Stressad arbetssituation i gruppen - ta reda på vad som stressar

Det kan finnas många skäl till att man känner sig stressad och får svårt att koppla av efter jobbet. På arbetsplatser där man har hög arbetsbelastning brukar orsakerna se litet olika ut för olika individer.

 

 Att vara överbelastad på jobbet, kan innebära att man blir rädd över konsekvenserna ifall man inte hinner med. "Hur kommer jag att känna mig, hinner jag hem i tid?"  "Vad händer ifall jag inte fixar jobbet inom tidsramen." "Tänk om det blir fel, vad händer då..."? Avsaknad av feedback och riktlinjer om vad som är viktigt att prioritera i arbetet, skapar också stress. Att känna sig otillräcklig på jobbet t ex p g a att man har för litet erfarenhet eller saknar viss kompetens, skapar stress. Orsakerna kan således vara många. Så det finns som jag ser det två vägar: endera ändra enhetens arbetsuppgifter till sådana som inte förorsakar stress eller att acceptera arbetsbelastningen och uppgifterna men att börja arbeta på ett sätt som gör att gruppen kan hantera den tuffa situationen.   

Så frågan är vad man kan göra på en arbetsplats som präglas av hög arbetsbelastning? Var ska man börja?

Ska vi börja med det enklaste? Att fråga varje individ under högsta sekretess d v s i högsta förtroende?  Skulle vi på så sätt ha fått en hyfsat samlad bild över vad man upplever är problemen. Hur skulle en sådan bild se ut?

Kanske så här - d v s många olika svar - speciellt om man ställer frågorna till flera grupper:

• Det ser ut som att det finns en eller flera konflikter i gruppen
• Vissa har för mycket att göra medan andra har för litet
• Att några har för litet information för att kunna utföra sitt arbete
• Några anser sig sakna nödvändig kompetens
• Andra att de känner sig osäkra på vad som gäller och vad de behöver prioritera
• Vissa saknar kontakt med chefen och feedback på om jobbet de utför är bra
• Vissa känner frustration över att inte kunna påverka.

Orsakerna kan vara många. Belastningsnivån för att uppleva stress varierar mellan individer och över tiden också så om man ska göra något, är det viktigt att följa upp med jämna mellanrum.

Att göra en generell insats för att komma tillrätta med stressen i en verksamhet med flera enheter kan därför vara kontraproduktiv. Att använda en standardmodell kan lindra men kanske inte komma tillrätta med grundorsakerna.

Med vad ska man börja? Varför inte börja med att ställa bra (d v s tydliga) frågor till individerna i gruppen? Att sedan analysera svaren utifrån styrka och frekvens så att man hittar de bakomliggande orsakerna? Att utifrån analysen prioritera det som är viktigast och sedan beta av punkterna en efter en. Att med jämna mellanrum ställa frågorna igen och se vad som förändrats och vad man förbättrat?

Om du som läser detta tycker att det verkar vara en bra idé att börja med att fråga, så finns det säkert flera sätt att göra detta på. Jag har ett favoritsätt som jag gärna berättar om. Kontakta mig gärna eller besök Orantics hemsida.

Vad är bäst som första steg för att förbättra psykosociala arbetsmiljön?

Om ni börjar med att kartlägga de brister och risker som finns i den organisatoriska och psykosociala arbetsmiljön och att kunna konstatera var det finns individer i riskzonen, så ser jag två alternativ.

Endera är det bäst att börja med medarbetarsamtal mes samtliga anställda eller att börja med en kartläggning för att snabbt skapa en heltäckande lägesbild att utgå från? Det första alternativet kan ta lång tid att genomföra vilket kan innebära nackdelar för såväl arbetsgivaren som de anställda. Det andra alternativet kan genomföras på kort tid och med hög tillförlitlighet - om man använder sig av validerade formulär och hög kvalitet i genomförandet. Tillförlitligheten är då t o m högre än vid medarbetarsamtal.

Om en kartläggning görs på ett vetenskapligt sätt, innebär det att den är fokuserad på de faktorer som är aktuella i sammanhanget och att frågorna ställs på sådant sätt att de inte förorsakar falsklarm och heller inte missar personer i riskzonen. Båda lika viktiga. För att kartläggningen ska fungera måste frågorna vara validerade med höga värden. Vidare måste svarsdata vara rensat från svar där individer kan ha missuppfattat frågan eller vid läs- och skrivsvårigheter. Svarsfrekvensen måste också vara hög. För att svaren ska vara tillförlitliga måste också anonymiteten vara 100% säker.

Många verksamheter använder sig av medarbetarundersökningar och jag anser att de flesta fall att dessa ger osäkert underlag i detta sammanhang. Det är t ex viktigt att med olika frågor försäkra sig om hög kvalitet i det underlag som kartläggningen ska redovisa. Man ska undvika falsklarm och man måste upptäcka risker och orsaker och antalet personer som finns i riskzonen på resp enhet.

Ett exempel på hur man kan göra för att få hög kvalitet i kartläggningens redovisning som jag väljer är frågan om stress.

Detta har vi löst så här:
Huvudfrågan lyder: Hur stressad känner du dig vanligtvis på arbetet?
Alternativen: Inte alls/Mycket lite/ Ganska lite/ Ganska stressad/ Klart stressad/ Oerhört stressad/ Kan inte svara

Vi har ett antal kompletteringsfrågor för att minimera risken att missa någon eller att man får "falsklarm" och dessa är:

• I vilken grad kan du koppla av efter jobbet?
• I vilken grad mår du dåligt av den stress som du utsätts för i ditt arbete?
• Hur upplever du din arbetsmiljö rent allmänt?
• I vilken grad känner du arbetsglädje i ditt arbete?
• Känner du dig trygg på din arbetsplats?

