Tillförlitlig medarbetarundersökning och risker att inte ha det

För en tid sedan fick jag höra om en myndighet som gjort en medarbetarundersökning - en s k NMI-undersökning där en hel region hade fått oväntat låga värden.

Det som förvånade var så vitt man visste på huvudkontoret att ingenting ovanligt hade hänt. Man hade samma regionchef, inte omorganiserat mer än man brukade och inte heller några nya omfattande på gång som kunde påverka svaren, löneförhandlingarna hade gått som vanligt, ja, allt var som vanligt. Men medarbetarna var avsevärt mindre nöjda denna gång jämfört med de tidigare kartläggningarna.

På huvudkontoret som kunde se alla regionerna fick man huvudbry. Inga liknande tecken på de övriga regionerna och för den aktuella regionen så var det ett antal underenheter som drog ned på det sammantagna resultatet.

Efter en tid uppdagades det att det fanns aktivitetsgrupper inom regionen som uppmanat medarbetarna att svara överdrivet negativt i syfte att sätta fokus på en viss fråga som dessa grupper driver.

Man hade således lyckats driva frågan så bra att detta slog igenom i medarbetarenkätens resultat.

Men speglar detta frammanade missnöje egentligen vad medarbetarna själva tyckte? Nej, till stor del inte alls. Det blev dessutom svårt att genomskåda orsaken till det låga resultatet för regionledningen och huvudkontoret eftersom man redovisade indexvärden och medelvärden och inte kunde se detaljer i svaren (vilket man heller inte ska kunna se). Ingen sakkunnig och utomstående granskning eller analys av de individuella svaren kunde göras. Det ingår normalt inte i medarbetarundersökningar. Alltså, man satt fast i ett minst sagt oklart läge där ingen kunde granska underlaget från opartiskt håll.

Jag vill således varna för att just missnöjesyttringar kan förstöra en medarbetarundersöknings tillförlitlighet. Det finns metoder för att ha indatakontroll, i form av logiska svarskontroller som förkastar gravt ologiska  svar. Använder man sig av logiska svarskontroller är det betydligt svårare för dem som vill manipulera sina svar eftersom man kommer in i ett ologiskt resonemang utan att själv inse detta. Svar som är klassade som ogiltiga blir således bortsorterade och kommer inte att användas i sammanställningen. Är det stor andel ogiltiga svar, så de resterande giltiga svaren alltför få för att man ska kunna använda resultatet. I detta fall förkastas enkätens resultat - vilket är det enda riktiga.

Vid stort antal ogiltiga svar eller där grupperna innehåller stor oenighet bör man göra kvalitativ kartläggning, d v s intervjuer. Dessa kan göras på på totala populationen eller ifall populationen är stor genom slumpmässiga urval. På detta sätt kommer man snabbt att hitta orsakerna till det otillförlitliga resultatet i medarbetarundersökningen och kunna fokusera på rätt saker för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Vidare kan man också använda en utomstående granskare och analytiker som kan skrida in och se på individnivå (fortfarande med bibehållen anonymitet för respondenterna) hur svarsfördelningen ser ut och kanske se orsaken till att det finns så många ogiltiga svar som sorterats bort och på så sätt hitta oförklarliga mönster och om inte annat varna för att kartläggningens redovisning har låg tillförlitlighet och inte bör användas.

Om du avser använda er medarbetarundersökning som ett operativt instrument , där cheferna och grupperna ska använda sig av underlaget för att besluta sig för hur man ska gå tillväga för sitt förbättringsarbete, måste du använda dig av tillförlitliga mätmetoder. I bästa fall vågar inte cheferna lita på underlaget och i värsta fall använder man sig av det tveksamma underlaget och riskerar att skada verksamheten.

Hjälp chefen att nå sina mål med en medarbetarenkät

Jag har nu haft flera samtal med företag där man vill att medarbetarenkäten kopplas till chefernas mål.
Man vill ha en tydlig koppling mellan resultatet i medarbetarindersökningen och chefens mål.

Jag ger här ett förslag för att möta detta behov:

1. Satt upp prestationsmål för företagaget och varje enhet.

2. Skapa en process för att höja prestationerna i verksamhet där man definierar olika steg och där medarbetarenkät är en aktivitet.

3. Använd en tillförlitlig medarbetarundersökning som mäter just de faktorer som påverkar det mål man vill uppnå. Frågorna måste också testas så att man vet att medarbetarna vet hur man ska svara.

