Medarbetarenkäter som chefer har nytta av - och därmed deras grupper

Ha ett syfte med enkäten. T ex att skapa en lönsam företagskultur, långsiktigt hållbara prestationer, prestationskultur, för att nämna några formuleringar på syften. Klara ut att det handlar om att hitta potentialer som är dåligt utnyttjade och som ni vill ta tillvara på. Skapa positiva förväntningar kring utvecklingsarbetet och enkäten.

I organisationer där man använder hög grad av potentialen kännetecknas av hög motivation och stort engagemang, hög kvalitet, bra affärsresultat. Jag själv som reser en del i landet märker på bensinstationer och vägrestauranger märker tydligt skillnaderna i hur man tagit tillvara på medarbetarnas potential. En bra medarbetarenkät med påföljande utvecklingsarbete kan vara en bra väg till framgång.

Använd enkäten som ett led i ett utvecklingsarbete som kan gälla hela verksamheten eller för att komma tillrätta med en situation i ett affärsområde, region, kontor, butik, etc. Enkätförfarandet kan vara ett bra sätt för att samla in relevant information om orsakerna - förutsatt att man använder en mätmetod som är tillförlitlig och som har rätt inriktning utifrån syftet med man har.

Ha en plan för utvecklingsprojektet där kartläggningar är ett moment i detta. Man bör överväga att låta cheferna besvara enkäterna innan medarbetarna gör det. Detta för att inleda projektet med att skapa bra arbetsförutsättningar för cheferna innan de i sin tur ska leda förbättringsarbetet i sina enheter. Se till att använda en enkät med frågor som utgår från chefernas roll eftersom en "vanlig" medarbetarenkät kan ge missvisande svar när det gäller cheferna.

Förutom tillförlitlig mätmetod behöver analysen göras på ett professionellt sätt. Olika frågeområden påverkar varandra. T ex hög arbetsbelastning eller stress kan bero på många orsaker förutom för låg bemanning, t ex konflikter, bristande kompetens, brister i ledarskapet (t ex feedback, oklara befogenheter, brister i målformuleringar, m fl), låga möjligheter till att kunna påverka, otrygghet. Analyserna ska också ta hänsyn till arten av verksamhet i varje grupp så man ger realistiska mål för hur långt man kan nå. Med en professionellt utförd analys av en kartläggning av hög kvalitet ger cheferna ett bra och tydligt beslutsunderlag som de kan använda sig av i sitt dagliga arbete tillsammans med sina grupper.

Cheferna ska helst få underlagen från kartläggningen i ett personligt möte med dem som gjort analyserna. Det är viktigt att cheferna får tillfälle att diskutera slutsatserna och resultatet med dem som gjort analysen. Cheferna har sin uppfattning och behöver ofta mer än skriven information och diagram för att känna den trygghet för underlagen för att kunna gå vidare. Cheferna kan också behöva diskutera med analytikerna även efter överlämningen.

Det är viktigt att ha ett bra systemstöd med tydliga rutiner för uppföljning och av arbetet. Många gånger önskar cheferna uppföljande kartläggningar som bekräftar att man går åt rätt håll.

Ett medvetet arbete utifrån bra underlag och gediget stöd för förbättringsarbetet

OBS! Många medarbetarenkäter innehåller Brexitfrågor

Så här i sista stunden innan sommaren för många så har vi en Europeisk politisk föreställning framför oss som vi inte ser slutet på än. Spänningen är i klass med pågående EM i fotboll - med skillnaden att EM tar slut nästa söndag. Den politiska föreställningen lär hålla på ett bra tag framöver. Jag ser några likheter till orsaken till det som nu sker i politiken och det som verkar ske i många företag och inte minst i många kommuner. Jag tänkte ge några reflektioner utifrån perspektivet ta tillvara på den personella potentialen i alla slags verksamheter.