Samtliga frågor har sex svarsalternativ på samma sätt som huvudfrågan. För att det ska bli en indikation ska den som svarat angett något av de två värsta alternativen. D v s Klart stressad eller Oerhört stressad i första frågan och sedan. Samma gäller för kompletteringsfrågorna. Det finns dessutom en eller flera kontrollfrågor för att fastställa att man förstått frågan.

Om man använder sig av denna frågemetod i sin enkät på samtliga frågeområden vill jag påstå att kartläggningen med hjälp av en sådan enkät är mer tillförlitlig än både medarbetarsamtal och samtal med företagshälsovården. Svaren är anonyma och frågorna ställda på ett neutralt sätt. Enkäten känner inte till någon historia och har inga subjektiva förväntningar.  Med kontrollfrågor och kompletterande frågor minskas risken för misstag och feltolkning p g a försök till manipulering. Svar som klassas som ogiltiga tas helt enkelt bort. I en anonym enkät där medarbetaren känner sig helt trygg och  blir kvaliteten betydligt högre än vid medarbetarsamtal.

Vi erbjuder denna typ av kartläggning där vi förutom att uppge numerärer och typ av organisatoriska och psykosociala brister även gör en analys och rekommenderar hur man bör prioritera för att komma tillrätta med problemen.

Se gärna vårt webbinarium om "Effektiv överblick genom psykosocial arbetsmiljörond".

Hur blir det om organisatorisk och social arbetsmiljö bygger på transparens?

På ett frukostseminarium hos Företagarna med deras arbetsmiljöexpert Lise-Lotte Argulander om nya regler för social arbetsmiljö slog mig en tanke: för att man ska lyckas med att skapa en bra psykosocial arbetsmiljö på arbetsplatserna behöver man som arbetsgivare ha transparens i de motiv, överväganden och andra faktorer till de beslut man fattat om bemanning, tidsplanering, arbetsinnehåll, organisation m m.

Min uppfattning är att det kan vara svårt att tillämpa ett transparent förhållningssätt i ett företag eller en kommunal förvaltning eller varför inte en kyrklig församling. Med ett transparent förhållningssätt kan det betyda  att man som arbetsgivare behöver slakta ett antal heliga kor. Man måste kunna stå för de beslut, överväganden, bakomliggande motiv, m m för att skapa den acceptans och förståelse hos medarbetarna. Det kan vara mycket känsligt och smärtsamt att som arbetsgivare inse att ska vi kunna lösa en svår arbetssituation för de anställda måste vi ha ett nytt förhållningssätt till öppenhet.

Föreläsaren beskrev innebörden av föreskrifterna i Afs 2015:4 som visar att det krävs insatser som ofta kostar pengar. Arbetsgivaren måste möta den situation man står för att leverera det som kunden/uppdragsgivaren förväntar sig. För detta får man en viss summa pengar som ska täcka omkostnader, löner, investeringar, vinst o s v. Man måste som arbetsgivare också sätta av nödvändiga medel för att skapa bra arbetsförutsättningar. Åsikterna om nivån och insatserna kan vara olika hos arbetsgivare och de anställda.

De bakomliggande orsakerna till en tuff arbetssituation kan vara kraven på vinst från ägarna, den politiska församlingens medvetenhet om vilka konsekvenser dess beslut får, i småföretagsägarnas personliga ekonomiska ambitioner för sin egen del, för att nämna några faktorer. Jag har sett exempel på där ägarna i företag medvetet avstått från investering i ny produktionsanläggning och accepterade att arbetsmiljön var undermålig vilket fick psykosociala konsekvenser för medarbetarna. Det var billigare – vilket man naturligtvis inte upplyste medarbetarna om. Jag menar att det kan vara knepigt att ha ett transparent förhållningssätt oavsett om det rör sig om ett företag, offentlig sektor, politiskt styrda eller ideella verksamheter.

Transparens innebär som jag ser det två saker: 1) att man som arbetsgivare ärligt redovisar motiven till sina beslut som rör den rådande arbetssituationen och hur man avser agera framöver och 2) en förmåga att från både anställda och arbetsgivare kunna föra en konstruktiv och öppen diskussion.

Jag inser att detta inte är enkelt. Rom byggdes inte på en dag. Men att ha en ambition att bli mer transparent kan innebära ett fruktbart förhållningssätt som skapar förtroende och förståelse.  Det innebär att man som arbetsgivare måste vara beredd att diskutera det som man av olika skäl döljer. Att ha nytt förhållningssätt till vad som är viktigt. Det handlar om välja sig själv eller verksamhetens bästa - som i sin tur är bra för arbetsgivaren. Att våga lita på att detta är sant.

Min hypotes är att ärliga uppsåt och öppenhet skapar grogrund för framgång grundad på förtroende. Vet man som anställd skälen till att det ser ut som det gör på arbetsplatsen och känner förtroende för de beslut som är tagna för att hantera situationen så ökar också förmågan att ”tåla” en temporär tuff situation.

Frågan är sedan hur det ser ut i nästa steg: Vet man som kund/beställare skälet till att leveransen tar tid eller att kostnaden är i högsta laget – är man beredd att acceptera detta? Ja, Rom byggdes inte på en dag. Börja med att lägga ut grundstenarna för den första triumfbågen.