Stärka företagets varumärke som arbetsgivare

Jag hade ett samtal med en mellansvensk skogskommun. Men diskussionen är bekant för mig även med företag och centrala kommuner i landet.

Man hade bestämt att stärka sitt varumärke som arbetsgivare. Man gav uppdraget till kommunikationsavdelningen. Kommunledningen tänkte sig nog en broschyr och en kampanj på hemsidan och några artiklar i lokalpressen och kanske något inslag i lokala TV- och radiokanalen.

Men kommunikationsavdelningen gjorde det oväntade. Den kom tillbaka och bad om att få utföra en medarbetarenkät för att se hur medarbetarna och cheferna uppfattar att det är att jobba i
kommunen. 

Kommunledningen gick till slut med på detta - de hade f ö aldrig genomfört en medarbetarenkät - så det skulle bli en ny och spännande erfarenhet.

Svarsfrekvensen var mycket hög - över 90 %. Kommunen fick resultatet sammanställt. Det fanns mycket att göra för att förbättra medarbetarnas uppfattning om sin arbetsgivare. Det tolkades av
HR-funktionen också som att det fanns ett missnöje rörande vissa chefer. Man satte igång efterarbetet men man orkade inte genomföra förbättringsarbetet. Man kroknade en bit på vägen. Det blev dessutom turbulent på några enheter så några chefer fick nya arbetsuppgifter hos andra arbetsgivare.

Så resultatet blev nog litet som det ofta blir när man gjort en medarbetarundersökning, speciellt om man är litet ovan.

Kommunens medarbetare på kommunikationsavdelningen reflekterade över resultatet av undersökningen och kom fram till att hon var kritisk till undersökningens frågor och hur undersökningen genomfördes. Det var hennes reflektion över det magra resultatet som hon såg det.

Så när kommunikationsavdelningen fick en ny förfrågan om en undersökning så kollade hon först bland alla övriga kommuner i länet för att höra hur de hade gjort och deras erfarenheter.

En av kommunerna hade använt sig av den undersökning som mitt företag erbjuder och personalchefen på den kommunen var mycket nöjd.

Jag fick så småningom reda på deras samtal så jag ringde upp henne och fick ett mycket givande samtal. Det visade sig att hon var väl förtrogen med vad som erfordras i kvalitet för att
använda en enkätundersökning som ett beslutsunderlag för att bygga sitt varumärke.
Hon hade klart för sig att enkäten måste ha ett syfte, formuläret måste vara validerat, svarsdata måste vara tillförlitligt - d v s svar som inte är konsekventa - måste tas bort, sammanställning
och slutsatser måste göras av utbildad personal och resultatet gås igenom med ledning och berörda chefer. Man måste sedan följa upp och vid behov stödja och coacha cheferna så att de kan
utveckla sina enheter och sitt ledarskap. Hon ville helt enkelt ge kommunledningen tipset om en undersökning som ger ett så tydligt underlag som man kan agera på. Så hon sonderar troligen marknaden efter lämpliga kandidater.

Jag har några kommentarer:
En enkätundersökning får inte medge att man sätter betyg på cheferna. Frågorna måste vara utformade på ett sätt så att respondenterna är missnöjda med chefen och vill skriva av sig, så ska
den logiska kontrollen i systemet ta bort obalanserade svar. Är det så att det finns stort missnöje med chefen i en grupp, så är det inte säkert att alla håller med om det och det är därför viktigt att man i analysen tar detta i beaktande. Är man den som analyserar svaren och är tveksam till en grupps resultat p g a spretiga svar, så är det bästa sättet att göra en s k kvalitativ studie - d v s
djupintervjua medarbetarna enligt en strikt metod. Då får man klart för sig hur missnöjet ser ut. Ja, intervjuerna är anonyma.

Det är således viktigt att anonymiteten är mycket hög. Att t ex klicka sig till enkäten från en länk i ett mejl uppfattas inte som säker metod för att svara på en känslig enkät. Det är därför viktigt
att ha absolut säkra metoder för att tillgodose anonymiteten. Upplever man det finns risk att ens svar inte är anonyma blir svarsdatat osäkert.

Undersökningen måste ha ett fokus. Att trivas på en arbetsplats är inte ett bra fokus. Det finns ingen forskning som hittar en relevans i att hög trivsel på en arbetsplats innebär alltid höga
prestationer. Däremot visar forskningen att om man har förutsättningar att lyckas i jobbet så trivs man.