Nu gör jag det lätt för mig - men ... orsaken till det nu uppseglande kaoset i EU och det som råder i Storbritannien är att man ställde en enkel fråga på ett komplicerat frågeområde. "Ska Storbritannien lämna Europeiska Gemenskapen? Ja eller Nej". Ungefär så ställdes frågan. Enkelt ställd och för många enkel att svara på.

Men vad händer efter beskedet att Storbritannien nu ska lämna EU? Nu dyker många problemställningar upp, t ex att Skotland vill vara kvar, ungdomarna vill vara kvar, Spanien tillåter inte Skotland att på egen hand bli EU-medlem, Skotland vill göra en ny folkomröstning eller försöka blockera parlamentet, o s v.

Jag jobbar ju med att hjälpa företag och organisationer att skapa långsiktigt hållbara prestationer - d v s att ta tillvara på den personella potentialen. Jag har sett många medarbetarenkäter och ser resultaten på vad som händer efteråt en sådan ser jag likheter med Brexit-enkäten. Man försökte skaffa sig ett enkelt beslutsunderlag på en mycket komplicerad frågeställning.

Om jag jämför situationen i Europa med en hur det ser ut efter en medarbetarenkät. Resultatet efter en sådan brukar inte komma så mycket längre än till chefernas handlingsplaner och att de i bästa fall utfört något av de steg man bestämt sig för. Ingen vidare uppföljning eller driv från ledningen. I många fall jämför man sig med liknande verksamheter som använder sig av samma frågor och ser att man inte är sämst eller har lägst index typ NMI eller liknande. Det är ofta den rådande ambitionsnivån.

Att affärsnyckeltalen inte ändrar sig nedåt beror ju på "nöjda medarbetare", brukar man säga.  Skulle de sjunka så beror det på "yttre omständigheter" och skulle de stiga så är orsaken densamma.

Jag tycker att efterspelet i Europa efter en dåligt genomförd "medborgarundersökning i Storbritannien". Att man valde ett enkelt sätt för att skapa sig ett beslutsunderlag på en komplicerad frågeställning. Detta är ett för alla medarbetarundersökare en pedagogiskt illustration i makroformat där alla detaljerna just nu riskerar att dras ut till extrema konsekvenser.

För att minimera riskerna för att få en Brexit-enkät: Se över hur ni gör era kartläggningar? Syftet? Vad är viktigt att fråga på? Finns det underliggande orsaker till de svar ni får? Tillförlitlighet? Grad av anonymitet? Hur skaffa kompetens och erfarenhet för analys? Hur beskriva för grupper och deras chefer? Hur följa upp?

Sätt i lurarna i öronen och lyssna på vårt webbinarium om Effektiv överblick genom kvantitativ psykosocial arbetsmiljö. Vi ställer flera frågor på komplicerade situationer. I detta fall om upplevd stress på arbetsplatsen. Börja på 25 minuter ifall du inte vill höra allt från början. Till webbinariet.

Håller du med om att det kan ligga något i att vara ödmjuk inför uppgiften att höja affärsnyckeltalen? Att börja med att ställa rätt frågor till medarbetare och chefer för att skapa engagemang och ta tillvara på den personella potentialen i organisationen för att skapa bättre affärsresultat.

Ha det skönt i sommar!

Hållbar hantering av personella resurser - finns det?

Hållbart samhälle, hållbar verksamhet, hållbar produktion, hållbar konsumtion, hållbar miljöteknik, hållbar ..

Men har någon läst eller diskuterat Hållbar hantering av personella resurser? I min Google hittade jag inte mycket. Googla på det. Prova med hållbar hantering av mänskliga resurser. Hållbar hantering personella resurser? Hållbar hantering personal. Prova sen med hållbar konsumtion, hållbar produktion, hållbar stadsplanering, m m.
Varför så litet om mänskliga eller personella resurser?

Jag har roat mig med att studera hur stor andel företagsfusioner som lyckas. Inte så många. Jag får olika besked från Google och från dem jag diskuterar med. Sannolikheten för en lyckad företagsfusion verkar vara högre än att vinna på en lott. Men oddsen är inte övertygande.

