Lyckas som chef - när gör man det?

Att som chef reflektera om hur väl man lyckas med sitt jobb som just chef och ledare. Det gör man kanske först i samband med utvecklingssamtalet med sin egen chef och kanske efter utvecklingssamtalen med sina medarbetare.

Chefsrollen är ju en sida av uppdraget. Att ansvara och utföra uppgifter och initiativ som ingår i chefsjobbet, det kan vara att delta i möten, uppnå budgetmål, omorganisera, rekrytera o s v. Lyckas man som chef har man uppnått de eventuella mål som finns kopplat till chefsrollen.

Men som chef finns ju rollen ledare. Att lyckas som ledare är ju att få sina medarbetare att lyckas i sitt jobb. Att leda andra till att få dem att uppleva att de lyckas i sina jobb. Hur blir då utgångspunkten. Jo, först att ha formulerat tydliga mål för verksamheten och för individerna och att ha försäkrat sig om att de har uppfattats och accepterats. Kontinuerlig uppföljning och feedback är viktig så att målen och prestationerna hålls levande.

Det andra är att ge sådana förutsättningar att medarbetarna har förutsättningar att lyckas i sina jobb. Jag brukar säga "det gäller att bädda för medarbetarnas framgångar om du själv i längden ska bli framgångsrik".

Det innebär att gå runt och checka av läget - se om det finns konflikter, se om det finns problem i systemstöd (processer). samordning, kompetens. Se om det finns någon som mår dåligt oavsett om det har med jobbet eller privat att göra. Ge individuell feedback utifrån medarbetarnas behov och uppgifter. Är arbetsbelastningen för hög eller för låg - åtgärda detta om det behövs.

Många chefer har sina medarbetare spridda geografiskt så då gäller att kommunicera på annat sätt. Men just den kontinuerliga kontakten är viktig. Det gäller för chefen att bygga upp förtroendet för henne/honom som chef, för det kommer alltid tillfällen då chefens ledarskap ställs på prov. T ex att genomföra förändringar som kan förorskaka negativa förändringar för medarbetarna. Det underlättat då att chefen har ett gott förtroende sedan tidigare.

Intrycken blir många och prioriteringarna som behöver göras kan bli svåra att göra. Vad är det som påverkar arbetsbelastningen? Vad är det som skapar konflikten mellan vår avdelning och kvalitetsavdelningen? Hur får jag medarbetarna att komma med förslag på förbättringar, varför har inte Kalle tagit det ansvar jag förväntade mig när han kommit tillbaka från sin kurs? Det är dags för Kerstin att få mer ansvar, hur kan jag få Daniel att ta fylla sin roll och sitt ansvar han fått?

Ett stöd för chefen i prioriteringsstunderna kan vara att göra en sondering utifrån de faktorer som påverkar prestationerna. Då är frågan vilka är faktorerna och hur påverkar de varandra och under vilka förutsättningar.

Att inte hålla koll på detta genomskådar medarbetarna obönhörligt. Domen blir hård. Jag har stött på där man ska stärka sammanhållningen och stämningen på arbetsplatsen genom upplevelser, fredagsöl, konferens m m när man i gruppen anser att chefens ledarskap har brister, eller att den fysiska arbetsmiljön har brister eller att det finns konflikter, eller bristande förtroende för företagsledningen.

Det gäller att göra sin sondering och sina bedömningar och beslut grundade på vad som de facto påverkar. Att göra sonderingen på ett sätt som är neutralt och som visar hur medarbetarna uppfattar sina förutsättningar. Vi kallar en sådan sondering för Prestationsanalys. Studera gärna på vår hemsida.

Att lyckas i jobbet - låt dig inspireras från c:a 18:30 minuter

Kan gälla oavsett om du är chef, säljare, handläggare, kundservice, kanske t o m som mamma eller pappa.

Hela filmen handlar om ledarskapet idag och det finns även ett avsnitt som visar på hur man som framgångsrik chef interagerar med sina medarbetare. Föredragshållaren nämner bl a att medarbetarna ska uppleva att de kan påverka, att de trivs och att företagskulturen är lämplig. Kom ihåg att produktiv trivsel är någonting helt annat än allmän trivsel. Vad jag menar med produktiv trivsel är den som kommer ifrån att man känner att man lyckas i jobbet. Att man har de förutsättningar som krävs för att lyckas i jobbet!

Syfte med jobbet som chef och ledare

Jag har under ledigheten kollat litet på olika ställen för att få idéer till min blogg.

Här en rolig höjdare: How to Know Your Life Purpose in 5 Minutes: Adam Leipzig at TEDxMalibu på Youtube.

Det finns fem saker som gör att människor anser sig vara lyckliga i sitt liv. (Det är inte så många som anser sig vara helt lyckliga enligt honom). De som är lyckliga i sina liv är  de som vet syftet med sina liv. D v s de vet sina livs mening.

Om man inte vet vad som är livets mening enligt Adam Leipzig kommer här en liten hjälp - som är den övning han utförde på sitt auditorium:

1. Man ska veta vem man är (d v s vad man heter)
2. Det absolut viktigaste som man gillar att göra
3. Vem eller vilka man gör det för
4. Vad denna/dessa personer behöver eller önskar sig
5. Vad ens insatser innebär för förändringar för dessa personer

Om jag omformar hans korta övning på TEDxMalibu till en liten övning för dig som läser denna artikel. Om jag begränsar den till att omfatta dig i rollen som chef för en grupp eller som chef för ett antal chefer. Hur skulle du uttrycka dig då?
 En liten hjälp på traven:

1. Du (ditt namn) som chef/ledare på din arbetsplats 
2.  - har som viktigaste uppgift att: skapa förutsättningar för  (du måste gilla att jobba med detta!) ...
3. ... dina medarbetare/underställda chefer
4. Dina medarbetare eller underställda chefer behöver eller önskar sig: att ha förutsättningar för att få göra ett bra jobb, d v s vara framgångsrika i sina jobb 
5. Vilket får dem att växa och känna att de gör ett bra jobb d v s presterar allt bättre i jobbet och därmed får detta vår verksamhet att bli framgångsrik

Kan det vara så enkelt att det räcker med att kunna formulera några meningar för att känna att livet som chef och ledare har en mening?  