Undersökningen måste leda till att man drar rätt slutsatser och gör rätt prioriteringar så att man snabbt tar de nödvändiga stegen. Medarbetarna ser direkt om man jobbar med rätt saker eller
ej. Det är viktigare att göra rätt saker på rätt sätt än att göra på rätt sätt med fel saker. Undersökningens analys måste peka ut de rätta sakerna som man ska prioritera och sen måste man bli
bra på att utföra dessa.

Att använda en undersökning som grund för att skapa ett bra varumärke på arbetsmarknaden skulle jag beteckna som en utmärkt idé. Varumärken bygger man genom att dels arbeta för en
verksamhetskultur som man vill kännetecknas av och sedan att ge medarbetare och chefer rätt förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete så att de trivs och är nöjda.

Upphandla medarbetarenkät

Vi fick i veckan en anbudsförfrågan från en kommun - men det kunde lika gärna ha varit ett företag. De hade tidigare haft besök av oss och av andra leverantörer. Man hade erfarenheterna från tidigare enkäter och ville under kommande år göra en som ger cheferna bättre underlag än vad de fått tidigare.

I anbudsförfrågan hade man ett antal skallkrav. Men dessvärre kolliderade några av skallkraven med varandra. Skallkraven på vetenskaplighet och tillförlitlighet kolliderade med kraven på anpassning till förhållandena på de aktuella arbetsplatserna.

Det man hade gjort var att man hade tagit de viktigaste egenskaperna från ett antal leverantörer och sedan skapat ett underlag för en idealisk medarbetarundersökning som skulle passa dem.

Många gånger kan det fungera att göra så. Då innebär detta att alla anbudsgivare nödgas utveckla och lägga till egenskaper och funktioner till sin tjänst eller produkt så att man uppfyller samtliga Skall-krav. De måste ju alla vara uppfyllda, annars blir man automatiskt diskvalificerad.

När det gäller t ex standardiserade medarbetarenkäter som är utformade för ett specifikt syfte och med höga kvalitetskrav så ligger ett omfattande utvecklingsarbete bakom.

Skulle upphandlarens krav på en medarbetarenkät vara annorlunda än vad man kan möta med en standardenkät, och man vill ha samma höga tillförlitlighet måste man utveckla en ny enkät praktiskt taget från grunden. Att utveckla en medarbetarenkät som ger en hög tillförlitlighet och därmed ger ett tydligt och bra beslutsunderlag till chefer och organisation innebär ett omfattande utvecklingsarbete.

I detta ingår bl a vetenskapliga studier kring de faktorer som man vill mäta (finns förmodligen omfattande litteratur som ska studeras), frågeformulering, validering av formulär, statistiska beräkningar av tillförlitlighet mm, metodutveckling för datainsamling och analys, insamling av jämförelsedata och metodutveckling för överlämning av resultat, uppföljning m m. Sannolikt en miljoninvestering.

Det är få uppdragsgivare som är beredda att göra denna satsning utifrån en enstaka kund, därför behöver man som beställare välja bland de standardenkäter som finns på marknaden och bedöma syfte, kvalitet och hur och när leveransen av resultatet görs så att de önskade effekterna efter enkäten uppnås. Det kan ju tänkas att syftet med dessa standardenkäter inte exakt stämmer med ens egna preferenser. Det är då bättre att kompromissa med sina preferenser än att kräva ändringar i det standardiserade formuläret. Detta främst av tids- och kostnadsskäl. Kvaliteten på det som produceras i verksamheten är en viktig faktor och som kan komplicera ens överväganden.

Men som en tumregel vill jag säga: det är ofta bättre att utgå från ett beslutsunderlag från en undersökning enligt strikta metoder när man ska dra slutsatser - även om den inte till helt täcker in samtliga områden man tänkt sig, än att utgå från beslutsunderlag med låga krav på metod och säkerhet men som behandlar samtliga områden man tänkt sig.

Tillförlitlig medarbetarundersökningar - vad ska man tänka på?

I slutet av augusti fick vår hemsida ett antal besökare som läste våra sidor om medarbetarundersökningar och prestationsanalyser. Jag tänkt ge några råd på vad man bör tänka på när man ska göra en medarbetarundersökning.

När det gäller alla slags undersökningar så börjar man med syftet  med undersökningen. Syftet måste avgränsas till de områden man är beredd att åtgärda. Jag har stött på många som frågar brett men som sedan är beredda att åtgärda vissa brister medan avstår från att åtgärda andra som är mer besvärliga att lösa. Mitt råd är: fråga bara på sådant som du är kan och vågar och är beredd på att hantera.