Ett beslut om fusion, sammanslagning av företag, må vara välgrundat men ändå är sannolikheten hög att man misslyckas. Många gånger misslyckas även andra förändringar i verksamheter. Men nu har jag valt att se på fusioner när jag skriver denna blogg.

Ett skäl till att man misslyckas med en organisationsförändring (t ex fusion) kan vara att man inte tagit hänsyn till de personlella resurserna. (Det finns andra troliga skäl också). Har man inte tagit hänsyn till de personella faktorerna kan följden bli att nyckelpersoner lämnar företaget. Att oro och misstro sprider sig. Att rykten och konflikter fortplantas ut i de sociala medierna. Den negativa snöbollen kommer igång.

Lika viktigt som att fatta ett välgrundat beslut är det viktigt att säkerställa att chefer och medarbetare jobbar aktivt mot en lyckad fusion. Företagsledningen behöver hjälpa cheferna att stödja sina medarbetare utifrån den situation som råder i de olika enheterna.

Omfattande generella aktiviteter är bra - men sällan tillräckliga. Det är viktigt att försäkra sig om hur chefer och medarbetare upplever sitt förtroende för ledningen, hur de ser på tryggheten i anställningen och de förändringar man står inför, konfliktrisker o s v. Att man på ett aktivt och trovärdigt sätt tar sig an utmaningarna utifrån hur chefer och medarbetare upplever det.

Brister trovärdigheten i de åtgärder man genomför, t ex genom att medarbetare och chefer upplever att företagsledningen försöker lösa fel problem, eller att cheferna har svårt att hantera situationen som råder i den egna gruppen, så sjunker möjligheterna till en lyckad fusion med allt detta innebär.

Det är därför viktigt att ta reda på hur personalen ser på de faktorer som påverkar prestationerna. Att tidigt fånga signalerna och kunna tolka dem rätt. Hög stress och arbetsbelastning kan bero på bristande trygghet, oro, brister i ledarskapet, konflikter, överbemanning och naturligtvis underbemanning. Att förstå rätt orsak på den aktuella arbetsplatsen och agera utifrån denna.

Att på ett tillförlitligt och neutralt sätt göra en kartläggning av hur personalen och cheferna upplever förutsättningarna för att prestera i arbetet har en avgörande betydelse. Att återkopplingen till cheferna och företagsledningen görs av en neutral part. Att analyserna och slutsatserna görs av personer med erfarenhet om hur det ser ut på liknande företag med liknande sysselsättningar. Att man förstår skillnaden mellan symptom och bakomliggande orsaker.

Mitt råd i denna viktiga fråga: Det är viktigt att sätta av resurser för en hållbar hantering av de personella resurserna när man bestämt sig för en större förändring i sin verksamhet.

Råd chefer med tuffa mål

Chefer med tuffa mål behöver engagera sina medarbetare och om de har - underställda chefer - för att fördela uppgiften. Är målen riktigt tuffa behövs hela organisationens samlade kreativitet för att nå målen.

Se till att medarbetare och chefer känner sig trygga (t ex med rätt att göra fel), att den fysiska arbetsmiljön är OK och inte minst - att de har klart för sig hur det ser ut rent organisatoriskt. D v s att de vet om det blir omorganisation, neddragningar, uppbyggnad, nya nyckelpersoner o s v.

Att chefer och medarbetare anser sig ha tillräckliga möjligheter att påverka.

Effektiva rutiner och processer för målsamtal, utvecklingssamtal, uppföljning för att ständigt ha aktuell information tillgänglig ifall man snabbt behöver täcka ett kompetensbehov, organisera om, m m.

Även om tuffa mål vanligen kräver något utöver det vanliga så är det viktigt att se till att man över tiden får rimlig arbetsbelastning, så att man inte stannar i den höga arbetsbelastningen och att den blir till norm.

Gott förtroende mellan chefer och medarbetare och med företagsledningen.

