8 praktiska steg för att ta tillvara på potentialen i grupper och verksamheter

Jag har börjat studera Percy Barneviks bok med 200 råd om ledarskap. I inledningen sätter han ramen för sina råd - att skillnaden mellan framgångsrika verksamheter och mindre framgångsrika är just själva genomförandet som skiljer. Att det är det som uppfattas som trivialt som är skillnaden. T ex tydliga mål, uppföljning, delegering, högt prioriterad personalutveckling för att nämna några. Läs gärna hans bok! Några avsnitt om dagen.

Om jag utifrån mina rader om Percy Barneviks råd skulle våga mig på några tips för dem som inte har tillgång till Percy Barnevik på kontoret varje dag. Att som chef ha ett stöd för att skapa långsiktigt hållbara prestationer i sin(a) enheter på en hög nivå för att nå de mål som finns för verksamheten.

1. Börja med att jämföra mot de bästa grupper/enheter med liknande verksamhet som den egna för att se vad som är möjligt att uppnå
2. Ta reda på hur medarbetarna uppfattar sina förutsättningar att prestera i jobbet genom att ställa frågor till dem om de faktorer som  påverkan mest för att prestera i jobbet. Gör detta på ett kvalitetssäkrat sätt för att undvika missförstånd som ger osäkert underlag för den  följande analysen. 
3. Gör en fackmannamässig analys av svaren. Ta hänsyn till spridning i svaren och var beredd på att avstå från att göra analys p g a för stor spridning i svaren eller vid för låg svarsfrekvens. 
4. Skriv rekommendationer  på fokusområden till chefen. I prioritetsordning. 
5. Gå igenom resultatet och rekommendationerna med chefen. Diskutera underlaget med chefen och sedan chefens plan för att åtgärda ev brister. Chefen går igenom rekommendationerna och diskuterar sin plan med medarbetarna. 
6. Förändringsarbetet genomförs 
7. Följ kontinuerligt upp och vid behov ge chefen stöd under genomförandefasen.
8. Gör ny avstämning mot bästa grupper enligt punkten 1 och fortsätt sedan processen. 

OBS: Punkterna 1-5 ska utföras på två - tre veckor! 

Det är mitt eget råd för själva genomförandet för att hjälpa chefen och hens medarbetare att hålla punkten 6 d v s förändringsarbetet Top of Mind. 

Tips för att underlätta förverkligandet av viktiga beslut i företag och myndigheter

De förändringar jag tänker på är ofta stora. Det kan gälla ny inriktning, omorganisation, neddragning, satsning, nya ansvarsförhållanden, nya chefer, samgående av företag och enheter, nya 
arbetsuppgifter och liknande. 

Det finns många exempel på där stora beslut, endera misslyckas i genomförandet, eller så blir kostnaden för dem orimligt höga och att fördelarna därmed dröjer. 

För att nå målsättningen med beslutet krävs det man tar tillvara på organisationens potential. D v s chefernas och medarbetares potential. 

För att lyckas i genomförandet behöver man ha en prestationskultur i organisationen. (Kulturskalan jag tänker på innehåller förutom Prestationskultur, Myskultur, Slavkultur och Låt-gå-kultur). 

En prestationskultur kännetecknas av att cheferna utövar ett konstruktivt ledarskap. Att de och medarbetarna är lika angelägna att göra ett bra jobb (prestera).  Man utvecklar hela tiden förutsättningarna för att kunna skapa resultat. Kreativiteten är hög och konflikter löser man snabbt. Sjukfrånvaron är låg, trots det höga tempot. Alla upplever att de för det mesta har ett stimulerande arbete. En organisation med positiva och proaktiva chefer och medarbetare som tar ansvar. 

Ett företag som kännetecknas av en prestationskultur kommer också att ha det lättare att attrahera den arbetskraft man vill ha. 

För att uppnå denna konstruktiva prestationskultur behöver man börja med att ta reda på hur varje chef och medarbetare i organisationen uppfattar förutsättningarna att kunna prestera för att sedan kunna prioritera de faktorer man behöver åtgärda. D v s att varje chef har ett antal prioriterade områden som man ska arbeta med för att snabbast möjligt skapa de goda förutsättningarna för att kunna prestera i arbetet. 

Det gäller att ställa rätt frågor om just de faktorer som påverkar prestationerna och engagemanget. Att göra detta med bra formulerade och relevanta frågor som ger tillförlitliga svar. Hög grad av anonymitet krävs för att få högre grad av tillförlitlighet i svaren. Man behöver vara noggrann så att man inte riskerar att dra fel slutsatser. 

