Upphandla medarbetarenkät

Vi fick i veckan en anbudsförfrågan från en kommun - men det kunde lika gärna ha varit ett företag. De hade tidigare haft besök av oss och av andra leverantörer. Man hade erfarenheterna från tidigare enkäter och ville under kommande år göra en som ger cheferna bättre underlag än vad de fått tidigare.

I anbudsförfrågan hade man ett antal skallkrav. Men dessvärre kolliderade några av skallkraven med varandra. Skallkraven på vetenskaplighet och tillförlitlighet kolliderade med kraven på anpassning till förhållandena på de aktuella arbetsplatserna.

Det man hade gjort var att man hade tagit de viktigaste egenskaperna från ett antal leverantörer och sedan skapat ett underlag för en idealisk medarbetarundersökning som skulle passa dem.

Många gånger kan det fungera att göra så. Då innebär detta att alla anbudsgivare nödgas utveckla och lägga till egenskaper och funktioner till sin tjänst eller produkt så att man uppfyller samtliga Skall-krav. De måste ju alla vara uppfyllda, annars blir man automatiskt diskvalificerad.

När det gäller t ex standardiserade medarbetarenkäter som är utformade för ett specifikt syfte och med höga kvalitetskrav så ligger ett omfattande utvecklingsarbete bakom.

Skulle upphandlarens krav på en medarbetarenkät vara annorlunda än vad man kan möta med en standardenkät, och man vill ha samma höga tillförlitlighet måste man utveckla en ny enkät praktiskt taget från grunden. Att utveckla en medarbetarenkät som ger en hög tillförlitlighet och därmed ger ett tydligt och bra beslutsunderlag till chefer och organisation innebär ett omfattande utvecklingsarbete.

I detta ingår bl a vetenskapliga studier kring de faktorer som man vill mäta (finns förmodligen omfattande litteratur som ska studeras), frågeformulering, validering av formulär, statistiska beräkningar av tillförlitlighet mm, metodutveckling för datainsamling och analys, insamling av jämförelsedata och metodutveckling för överlämning av resultat, uppföljning m m. Sannolikt en miljoninvestering.

Det är få uppdragsgivare som är beredda att göra denna satsning utifrån en enstaka kund, därför behöver man som beställare välja bland de standardenkäter som finns på marknaden och bedöma syfte, kvalitet och hur och när leveransen av resultatet görs så att de önskade effekterna efter enkäten uppnås. Det kan ju tänkas att syftet med dessa standardenkäter inte exakt stämmer med ens egna preferenser. Det är då bättre att kompromissa med sina preferenser än att kräva ändringar i det standardiserade formuläret. Detta främst av tids- och kostnadsskäl. Kvaliteten på det som produceras i verksamheten är en viktig faktor och som kan komplicera ens överväganden.

Men som en tumregel vill jag säga: det är ofta bättre att utgå från ett beslutsunderlag från en undersökning enligt strikta metoder när man ska dra slutsatser - även om den inte till helt täcker in samtliga områden man tänkt sig, än att utgå från beslutsunderlag med låga krav på metod och säkerhet men som behandlar samtliga områden man tänkt sig.