Nästan i alla sådana här situationer behövs ny kompetens utöver den man redan använder sig av. Det kan tänkas att det finns dolda kompetenser och ambitioner i organisationen som man skulle vinna på att ta tillvara. Inventera de kompetenser man redan förfogar över och vad man behöver komplettera med. Inventera vilka av medarbetarna som är villiga att ta större ansvar och utveckla dem.

Effektivisera processer och rutiner. Vid behov automatisera processerna.

Att alla använder de hjälpmedel man förfogar över på ett optimalt. Som exempel: de flesta är inte medvetna om att det finns smarta arbetssätt som sparar tid i nyare IT-system, t ex kontorsprogram som Office och kanske verksamhetssystem. Man jobbar som man gjort i tidigare versioner. Onödigt.

En positiv inställning eller attityd till att man kommer att lösa de problem som uppstår.  D v s utveckla en fungerande företagskultur t ex en kultur med fokus på prestation på en långsiktigt hållbar nivå, snarare än "slavkultur" ("Låt gå"-kulturen och "myskulturen" innebär ingen förändringskraft).

Att chefen fått tillräckliga befogenheter och resurser eller möjlighet att snabbt skala upp med befogenheter/resurser som man finner är nödvändiga utifrån den för stunden rådande situationen.

Viktigt med stöd till chefer som fått tuffa mål. Behoven kan se mycket olika ut.

Man behöver också fortlöpande kunna följa upp och behöver därför etappmål för aktiviteterna då de följs upp.

Man behöver också följa upp hälsoläge och samtligas upplevelse av de arbetsförutsättningar som råder på arbetsplatserna. Att det senare görs på ett neutralt sätt på ett tillförlitligt sätt och att slutsatserna görs externt och inte inom organisationen.

Lyckas i jobbet med bra medarbetarundersökning

Skulle en medarbetarundersökning vara en förutsättning för att du ska lyckas på jobbet?

Kan det finnas någon relevans i detta?

Jag påstår att visst gör det.

Tänk dig att om du är chef eller om du är medarbetare så behover du bra arbetsförutsättningar för att kunna göra ett bra jobb. När du har haft en bra dag på jobbet så känner du med all sannolikhet dig jättenöjd. Du har hunnit med det du skulle. Hade ni problem med datorer, maskiner, trafiken eller andra saker, så lyckades ni endera lösa problemen eller så lyckades ni skapa några handlingsvägar för att skapa konstruktiva vägar till en lösning.

Har du med dig olösta problem hem erfter arbetsdagen så vet du innerst inne att ni löser dessa, även om det känns tungt för stunden. Du har en tillförsikt att ni ordnar upp alla problem.

Det är inte alla chefer och medarbetare som får uppleva att de flesta arbetsdagarna känns helt rätt och att man är nöjd med sina insatser och vad man själv uträttat och kanske också med vad gruppen uträttat.

Vad har nu detta med en medarbetarundersökning att göra?

Jo, för att utveckla en arbetsplats eller ett företag så behöver man göra en anonym kartläggning av hur medarbetare och chefer upplever sina arbetsförutsättningar inom de områden som påverkar prestationerna. Man bör göra en medarbetarundersökning som ger varje chef tydlig information om hur vad man ska satsa på.

Medarbetarundersökningen måste vara tillförlitlig och felkällorna minimerade. D v s undersökningen ska mäta de faktorer som påverkar och man måste veta att alla svar verligen är från sådana som uppfattat frågorna på ett korrekt sätt. Vidare måste svaren vara kontrollerade så att man eliminerat missuppfattningar.
Analysen av svaren måste göras av personer som kan relatera svarsdatat i förhållande till typ av arbetsplats, tidigare resultat, erfarenheter från att ha analyserat många arbetesplatser .

Analyserna ska leda till rekommendationer som syftar till att snabbast möjligt höja medarbetarnas och chefernas prestationer. Den som utför analysen ska ha erfarenhet av vad som händer på arbetsplatserna efter att man där ute hos kunden följt rekommendationerna.