Det gäller sedan vid en analys av svaren att hålla reda på orsak och verkan i de brister som påtalas. T ex hög arbetsbelastning behöver inte bero på att man har mycket att göra - det kan lika gärna bero på att man har för litet att göra, känner oro, konflikter på arbetsplatsen, chefer som inte ger feedback eller ger otydliga mål, tvivel på ledningen, oklara befogenheter, m fl. 

Analysen av svaren som bl a innehåller jämförelser mot liknade sysselsättningar i andra företag, spridning i svaren och förstå olika faktorers inbördes påverkan. Denna analys tycker jag bör göras av speciellt utbildad och erfaren personal som vet hur olika faktorer påverkar varandra och hur förutsättningarna för olika typer av arbetsplatser så att man inte ger "tokråd". T ex inte tar
hänsyn till om arbetsplatsen innehåller fysiskt ansträngande och riskfyllda villkor jämfört med kontorsarbete. Det går inte att på alla arbetsplatser ha högsta värde på fysisk arbetsmiljö. Anpassade prioriteringar utifrån typ av sysselsättning och den aktuella situationen. 

Att sedan att kommunicera resultatet och rekommendationer till cheferna måste göras på ett tydligt och genomtänkt sätt i en dialog med cheferna. Uppföljning och stöd till cheferna är naturligtvis viktigt. Återkommande mätningar måste göras, för att hålla förändringsarbetet aktuellt. Det är bara det som mäts som genomförs.

När ni fattar stora beslut - se till att lägga mycket energi och satsa resurser på att bädda för ett lyckat genomförande - genom att skapa engagemang hos alla som ska förverkliga det. Annars kan det bli riktigt svårt och dyrt. 

Våga ha kul på jobbet

Jag hörde idag under lunchen om att man hade forskat om att när man hade kul på jobbet så presterade man som bäst. Man berättade om att man på en arbetsplats hade så högt i tak att chefen rappade en rapport och att alla mer eller mindre hade litet tokiga saker för sig. Men man hade samtidigt ett prestationsfokus. Enheten presterade på topp.

Jag vet från de prestationsanalyser vi utför och från den aktuella arbetslivsforskningen att upplever man att man har bra arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar prestationerna så vågar man vara kreativ och skoja. I detta fall kan faktorn Trygghet, d v s jag blir som chef eller medarbetare accepterad som jag är och jag känner att jag bidrar i verksamheten. Jag kan påverka och jag känner gemenskap med mina arbetskamrater - alltså en arbetsplats utan konflikter. Viktigt att medarbetarnas relation med chefen är goda. Chefen ger feedback i tillräcklig utsträckning till varje individ och ger mål och följer upp. Ja, ledarskapet måste fungera. Arbetsbelastningen måste också oftast vara optimal.

Naturligtvis finns arbetstoppar såväl som alltför få arbetsuppgifter ibland. Men dessa förhållanden bör inte inträffa alltför ofta. Arbetsuppgifterna måste också vara intressanta. D v s man har rekryterat rätt personer och alla känner att de får lära sig nytt i den utsträckning som de trivs med.

Det går nog inte att på en Kul arbetsplats ha en schablon för hur allt ska vara och att det så ska förbli. Jag tror att på en arbetsplats där man har kul och samtidigt har ett prestationsfokus, så innebär det att ständiga förändringar. I en kul och kreativ miljö kommer många nya idéer, som man helst vill testa. Detta skapar förändring. Så därav chefens rapportrappande. Nästa gång kanske han sjunger rapportarian. Men alla har klart för sig vilken uppgift man har så produktiviteten blir inte lidande. Den gynnas av teamet som har kul.

Arbetsplatser som vill vara attraktiva arbetsplatser, måste enligt min mening hålla koll på hur medarbetarna och cheferna uppfattar sina arbetsförutsättningar i de faktorer som påverkar deras prestationer. Viktigt att inte sträva efter trivsel på arbetsplatsen. Det finns arbetsplatser där man trivs och där man inte presterar speciellt mycket. Strävan ska vara skapa förutsättningar att alla lyckas i jobbet.

Om det på en arbetsplats finns personer med rätt kompetens och inställning känner att de presterar och lyckas i sitt jobb, då blir också prestationerna därefter. Och de trivs och bidrar med nya idéer. De vågar komma med djärva och värdefulla idéer. De känner att de betyder något.  De"tål" att de får för mycket att göra ibland, likaväl som att en tillfällig konflikt inte är hela världen för dem.

Vi är ju människor och konstiga saker händer oss ibland - så känner vi oss i balans och trygga så klarar vi tillfälliga svårigheter galant.