4. Enkätsvaren måste kvalitetsgranskas, så att inte ogiltiga svar tas med. D v s att svar från personer som vill manipulera sina svar eller som missuppfattat frågor tas bort. Sätt gräns för lägsta accepterade svarsfrekvens av giltiga svar.

5. Första linjens chefer ska ha resultatet så långt det är möjligt med hänsyn till anonymiteten.

6. Sammanställning, analys och rekommendationer för prioriteringar till cheferna ska utföras enligt strikta regler av erfarna personer med god kännedom om olika arbetsplatsers förutsättningar.  D v s analytikerna ska känna till vad som är möjligt att uppnå i en butik, lärare, ledningsgrupp, administrationsenhet, verkstadsskift och ta hänsyn till detta när man skriver rekommendationerna till chefen.

7. Redovisning för chefen och i denna tala om för chefen i hur han/hon ska redovisa resultatet för sin grupp. Fokus är nämligen att diskutera rekommendationerna. Man sparar massor med tid genom att fokusera på vad undersökningen visar i form av rekommendationer och hur man ska formulera målen och aktiviteterna. Att diskutera svarsfördelning är direkt kontraproduktivt.

8. Redovisningen till chefer och medarbetare ska göras omedelbart efter avslutad medarbetarundersökning (d v s inom ett par veckor). Chefen ska kunna diskutera resultatet med analytikern för att förstå enhetens situation och rekommendationerna till fullo.

9. Uppföljande aktiviteter ska schemaläggas i processen. Omfattar rapportering till företagsledningen, uppföljningar av arbetet, stöd till chefer och grupper, deadlines m m.

10. I processen ska ingå tidpunkt för avstämning av processen och resultatet och att man är beredd att trimma själva processen och dess olika steg.

Alla vill lyckas på jobbet! Skapa förutsättningarna

Har du tänkt på att det hela handlar om egentligen en sak: att alla vill lyckas på jobbet.

Kan det vara så enkelt ...?

Vill inte alla tjäna pengar, bli rika ... eller bli bekräftade ... eller finns det inte dom som vill vara lediga hellre än jobba .. eller ..?

Jag ska inte fördjupa mig dessa tankar - för det går att skriva ett helt bibliotek om detta. Men om jag begränsar mitt allmäna påstående till att de flesta vill lyckas på jobbet. Vad behöver man göra då för att detta ska uppfyllas?

För att inte gå vilse i ansträngingarna att skapa bra arbetsförutsättningar behöver man ta reda på vad är det som betyder mest för att människor ska känna sig nöjda på jobbet och lämna arbetsdagen med ett leende.

För att göra detta behöver man fråga alla på ett tillförlitligt sätt vad man anser om sina viktigaste förutsättningar för att känna sig nöjda i jobbet. Det räcker oftast med att man genomför en tillförlitlig medarbetarundersökning och gör analysen på ett snabbt och systematiskt sätt och sedan delger avdelningar och grupper de prioriterade områden som man behöver arbeta med för att snabbast skapa goda arbetsplatser.

Det är också viktigt att regelbundet stötta cheferna och grupperna i detta arbete, för det kan vara en lång process att utveckla verksamheten i den riktning man önskar.

Mina erfarenheter är att en korrekt genomförd medarbetarundersökning i en större organisation brukar peka på att nödvändigheten att göra större förändringar i vissa avseenden. Det kan gälla att omfördela personella resurser, avveckla eller utveckla chefer, motverka konflikter och mobbning, se över sin företagskultur för att nämna några exempel. Detta innebär att företagsledningen måste ha en beredskap att fatta snabba och kraftfulla beslut och vara beredd att allokera resurser. När man genomfört en medarbetarundersökning är varje insats för att förbättra arbetsförutsättningarna en investering som ofta betalar sig på kort tid - förutsatt att den är beslutad på ett tillförlitligt undersökningsunderlag.

Det är viktigt att genomföra sin medarbetarundersökning på ett tillförlitligt sätt så att du har ett tillförlitligt beslutsunderlag ifall du vill verka för att cheferna och medarbetarna i din verksamhet ska få uppleva att de ofta känner att de lyckas på jobbet.

Du kan ju sen fundera på vad det skulle innebära för din verksamhet mätt i olika nyckeltal ifall ni lyckats med detta och vad detta är värt för er.