En "riktig" undersökning måste ha tillförlitliga frågor som frågar på de områden ni vill behandla. Frågorna måste vara entydiga för hela svarsguppen. Man ska förstå hur man ska svara. Den som skapar undersökningen ska ha kontrollerat att de som svarar verkligen har menat det som man svarat. En sådan kontroll brukar göras på ett mycket strukturerat sätt där man t ex använder sig av slumpmässigt utvalda personer som är representativa för målgruppen. Dessa får besvara enkäten och sedan intervjuas på ett mycket strikt sätt. Dessa två undersökningar databehandlas sedan och de ska stämma överens enligt vissa villkor för att själva enkäten med sina frågor ska anses ha hög tillförlitlighet. Obs min formulering hög tillförlitlighet - en enkät kan rimligen aldrig vara 100% tillförlitlig.

När det gäller svarsdata, så måste man ta bort svar där respondenterna uppenbarligen inte förstått frågan eller varit okoncentrerad. Dessa svar brukar ligga på mellan 5 - 8% av en population, enligt våra erfarenheter. Sedan ska man bestämma sig för en lägsta svarsfrekvens efter att man räknat bort de felaktigt besvarade enkäterna. Man bör ha c:a 70% s k giltig svarsfrekvens för att kunna ha ett bra material att utfå från i sin analys.

När det gäller medarbetarundersökningar bör analysarbetet göras av erfarna personer som kan se sammanhang och därmed hålla reda på vad som är orsak och vad som är verkan. Många frågor i en medarbetarundersökning hänger ihop. T ex hög arbetsbelastning kan bero på för litet personal, men det kan också bero på dålig planering, hög sjukfrånvaro p g a konflikter, den fysiska arbetsmiljön, förtroende för företagsledning m fl. Det gäller att ha koll på detaljerna och vad som påverkar vad i arbetsmiljön.

Man bör i analysen också jämföra mot liknande sysselsättningar så att de slutsatser man drar inte blir orealistiska. T ex på en vårdavdelning förekommer ofta tunga lyft och ofta kemiska/biologiska risker, medan en kontorsarbetsplats inte har dessa problem. Det gäller att lägga ribban på rätt nivå för de olika arbetsplatserna.

Det krävs således mycket av den som ska genomföra en medarbetarundersökning. Det är bättre att avstå än att genomföra en medarbetarundersökning eller undersökning ö h t om man är det minsta osäker på att resultatet kommer att bli tillförlitligt. I bästa fall används inte resultatet och analyserna stoppas in i en pärm och medarbetarna blir frustrerade över dels oklara frågor och sedan att det inte hände något.

I värsta fall förlitar man sig på det bristfälliga resultatet vilket kan få ödesdigra konsekvenser för både den egna verksamheten och omgivningen.

Medarbetarenkät på rätt sätt

Jag fortsätter här med det jag började med förra veckan:


En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Nedanstående områden är viktigare för prestationerna än andra och därför ska medarbetarenkäten innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

• Kunna påverka i sitt arbete
• Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
• Bra gemenskap på arbetsplatserna
• Bra ledarskap/relation med chefen
• Balanserad arbetsbelastning
• Trygg och säker arbetsplats

Vidare måste det finnas kontroller i själva frågeformuläret som gör att sådana svar som är ologiska inte tas med i underlaget. Det finns ju personer som har läs- och skrivsvårigheter (8% av befolkningen) som därmed har problem att besvara en enkätundersökning. Tyvärr, men finns det många personer med denna egenskap, på en avdelning är intervjuer bättre.

Snabb återföring av fullständigt resultat till cheferna är ett absolut krav. Max 10 dagar efter avslutad enkät. Ju senare, desto mindre legitimitet har redovisningen av resultatet - speciellt om det pekar på obehagliga sanningar.

Att analysen görs av specialister som följer en strikt rutin. Man ska göra analysen utifrån vad som är möjligt att uppnå för arbetsplatser med liknande sysselsättning, ta hänsyn till om medelvärdena i frågorna är grundade på normalfördelning eller inte, minsta svarsfrekvens, m m. Våra erfarenheter visar på att det är viktigt att inte cheferna och medarbetarna gör analysen, eftersom vi funnit att de ofta fokuserar på de enskilda frågorna och kan inte avgöra vilka svar som är orsak och vilka som är symptom. En obunden och kunnig analytiker är definitivt att föredra.

Cheferna bör också ha tillgång till stöd för att kunna diskutera sitt resultat och vad man behöver göra.

Genom att chefen får en färdig analys med rekommendationer på prioriteringar, kan man direkt efter kartläggningen sätta igång efter de prioriteringar som rapporten från kartläggningen redovisar.

