Tillförlitlig medarbetarundersökningar - vad ska man tänka på?

I slutet av augusti fick vår hemsida ett antal besökare som läste våra sidor om medarbetarundersökningar och prestationsanalyser. Jag tänkt ge några råd på vad man bör tänka på när man ska göra en medarbetarundersökning.

När det gäller alla slags undersökningar så börjar man med syftet  med undersökningen. Syftet måste avgränsas till de områden man är beredd att åtgärda. Jag har stött på många som frågar brett men som sedan är beredda att åtgärda vissa brister medan avstår från att åtgärda andra som är mer besvärliga att lösa. Mitt råd är: fråga bara på sådant som du är kan och vågar och är beredd på att hantera.

En "riktig" undersökning måste ha tillförlitliga frågor som frågar på de områden ni vill behandla. Frågorna måste vara entydiga för hela svarsguppen. Man ska förstå hur man ska svara. Den som skapar undersökningen ska ha kontrollerat att de som svarar verkligen har menat det som man svarat. En sådan kontroll brukar göras på ett mycket strukturerat sätt där man t ex använder sig av slumpmässigt utvalda personer som är representativa för målgruppen. Dessa får besvara enkäten och sedan intervjuas på ett mycket strikt sätt. Dessa två undersökningar databehandlas sedan och de ska stämma överens enligt vissa villkor för att själva enkäten med sina frågor ska anses ha hög tillförlitlighet. Obs min formulering hög tillförlitlighet - en enkät kan rimligen aldrig vara 100% tillförlitlig.

När det gäller svarsdata, så måste man ta bort svar där respondenterna uppenbarligen inte förstått frågan eller varit okoncentrerad. Dessa svar brukar ligga på mellan 5 - 8% av en population, enligt våra erfarenheter. Sedan ska man bestämma sig för en lägsta svarsfrekvens efter att man räknat bort de felaktigt besvarade enkäterna. Man bör ha c:a 70% s k giltig svarsfrekvens för att kunna ha ett bra material att utfå från i sin analys.

När det gäller medarbetarundersökningar bör analysarbetet göras av erfarna personer som kan se sammanhang och därmed hålla reda på vad som är orsak och vad som är verkan. Många frågor i en medarbetarundersökning hänger ihop. T ex hög arbetsbelastning kan bero på för litet personal, men det kan också bero på dålig planering, hög sjukfrånvaro p g a konflikter, den fysiska arbetsmiljön, förtroende för företagsledning m fl. Det gäller att ha koll på detaljerna och vad som påverkar vad i arbetsmiljön.

Man bör i analysen också jämföra mot liknande sysselsättningar så att de slutsatser man drar inte blir orealistiska. T ex på en vårdavdelning förekommer ofta tunga lyft och ofta kemiska/biologiska risker, medan en kontorsarbetsplats inte har dessa problem. Det gäller att lägga ribban på rätt nivå för de olika arbetsplatserna.

Det krävs således mycket av den som ska genomföra en medarbetarundersökning. Det är bättre att avstå än att genomföra en medarbetarundersökning eller undersökning ö h t om man är det minsta osäker på att resultatet kommer att bli tillförlitligt. I bästa fall används inte resultatet och analyserna stoppas in i en pärm och medarbetarna blir frustrerade över dels oklara frågor och sedan att det inte hände något.

I värsta fall förlitar man sig på det bristfälliga resultatet vilket kan få ödesdigra konsekvenser för både den egna verksamheten och omgivningen.