Ger man en medarbetarundersökning den roll som den egentligen ska ha, så ger den ett ovärderligt underlag för att skapa en organisation där hela verksamheten har ett fokus på att skapa varaktigt höga prestationer.

Se till att du har en medarbetarundersökning som du kan lita på!

Visioner, målmedvetenhet och orädda människor.

Jag fick idag en kick av att på nätet se en intervju av Christian von Koenigsegg, svensken i Skåne som tillverkar världens snabbaste standardbild, d v s en sportbil som kan köras på vanliga vägar och av vanliga förare.

Han bestämde sig 1996 att bygga en sådan bil och två år senare kunde han köra sin härliga prototyp på en vanlig väg. En helt osannolik historia. Hur är detta möjligt att på så kort tid bygga en helt ny bil. Och då en extrem bil!

Eller vad tänker du?

Men han och hans team gjorde det! Utmaningen var att från ingenting mer än en vision, skapa världens snabbaste standardbil och som inte skulle innehålla några kompromisser utan den skulle ha bäst bränsleeffektivitet, ha den starkaste motorn, vara snabbast i världen, ha bästa ergonomin för föraren, uppfylla miljökraven, o s v. Många är faktorer som motarbetar varandra och dom har trots detta lyckats hålla sina målsättningar och inte behövt skapa kompromisser. Bara detta är en fantastisk prestation!

Christians krav var antagligen oerhördt tuffa för teamet. Jag läste t ex i en bok hur han konstruerade så att kraven på avgasreningen kunde uppfyllas trots att han hade en motor som per sekund sprutade ut oerhörda volymer avgaser. Att hitta på ett sätt att i en liten burk rena dessa enorma volymer i samma takt som de produceras var en stor utmaning. Ingen i världen hade fixat det förut! (Hur skulle förresten en slimmad och världens snabbaste  standardbil se ut med en stor avgastunna på bagageluckan?) Han kom på en smart lösning som fick plats i vad som fanns kvar i motorrummet efter att motorn var monterad..

Hur kunde dom skapa en extrem bil och samtidigt lösa alla tekniska problem på så kort tid. Jämför med vilken tid som tratidtionella bilutvecklare behöver och de horder av konstruktörer de har för att ta fram en ny modell?

OK, ett duktigt team där alla förmodligen har inflytande och där alla brinner för saken. Jag kan tänka mig att det är rak kommunikation som gäller. Inga dolda agendor. Feedbacken är osminkad och rak. Man känner varandra och vet hur man fungerar som individer och i teamet. Det är förmodlgen ett lagarbete - precis som i lagsporten.  Alla förstår problemen som ska lösas. Alla bidrar säkert och man känner sig trygga i sina roller. Alla känner sitt ansvar och man litar på varandra - att var och en gör det man ska.

Ett dream team.

Händer det att du drömmer om att skapa ett dream team av din grupp, eller att vara med i ett dream team? Eller om du är "en högre chef", skapa ett företag bestående av många dreamteams? Har du någon tanke på hur du ska göra detta. Du kan ju inte bara byta ut dina medarbetare ifall du inte tror på dem. I alla fall inte om
det rör sig om många personer.

Prova metodiskt arbete - där du tar reda på hur dina medarbetare och underställda chefer uppfattar att deras förutsättningar är. Kolla bara sådana områden som har direkt påverkan på deras prestationer.

Glöm trivseln, den kommer automatiskt om ni gör rätt prioriteringar. Det är höga och hållbara prestationer som räknas, eller hur?

Precis som hos Koenigsegg! Allt presterar hos honom: ideerna, han själv, personalen och bilarna!

Din verksamhet ska leverera prestationer internt och gentemot era kunder och brukare. Du kan faktiskt skapa ditt eget dream team (om du inte redan har det) genom att göra rätt. Det går, bara du tror på det och att du gör de steg som behövs.

Vet du inte hur du ska prioritera finns det hjälp att tillgå.

Kanske väcker mina rader några idéer hos dig om Vad visioner, målmedvetet och orädda människor kan skapa?