En medarbetarenkät måste innebära att resultatet kan betraktas som tillförlitligt så att förbättringsarbetet kan bedrivas med klara målsättningar.

Vad är det för mening med att genomföra enkätundersökningar som ger låga effekter ute i organisationen?

Tillförlitlig medarbetarundersökning och risker att inte ha det

För en tid sedan fick jag höra om en myndighet som gjort en medarbetarundersökning - en s k NMI-undersökning där en hel region hade fått oväntat låga värden.

Det som förvånade var så vitt man visste på huvudkontoret att ingenting ovanligt hade hänt. Man hade samma regionchef, inte omorganiserat mer än man brukade och inte heller några nya omfattande på gång som kunde påverka svaren, löneförhandlingarna hade gått som vanligt, ja, allt var som vanligt. Men medarbetarna var avsevärt mindre nöjda denna gång jämfört med de tidigare kartläggningarna.

På huvudkontoret som kunde se alla regionerna fick man huvudbry. Inga liknande tecken på de övriga regionerna och för den aktuella regionen så var det ett antal underenheter som drog ned på det sammantagna resultatet.

Efter en tid uppdagades det att det fanns aktivitetsgrupper inom regionen som uppmanat medarbetarna att svara överdrivet negativt i syfte att sätta fokus på en viss fråga som dessa grupper driver.

Man hade således lyckats driva frågan så bra att detta slog igenom i medarbetarenkätens resultat.

Men speglar detta frammanade missnöje egentligen vad medarbetarna själva tyckte? Nej, till stor del inte alls. Det blev dessutom svårt att genomskåda orsaken till det låga resultatet för regionledningen och huvudkontoret eftersom man redovisade indexvärden och medelvärden och inte kunde se detaljer i svaren (vilket man heller inte ska kunna se). Ingen sakkunnig och utomstående granskning eller analys av de individuella svaren kunde göras. Det ingår normalt inte i medarbetarundersökningar. Alltså, man satt fast i ett minst sagt oklart läge där ingen kunde granska underlaget från opartiskt håll.

Jag vill således varna för att just missnöjesyttringar kan förstöra en medarbetarundersöknings tillförlitlighet. Det finns metoder för att ha indatakontroll, i form av logiska svarskontroller som förkastar gravt ologiska  svar. Använder man sig av logiska svarskontroller är det betydligt svårare för dem som vill manipulera sina svar eftersom man kommer in i ett ologiskt resonemang utan att själv inse detta. Svar som är klassade som ogiltiga blir således bortsorterade och kommer inte att användas i sammanställningen. Är det stor andel ogiltiga svar, så de resterande giltiga svaren alltför få för att man ska kunna använda resultatet. I detta fall förkastas enkätens resultat - vilket är det enda riktiga.

Vid stort antal ogiltiga svar eller där grupperna innehåller stor oenighet bör man göra kvalitativ kartläggning, d v s intervjuer. Dessa kan göras på på totala populationen eller ifall populationen är stor genom slumpmässiga urval. På detta sätt kommer man snabbt att hitta orsakerna till det otillförlitliga resultatet i medarbetarundersökningen och kunna fokusera på rätt saker för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Vidare kan man också använda en utomstående granskare och analytiker som kan skrida in och se på individnivå (fortfarande med bibehållen anonymitet för respondenterna) hur svarsfördelningen ser ut och kanske se orsaken till att det finns så många ogiltiga svar som sorterats bort och på så sätt hitta oförklarliga mönster och om inte annat varna för att kartläggningens redovisning har låg tillförlitlighet och inte bör användas.

Om du avser använda er medarbetarundersökning som ett operativt instrument , där cheferna och grupperna ska använda sig av underlaget för att besluta sig för hur man ska gå tillväga för sitt förbättringsarbete, måste du använda dig av tillförlitliga mätmetoder. I bästa fall vågar inte cheferna lita på underlaget och i värsta fall använder man sig av det tveksamma underlaget och riskerar att skada verksamheten.

Lyckas i jobbet med bra medarbetarundersökning

Skulle en medarbetarundersökning vara en förutsättning för att du ska lyckas på jobbet?

Kan det finnas någon relevans i detta?

Jag påstår att visst gör det.

Tänk dig att om du är chef eller om du är medarbetare så behover du bra arbetsförutsättningar för att kunna göra ett bra jobb. När du har haft en bra dag på jobbet så känner du med all sannolikhet dig jättenöjd. Du har hunnit med det du skulle. Hade ni problem med datorer, maskiner, trafiken eller andra saker, så lyckades ni endera lösa problemen eller så lyckades ni skapa några handlingsvägar för att skapa konstruktiva vägar till en lösning.

