäten ska innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

• Kunna påverka i sitt arbete
• Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
• Bra gemenskap på arbetsplatserna
• Bra ledarskap/relation med chefen
• Balanserad arbetsbelastning
• Trygg och säker arbetsplats

Fundera på om du sett tydliga tecken på förbättringar som kan härledas till de underlag ni fick från er förra medarbetarundersökning.

Drog cheferna rätt slutsatser och prioriterade rätt när de skulle använda de underlag de fick efter förra undersökningen?

Och slutligen - är det något ni funnit som kunde göras bättre i er nya medarbetarundersökning?

Långvariga brister i arbetsförutsättningar hanteras med nytt blod och positiv retorik

Har du tänkt på hur stämningen är i företag eller grupper där medarbetarna upplever dåliga arbetsförutsättningar och därmed underpresterar? Gör man en djupare analys så ser man i siffror hur illa det är ställt bland medarbetarnas arbetsförutsättningar och därmed deras möjligheter för att lyckas i arbetet.

Det är lätt i en sådan här situation att man gräver ned sig i det som är dåligt i arbetsförutsättningarna och att blir kvar där .Detta är ofta orsaken till att grupper med problem i arbetsförutsättningarna fortsätter att ha problem år ut och år in. Att problemen kvarstår beror ofta på att man gjort fel analys och därmed prioriteringar och därmed gjort felaktiga eller otillräckliga insatser för att komma tillrätta med problemen.

För att lösa dessa gruppers problem måste man  göra på nytt sätt jämfört med tidigare. Det är ju som bekant meningslöst att göra på samma sätt igen som förra gången - resultatet tenderar att bli detsamma. Alltså man måste våga ta steget att göra på nytt sätt, t ex välja ny leverantör eller ny metod. Det är viktigt att den valda metoden får medarbetarnas och chefernas förtroende. Det är också viktigt att den nya metoden är ärlig och verkligen tar hand om de faktorer som behöver förbättras. Metoden måste garantera att obehagliga sanningar redovisas och att metoden håller reda på vad som är orsak och vad som är symptom.  T ex att ledarskapet är problemet när arbetsbelastningen är alldeles för hög eller att det finns en svårlöst konflikt som påverkar hela gruppen. Det gäller att hantera orsaken till problemen och inte symptomen.

För att komma tillrätta med risken att dra fel slutsatser och därmed göra fel prioriteringar behöver man ofta professionellt stöd från någon som inte varit med tidigare. En utomstående person med rätt kompetens har möjlighet att agera neutralt och därmed säga sanningen.

Det är också viktigt att man använder sig av lösningsfokuserat språk för att undvika att gruppen/chefen mentalt gräver ned sig i bristerna och därmed inte kommer vidare. Diskussionen kan därmed hållas positiv och chefer och medarbetare blir lättare engagerade och bidrar till förbättringsarbetet. När man lyckas med detta arbete ökar också prestationerna.