Arbetssättet från att ha varit ett litet detaljstyrt företag till ett litet större där man endast kan verka genom att fördela ansvar är omvälvande för de medarbetare som varit med länge. Det är en tuff uppgift för cheferna att kunna få ordning på hur man gör. "Alla" verkar famla under de ständigt nya förutsättningarna.
Mina spontana anteckningar efter att ha sammanställt intervjuerna från den kvalitativa studien:
"Unikt i detta projekt är att ingen har sagt ett ord om bristande ekonomiska resurser! Vidare har det inte framkommit att man är missnöjd med sina arbetsuppgifter och att man tvivlar på företagsledningen.
Alltså - alla väntar på "Beslut i stort" - målet (visionen) från "hövdingen", på order med fördelning av uppgifter med ansvar och hur man ska följa upp. "Anfallsordern" är redan given och styrkorna är redan på slagfältet och man har en uppfattning vart man ska gå. Man hinner inte fundera så mycket på varför och hur - gäller bara att "fixa allt". Men alla inser att det hade varit bra att veta varför och vad man egentligen ska göra och hur man ska samverka med andra - både internt och externt. Det är i detta läge svårt för ledningen på alla nivåer att göra sin stämma hörd och förstå vad det är som händer därute eftersom alla ständigt är på språng och larmet är högt."
Så såg det ut i det nu varande 170-personers-företaget. Vi fick uppdraget att genomföra en Prestationsanalys och har kompletterat den med kvalitativa studier på de tre enheter vi såg att åsikterna om arbetsförutsättningarna spretade så mycket att vi kunde inte dra några slutsatser. Efter den genomförda kvalitativa studien i formen av en strukturerad intervju av alla medarbetare och chefer så utmynnade dessa i en analys med rekommendationer av hur man bör gå vidare.
Vi rekommenderade bl a sammanslagning av två enheter, nytt internt samarbete i kunduppdragen, kompetensutveckling på ett viktigt planeringssystem för att minska arbetsbelastningen, komma tillrätta med en konflikt, strukturera roller och befogenheter, åtgärda en allvarlig arbetsmiljösituation för några av medarbetarna, att ledarskapet måste kännetecknas av tydlighet, skapa struktur och adekvat planering, gemensamma mål och delaktighet.
Med Prestationsanalysen får man snabbt ett tydligt underlag för förbättringsarbetet. Cheferna har diskuterat resultatet och våra rekommendationer med våra konsulter som gjort sammanställningen och som tagit fram de bakomliggande orsakerna till situationen.
Med dessa prioriteringar och med möjlighet att följa upp på ett adekvat sätt med samma höga noggrannhet som själva kartläggningen. I en uppföljande kartläggning får man på samma sätt som i den inledande Prestationsanalysen ett siffervärde - Prestationsindex - som är ett neutralt siffervärde hur förbättringsarbetet utvecklas.
Med Prestationsanalysen kan man följa utvecklingen och därmed alltid jobba utifrån adekvata prioriteringar.