Har du med dig olösta problem hem erfter arbetsdagen så vet du innerst inne att ni löser dessa, även om det känns tungt för stunden. Du har en tillförsikt att ni ordnar upp alla problem.

Det är inte alla chefer och medarbetare som får uppleva att de flesta arbetsdagarna känns helt rätt och att man är nöjd med sina insatser och vad man själv uträttat och kanske också med vad gruppen uträttat.

Vad har nu detta med en medarbetarundersökning att göra?

Jo, för att utveckla en arbetsplats eller ett företag så behöver man göra en anonym kartläggning av hur medarbetare och chefer upplever sina arbetsförutsättningar inom de områden som påverkar prestationerna. Man bör göra en medarbetarundersökning som ger varje chef tydlig information om hur vad man ska satsa på.

Medarbetarundersökningen måste vara tillförlitlig och felkällorna minimerade. D v s undersökningen ska mäta de faktorer som påverkar och man måste veta att alla svar verligen är från sådana som uppfattat frågorna på ett korrekt sätt. Vidare måste svaren vara kontrollerade så att man eliminerat missuppfattningar.
Analysen av svaren måste göras av personer som kan relatera svarsdatat i förhållande till typ av arbetsplats, tidigare resultat, erfarenheter från att ha analyserat många arbetesplatser .

Analyserna ska leda till rekommendationer som syftar till att snabbast möjligt höja medarbetarnas och chefernas prestationer. Den som utför analysen ska ha erfarenhet av vad som händer på arbetsplatserna efter att man där ute hos kunden följt rekommendationerna.

Ger man en medarbetarundersökning den roll som den egentligen ska ha, så ger den ett ovärderligt underlag för att skapa en organisation där hela verksamheten har ett fokus på att skapa varaktigt höga prestationer.

Se till att du har en medarbetarundersökning som du kan lita på!

Alla vill lyckas på jobbet! Skapa förutsättningarna

Har du tänkt på att det hela handlar om egentligen en sak: att alla vill lyckas på jobbet.

Kan det vara så enkelt ...?

Vill inte alla tjäna pengar, bli rika ... eller bli bekräftade ... eller finns det inte dom som vill vara lediga hellre än jobba .. eller ..?

Jag ska inte fördjupa mig dessa tankar - för det går att skriva ett helt bibliotek om detta. Men om jag begränsar mitt allmäna påstående till att de flesta vill lyckas på jobbet. Vad behöver man göra då för att detta ska uppfyllas?

För att inte gå vilse i ansträngingarna att skapa bra arbetsförutsättningar behöver man ta reda på vad är det som betyder mest för att människor ska känna sig nöjda på jobbet och lämna arbetsdagen med ett leende.

För att göra detta behöver man fråga alla på ett tillförlitligt sätt vad man anser om sina viktigaste förutsättningar för att känna sig nöjda i jobbet. Det räcker oftast med att man genomför en tillförlitlig medarbetarundersökning och gör analysen på ett snabbt och systematiskt sätt och sedan delger avdelningar och grupper de prioriterade områden som man behöver arbeta med för att snabbast skapa goda arbetsplatser.

Det är också viktigt att regelbundet stötta cheferna och grupperna i detta arbete, för det kan vara en lång process att utveckla verksamheten i den riktning man önskar.

Mina erfarenheter är att en korrekt genomförd medarbetarundersökning i en större organisation brukar peka på att nödvändigheten att göra större förändringar i vissa avseenden. Det kan gälla att omfördela personella resurser, avveckla eller utveckla chefer, motverka konflikter och mobbning, se över sin företagskultur för att nämna några exempel. Detta innebär att företagsledningen måste ha en beredskap att fatta snabba och kraftfulla beslut och vara beredd att allokera resurser. När man genomfört en medarbetarundersökning är varje insats för att förbättra arbetsförutsättningarna en investering som ofta betalar sig på kort tid - förutsatt att den är beslutad på ett tillförlitligt undersökningsunderlag.

Det är viktigt att genomföra sin medarbetarundersökning på ett tillförlitligt sätt så att du har ett tillförlitligt beslutsunderlag ifall du vill verka för att cheferna och medarbetarna i din verksamhet ska få uppleva att de ofta känner att de lyckas på jobbet.

Du kan ju sen fundera på vad det skulle innebära för din verksamhet mätt i olika nyckeltal ifall ni lyckats med detta och vad detta är värt för er.