Jag anser att konsekvensen av den lilla övning blir att du behöver se till att du själv har förutsättningarna - d v s att du har en chef som ger dig dina nödvändiga förutsättningar,

att ni har ett rimligt regelverk, företagets värderingar stämmer med dina, etc, för att nämna några.

 Dina förutsättningar ju påverkar din arbetsbelastning som i sin tur påverkar hur väl du kan utföra ditt arbete. Har du rätt utbildning och stöd, kan du påverka, har du bra relation med din chef,

tror du på verksamhetens ledning, o s v, så ökar ju ditt välbefinnande och därmed rimligen dina medarbetares - förutsatt att du verkligen gillar det du jobbar med.

 

Jag begränsade mitt resonemang till arbetet - jag tror att presentatören på TEDx Malibu hade nog livssyftet som utgångspunkt.  Jag tog mig friheten i denna artikel att växla perspektiv för att se om resonemanget går att använda i mer begränsade syften? Vart och ett av olika livssyften kan ju sammantaget ge en oerhörd känsla av att verkligen känna till sitt livs mening. Om du lyckas med att formulera och förverkliga ditt livs syfte eller olika delsyften så kommer du i din tur att bli en riktig turgubbe eller turgumma för de som valt dig till sin chef.

Lycka till och jag önskar dig en god fortsättning på det nya Året!

Attraktiv arbetsplats när det är viktigt med kunskap och service

Jag läste en artikel i tidningen Personal & Ledarskap (nr 2, 2013) om Handels Arbetslöshetskassa där man infört sex timmars arbetsdag för handläggarna. Detta gjorde man för två år sedan på försök och nu har man permanentat detta. Handläggarna behåller sin lön, trots att de gått ned i arbetstid.  Den kortade arbetstiden har fått sjukfrånvaron att sjunka med 30%, handläggarna jobbar snabbare, d v s  hinner med samma antal ärenden som de hann med förr och övertiden behövs inte längre.

Arbetslöshetskassansmedlemmar är nöjdare eftersom de upplever att servicen blivit bättre.
Man har infört två-skift, för handläggarna vilket innebär att man har de generösaste öppettiderna bland arbetslöshetskassorna - 08.00 - 18.00 måndag till fredag. Man har höga krav på korta väntetider i telefon för att ytterligare öka kundservicen.

Chefer och specialister har fortfarande 8 timmars arbetsdag och detta har inte lett till några konflikter. Dessa har uppfattningen att deras arbetsuppgifter inte skulle klaras av på kortare arbetstid.  Man har omorganiserat och skapat mindre grupper eftersom cheferna behöver göra mer planering än tidigare. Cheferna har fått utbildning i bl a coachning och feedback.

Handläggarnas arbetsuppgifter kräver ett års arbete för att man ska kunna grunderna i arbetet. Det är således viktigt för arbetslöshetskassan att behålla sina medarbetare. Sextimmarsdagen är ett sätt för dem att göra sig mer attraktiv som arbetsgivare.

Jag tycker att detta är ett bra exempel på en verksamhet där man vinnlägger sig om att medarbetare och chefer får förutsättningar för att lyckas i jobbet.

Hjälp dina kollegor och medarbetare att lyckas i jobbet!

Jag är med i ett affärsnätverk där alla är mycket angelägna om att hjälpa andra till nya affärskontakter.
Filosofin är att om du fokuserar på att ge så kommer du att få mer än du har givit. Rent matematiskt blir det en god cirkel där alla ger för då ökar ju tillgångarna i gruppen. Vi ser också att det knyts oerhört många kontakter som kommit till genom att vi alla har bidragit. Vår affärsnätverksgrupp är framgångsrik.

Min reflektion på detta är att om vi kunde skapa arbetsplatser där alla medarbetare och chefer satsar i första hand på att hjälpa sina kollegor och medarbetare till framgång, så resultatet bli helt fantastiskt. Alla skulle lyckas och cheferna skulle också lyckas. Prestationerna skulle öka och därmed alla andra nyckeltal.

Om alla på en arbetsplats satsar på att hjälpa varandra till att lyckas i jobbet innebär detta rimligen att vissa får släppa på sin personliga prestige och stoppa ned sina vassa armbågar. Det kommer att gå bra för dem i alla fall, ifall de satsar på det som är väsentligt i sitt arbete. Om alla vinnlägger sig om att underlätta för sina kollegor uppstår den trygghet som nödvändig för att man ska våga utveckla sig och även försöka påverka i arbetet.

Trygghet och möjlighet att påverka, rätt företagskultur som framhäver att "på vårt företag hjälper vi varandra till framgång" är kanske modellen. Frågan är hur man gör för att skapa denna företagskultur.

Har någon receptet så är jag övertygad om att vi skulle skapa mycket framgångsrika och fantastiska arbetsplatser. Helt outstanding. Vilka positiva konsekvenser skulle inte detta ge, i form av livskvalitet, konkurrenskraft i våra företag och kundservice från vår offentliga sektor!

Jag tror att det ligger väldigt mycket i att ändra synsätt och attityd på arbetsplatserna.