Ha ett syfte med enkäten. T ex att skapa en lönsam företagskultur, långsiktigt hållbara prestationer, prestationskultur, för att nämna några formuleringar på syften. Klara ut att det handlar om att hitta potentialer som är dåligt utnyttjade och som ni vill ta tillvara på. Skapa positiva förväntningar kring utvecklingsarbetet och enkäten.
I organisationer där man använder hög grad av potentialen kännetecknas av hög motivation och stort engagemang, hög kvalitet, bra affärsresultat. Jag själv som reser en del i landet märker på bensinstationer och vägrestauranger märker tydligt skillnaderna i hur man tagit tillvara på medarbetarnas potential. En bra medarbetarenkät med påföljande utvecklingsarbete kan vara en bra väg till framgång.
Använd enkäten som ett led i ett utvecklingsarbete som kan gälla hela verksamheten eller för att komma tillrätta med en situation i ett affärsområde, region, kontor, butik, etc. Enkätförfarandet kan vara ett bra sätt för att samla in relevant information om orsakerna - förutsatt att man använder en mätmetod som är tillförlitlig och som har rätt inriktning utifrån syftet med man har.
Ha en plan för utvecklingsprojektet där kartläggningar är ett moment i detta. Man bör överväga att låta cheferna besvara enkäterna innan medarbetarna gör det. Detta för att inleda projektet med att skapa bra arbetsförutsättningar för cheferna innan de i sin tur ska leda förbättringsarbetet i sina enheter. Se till att använda en enkät med frågor som utgår från chefernas roll eftersom en "vanlig" medarbetarenkät kan ge missvisande svar när det gäller cheferna.
Förutom tillförlitlig mätmetod behöver analysen göras på ett professionellt sätt. Olika frågeområden påverkar varandra. T ex hög arbetsbelastning eller stress kan bero på många orsaker förutom för låg bemanning, t ex konflikter, bristande kompetens, brister i ledarskapet (t ex feedback, oklara befogenheter, brister i målformuleringar, m fl), låga möjligheter till att kunna påverka, otrygghet. Analyserna ska också ta hänsyn till arten av verksamhet i varje grupp så man ger realistiska mål för hur långt man kan nå. Med en professionellt utförd analys av en kartläggning av hög kvalitet ger cheferna ett bra och tydligt beslutsunderlag som de kan använda sig av i sitt dagliga arbete tillsammans med sina grupper.
Cheferna ska helst få underlagen från kartläggningen i ett personligt möte med dem som gjort analyserna. Det är viktigt att cheferna får tillfälle att diskutera slutsatserna och resultatet med dem som gjort analysen. Cheferna har sin uppfattning och behöver ofta mer än skriven information och diagram för att känna den trygghet för underlagen för att kunna gå vidare. Cheferna kan också behöva diskutera med analytikerna även efter överlämningen.
Det är viktigt att ha ett bra systemstöd med tydliga rutiner för uppföljning och av arbetet. Många gånger önskar cheferna uppföljande kartläggningar som bekräftar att man går åt rätt håll.
Ett medvetet arbete utifrån bra underlag och gediget stöd för förbättringsarbetet