Vad riskerar man att förlora med en medarbetarundersökning med låg kvalitet?

Har du tänkt på hur stämningen känns i företag eller grupper där medarbetarna upplever dåliga arbetsförutsättningar?

När man gör en medarbetarenkät finner man sannolikt att medarbetarna är missnöjda - förutsatt att medarbetarna litar på att de svarar anonymt. Den resultatpresentation som många medarbetarenkäter mynnar ut i består av ett antal index och medelvärden på de olika frågorna. Man ska i grupperna diskutera resultatet och utifrån de värden man fått prioritera och upprätta en handlingsplan. Gör man (ofta chefen) bedömningen att det är OK, så lägger man enkätresultatet till handlingarna och jobbar på som vanligt.

I de grupper där man anser sig ha brister upprättar man en handlingsplan men av olika skäl så visar det sig vid nästa medarbetarundersökning att värdena blir lika dåliga. Övriga nyckeltal signalerar dessutom detta.

Varför blir det så? Många av ni läsare känner säkert igen er.

Vi ser ofta att problemen kvarstår från år till år och detta p g a att man många gånger gjort fel analys eller bara inte orkat följa de handlingsplaner man upprättat.

Tänk dig andan i den missnöjda gruppen. Tänk dig chefen som vet om missnöjet och nu ska ta sig an resultatet.

Chefen och medarbetarna ska försöka göra en analys av läget och göra en handlingsplan. Många gånger när man känner missmod och är skeptisk till om man kommer att lyckas. Att göra samma sak som förut - fast denna gång med högre ambition. Försöket är dömt att misslyckas.

Det är således dags att göra på nytt sätt.

Den genomförda medarbetarenkäten frågar kanske på fel saker, frågorna är bristfälliga, man inte tar hänsyn till att vissa respondenter har avvikande uppfattning, o s v.  D v s svarsunderlaget är felaktigt sammanställt, o s v.

Man återför resultatet alldeles för sent så man anser att underlaget är inaktuellt. Man låter cheferna själva göra analysen - ofta tillsammans med sina medarbetare. Man fokuserar ofta de frågor med de lägsta värdena. Man tittar på enskilda frågor och glömmer ofta att frågorna påverkar varandra.  Känslan av hög arbetsbelastning kan bero på oklara mål, konflikter, dålig planering förutom underbemanning. Missar man dessa sammanhang riskerar man att dra fel slutsatser. D v s medarbetarenkäten får kvalitetsbrister vilket smittar av sig på vad som händer efteråt.

För att komma tillrätta med kvalitetsbristerna och att inget eller fel saker händer efteråt bör kartläggningen vara gjord med hög kvalitet och att analysen görs av expertis eller kunniga personer.  Man måste känna till hur kombinationer av olika faktorer påverkar de upplevda förutsättningarna att prestera  när man gör analysen. Den som ser detta kan också presentera  för chefen vad som är viktigt att åtgärda och i vilken ordning man bör göra det.

För chefen innebär detta att tiden för att själv göra analysen - kanske ihop med sina underställda chefer eller sina medarbetare - istället kan användas för att diskutera de faktorer som är prioriterade.

Man sparar tid och diskussionen blir dessutom mer positiv eftersom man diskuterar lösning på problemen istället för att börja med att leta efter problem i de siffror och diagram som presenteras och som vissa kanske är ointresserade av att ta del av.

Det är viktigt att en utomstående gör analysen och förklarar hur svaren på de olika frågorna hänger ihop därför att det är just chefen eller någon i gruppen som är problemet. Det kan vara oförmåga att hantera konflikter, dålig på feedback, otydligt ledarskap eller några i gruppen som av olika anledningar är mindre lojala. Det är förhållanden som normalt kan vara svåra att se, acceptera eller att hantera på ett konstruktivt sätt - både som chef och medarbetare.

En externt utförd analys är neutral och den kan dessutom backas upp med ett stöd till chefen som med hjälp av denna analys får ett tydligt mål. Att fokusera på att ta fram handlingsplanen utifrån en ett antal prioriterade områden innebär att diskussionen mellan chef och medarbetare eller på ett tidigt stadium blir konkret och konstruktiv. Man kommer då med hög sannolikhet ha utvecklat förutsättningarna att prestera i gruppen.

Vad riskerar man att förlora i pengar, kvalitet, kundnöjdhet, attraktion på arbetsmarknaden när man dragit felaktiga slutsatser eller inte kunna agera p g a bristande kvalitet i sitt beslutsunderlag som man fått från sin medarbetarundersökning? Den frågan kan bara du svara på.