Hålla målen levande hos medarbetarna genom kontinuerlig feedback

Jag var på ett intressant frukostseminarium hos Netcompetence där Patrik Nordkvist, deras VD, berättade om hur han jobbat med kontinuerlig feedback som säljchef och andra befattningar.

Frukostmötet handlade om hur man får verksamhetens övergripande mål nedbrutet successivt i organisationens olika nivåer till varje medarbetare, som har sin roll i helheten.

Han berättade historien om mannen som en dag gick längs vägen och stötte på en man som satt bredvid en stor stenhög och hamrade på en sten.
- Vad gör du?
- Jag har fått uppgiften att knacka dessa stenar så att de ser ut som den här. Jäkla skitjobb ...!

Sen gick mannen vidare och träffade på ytterligare en man som hamrade på stenar.
- Vad gör du?
- Jag har fått till uppgift att forma stenarna i den har högen så att de får olika form enligt den här mallen och sedan sortera dem.

Mannen gick sedan vidare ... och ... stötte på ytterligare en man. Han satt också i sanden vid sidan om vägen och hamrade på stenar.
- Vad gör du?
- Jag bygger en katedral!

Frågan är vem av de tre som upplevde den största arbetstillfredsställelsen där de satt och hamrade? Vem av dem hade största behov av täta kontakter med chefen för att diskutera uppdraget och få feedback? Hade någon av dem nöjt sig med att få diskutera arbetet och projektet en gång om året eller halvåret i samband med utvecklingssamtalet?

Patrik berättade om hur han själv hade gjort på ett tidigare arbete där han var säljchef. När han t ex hade varit på sambesök med en av säljarna hade de alltid tre minuters feedbacksamtal, där säljaren och Patrik gav varandra feedback. Detta är ju viktigt att man får tillfälle att få diskutera sin insats i direkt anslutning till utförandet. Snabb och tät feedback gör ju att både medarbetare och chef utvecklas snabbare.

Jag har i min ungdom tävlingsseglat och fick då gå kurser med lärare som själva var landslagsseglare. De tipsade om att efter varje race så skulle vi skriva ned våra erfarenheter och observationer om båten och hur vi skötte våra uppgifter på relingens insida med en speciell penna. Detta för att efter dagens seglingar kunna diskutera våra erfarenheter och kunna göra de justeringar av båten som behövdes.
Feedback och kontinuerlig kommunikation är viktigt för att hålla målen levande. I vårt fall gällde det att få till ett race där vi gjorde så få misstag som möjligt. Den båt som vann var den där besättningen gjorde minst misstag.

Så min slutsats är att inte vänta med feedback på dagliga insatser tills det årliga utvecklingssamtalet. Sträva att ha feedback som en naturlig del i samtalen på arbetsplatsen.

Lyckas man inte med detta riskerar de överenskomna målen att snabbt erodera ur allas medvetande.

Jag ser ofta i de kartläggningar som vi gör för att hjälpa cheferna att ta tillvara på potentialen i sina verksamheter att väldigt många missar feedbacken. Just feedback kommer ofta upp högt på prioritetslistan i vår analys, tillsammans med upplevda brister i att kunna påverka och hög arbetsbelastning (som kan förorsakas av just bristande feedback!)

Att sätta mål som innebär utveckling - kräver stor insikt

Att sätta mål som accepteras och som jag själv eller om jag har underställda så måste de tro på målen och de måste vara tydliga.

 

Ett mål måste vara:

• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Relevant
• Tidsbestämt
• Emotionellt tilltalande
• Realistiskt men utmanande

(SMARTER - ifall du vill komma ihåg de olika faktorerna)

Att som många chefer säger att deras medarbetare gör sitt bästa innebär ofta att de underpresterar och når inte sin potential. 

Om man istället sätter uttryckliga mål påverkar detta prestationsnivån. Det finns också ett samband mellan hur utmanande målet är och vad som de facto presteras. Men detta gäller endast om den som ska prestera verkligen har förmågan att göra detta. T ex att man har kompetens, rätt arbetsförutsättningar på sin arbetsplats och att man får tydlig och relevant feedback.

 

För chefen innebär detta att chefen måste känna sina medarbetare för att kunna sätta lämpliga mål utifrån varje medarbetares förmåga och förutsättningar.

 

Ett framgångsrikt arbete med hela målprocessen innebär att medarbetarna och underställda chefer känner engagemang och därmed ökar prestationerna. Detta medför positiva konsekvenser för hela verksamheten.

 

Alltså - utbilda och träna cheferna i att sätta mål och ge feedback på ett effektivt sätt.