fredag 16 december 2016

Från ett uppdrag: Ett kritisk situation i ett företag där Prestationsanalysen ger tydlig hjälp



Arbetssättet från att ha varit ett litet detaljstyrt företag till ett litet större där man endast kan verka genom att fördela ansvar är  omvälvande för de medarbetare som varit med länge. Det är en tuff uppgift för cheferna att kunna få ordning på hur man gör. "Alla" verkar famla under de ständigt nya förutsättningarna.

Mina spontana anteckningar efter att ha sammanställt intervjuerna från den kvalitativa studien:

"Unikt i detta projekt är att ingen har sagt ett ord om bristande ekonomiska resurser! Vidare har det inte framkommit att man är missnöjd med sina arbetsuppgifter och att man tvivlar på företagsledningen. 

Alltså - alla väntar på "Beslut i stort" - målet (visionen) från "hövdingen", på order med fördelning av uppgifter med ansvar och hur man ska följa upp. "Anfallsordern" är redan given och styrkorna är redan på slagfältet och man har en uppfattning vart man ska gå. Man hinner inte fundera så mycket på varför och hur - gäller bara att "fixa allt". Men alla inser att det hade varit bra att veta varför och vad man egentligen ska göra och hur man ska samverka med andra - både internt och externt.  Det är i detta läge svårt för ledningen på alla nivåer att göra sin stämma hörd och förstå vad det är som händer därute eftersom alla ständigt är på språng och larmet är högt." 

Så såg det ut i det nu varande 170-personers-företaget. Vi fick uppdraget att genomföra en Prestationsanalys och har kompletterat den med kvalitativa studier på de tre enheter vi såg att åsikterna om arbetsförutsättningarna spretade så mycket att vi kunde inte dra några slutsatser. Efter den genomförda kvalitativa studien i formen av en strukturerad intervju av alla medarbetare och chefer så utmynnade dessa i en analys med rekommendationer av hur man bör gå vidare.

Vi rekommenderade bl a sammanslagning av två enheter, nytt internt samarbete i kunduppdragen, kompetensutveckling på ett viktigt planeringssystem för att minska arbetsbelastningen, komma tillrätta med en konflikt, strukturera roller och befogenheter, åtgärda en allvarlig arbetsmiljösituation för några av medarbetarna, att ledarskapet måste kännetecknas av tydlighet, skapa struktur och adekvat planering, gemensamma mål och delaktighet.

Med Prestationsanalysen får man snabbt ett tydligt underlag för förbättringsarbetet. Cheferna har diskuterat resultatet och våra rekommendationer med våra konsulter som gjort sammanställningen och som tagit fram de bakomliggande  orsakerna till situationen.

Med dessa prioriteringar och med möjlighet att följa upp på ett adekvat sätt med samma höga noggrannhet som själva kartläggningen. I en uppföljande kartläggning får man på samma sätt som i den inledande Prestationsanalysen ett siffervärde - Prestationsindex - som är ett neutralt siffervärde hur förbättringsarbetet utvecklas.

Med Prestationsanalysen kan man följa utvecklingen och därmed alltid jobba utifrån adekvata prioriteringar.

fredag 9 december 2016

Medarbetarenkäter som chefer har nytta av - och därmed deras grupper



Ha ett syfte med enkäten. T ex att skapa en lönsam företagskultur, långsiktigt hållbara prestationer, prestationskultur, för att nämna några formuleringar på syften. Klara ut att det handlar om att hitta potentialer som är dåligt utnyttjade och som ni vill ta tillvara på. Skapa positiva förväntningar kring utvecklingsarbetet och enkäten.

I organisationer där man använder hög grad av potentialen kännetecknas av hög motivation och stort engagemang, hög kvalitet, bra affärsresultat. Jag själv som reser en del i landet märker på bensinstationer och vägrestauranger märker tydligt skillnaderna i hur man tagit tillvara på medarbetarnas potential. En bra medarbetarenkät med påföljande utvecklingsarbete kan vara en bra väg till framgång.

Använd enkäten som ett led i ett utvecklingsarbete som kan gälla hela verksamheten eller för att komma tillrätta med en situation i ett affärsområde, region, kontor, butik, etc. Enkätförfarandet kan vara ett bra sätt för att samla in relevant information om orsakerna - förutsatt att man använder en mätmetod som är tillförlitlig och som har rätt inriktning utifrån syftet med man har.

Ha en plan för utvecklingsprojektet där kartläggningar är ett moment i detta. Man bör överväga att låta cheferna besvara enkäterna innan medarbetarna gör det. Detta för att inleda projektet med att skapa bra arbetsförutsättningar för cheferna innan de i sin tur ska leda förbättringsarbetet i sina enheter. Se till att använda en enkät med frågor som utgår från chefernas roll eftersom en "vanlig" medarbetarenkät kan ge missvisande svar när det gäller cheferna.

Förutom tillförlitlig mätmetod behöver analysen göras på ett professionellt sätt. Olika frågeområden påverkar varandra. T ex hög arbetsbelastning eller stress kan bero på många orsaker förutom för låg bemanning, t ex konflikter, bristande kompetens, brister i ledarskapet (t ex feedback, oklara befogenheter, brister i målformuleringar, m fl), låga möjligheter till att kunna påverka, otrygghet. Analyserna ska också ta hänsyn till arten av verksamhet i varje grupp så man ger realistiska mål för hur långt man kan nå. Med en professionellt utförd analys av en kartläggning av hög kvalitet ger cheferna ett bra och tydligt beslutsunderlag som de kan använda sig av i sitt dagliga arbete tillsammans med sina grupper.

Cheferna ska helst få underlagen från kartläggningen i ett personligt möte med dem som gjort analyserna. Det är viktigt att cheferna får tillfälle att diskutera slutsatserna och resultatet med dem som gjort analysen. Cheferna har sin uppfattning och behöver ofta mer än skriven information och diagram för att känna den trygghet för underlagen för att kunna gå vidare. Cheferna kan också behöva diskutera med analytikerna även efter överlämningen.

Det är viktigt att ha ett bra systemstöd med tydliga rutiner för uppföljning och av arbetet. Många gånger önskar cheferna uppföljande kartläggningar som bekräftar att man går åt rätt håll.

Ett medvetet arbete utifrån bra underlag och gediget stöd för förbättringsarbetet