Råd chefer med tuffa mål

Chefer med tuffa mål behöver engagera sina medarbetare och om de har - underställda chefer - för att fördela uppgiften. Är målen riktigt tuffa behövs hela organisationens samlade kreativitet för att nå målen.

Se till att medarbetare och chefer känner sig trygga (t ex med rätt att göra fel), att den fysiska arbetsmiljön är OK och inte minst - att de har klart för sig hur det ser ut rent organisatoriskt. D v s att de vet om det blir omorganisation, neddragningar, uppbyggnad, nya nyckelpersoner o s v.

Att chefer och medarbetare anser sig ha tillräckliga möjligheter att påverka.

Effektiva rutiner och processer för målsamtal, utvecklingssamtal, uppföljning för att ständigt ha aktuell information tillgänglig ifall man snabbt behöver täcka ett kompetensbehov, organisera om, m m.

Även om tuffa mål vanligen kräver något utöver det vanliga så är det viktigt att se till att man över tiden får rimlig arbetsbelastning, så att man inte stannar i den höga arbetsbelastningen och att den blir till norm.

Gott förtroende mellan chefer och medarbetare och med företagsledningen.

Nästan i alla sådana här situationer behövs ny kompetens utöver den man redan använder sig av. Det kan tänkas att det finns dolda kompetenser och ambitioner i organisationen som man skulle vinna på att ta tillvara. Inventera de kompetenser man redan förfogar över och vad man behöver komplettera med. Inventera vilka av medarbetarna som är villiga att ta större ansvar och utveckla dem.

Effektivisera processer och rutiner. Vid behov automatisera processerna.

Att alla använder de hjälpmedel man förfogar över på ett optimalt. Som exempel: de flesta är inte medvetna om att det finns smarta arbetssätt som sparar tid i nyare IT-system, t ex kontorsprogram som Office och kanske verksamhetssystem. Man jobbar som man gjort i tidigare versioner. Onödigt.

En positiv inställning eller attityd till att man kommer att lösa de problem som uppstår.  D v s utveckla en fungerande företagskultur t ex en kultur med fokus på prestation på en långsiktigt hållbar nivå, snarare än "slavkultur" ("Låt gå"-kulturen och "myskulturen" innebär ingen förändringskraft).

Att chefen fått tillräckliga befogenheter och resurser eller möjlighet att snabbt skala upp med befogenheter/resurser som man finner är nödvändiga utifrån den för stunden rådande situationen.

Viktigt med stöd till chefer som fått tuffa mål. Behoven kan se mycket olika ut.

Man behöver också fortlöpande kunna följa upp och behöver därför etappmål för aktiviteterna då de följs upp.

Man behöver också följa upp hälsoläge och samtligas upplevelse av de arbetsförutsättningar som råder på arbetsplatserna. Att det senare görs på ett neutralt sätt på ett tillförlitligt sätt och att slutsatserna görs externt och inte inom organisationen.

Lyckas i jobbet nödvändigt för att motverka ny konkurrens

Jag är övertygad om att det outnyttjad produktivitetspotential i svenska företag och myndigheter.

En ökad konkurrens från omvärlden får företagen att besluta om nedskärning genom att man bestämmer ett belopp man ska spara. Konsekvenserna blir lägre kostnader genom att säga upp anställda och konsulter. Många företag flyttar verksamhet till lågkostnadsländer och man avvecklar eller avyttrar mindre
lönsamma verksamheter. Offentlig sektor och deras leverantörer skär ned och minskar servicegraden.

Min bedömning från tidigare konjunktursvackor fungerade metoden att sätta ett sparbelopp och sedan ta konsekvenserna genom reducera bemanning och att kvarvarande medarbetare och chefer får springa fortare - enkelt uttryckt.

Idag har man skurit på bemanningen så mycket att medarbetare och chefer inte kan springa fortare och att det då går ut över kvaliteten. Kunderna blir missnöjda och man tappar marknadsandelar.

Det är därför dags att hitta nya sätt att ta hand om konsekvenserna efter ett beslutet om nedskärning. Helst ska man redan i normalkonjunktur använda sig av dessa sätt för att agera mer offensivt - jo jag menar att begreppet offensivt kan utövas på olika sätt.

När man gör de nödvändiga nedskärningarna och när man vill höja effekten i verksamheten med befintliga personalresurser finns många vinster om man vågar lämna gamla invanda metoder och handlingsmönster.

Låt mig ta ett exempel och det handlar om att skapa bra arbetsförutsättningar för chefer och medarbetare. Lyckas man med att få medarbetare och chefer att anse att deras arbetsförutsättningar upplevs som bra jämfört med att de upplevs som dåliga, ganska dåliga eller t o m ganska bra har man vunnit mycket.

Jag rekommenderar alltså alla företag och den offentliga sektorn att på ett effektivt och tillförlitligt sätt och med det menar jag prioritera rätt för att snabbt förbättra de viktigaste arbetsförutsättningarna. Att varje grupp gör det utifrån sina förutsättningar. Det gäller att se över de förutsättningar som avser ledarskapet, arbetsgemenskap, stimulans i arbetet, möjligheter att påverka, arbetsbelastning.

Upplever chefer och medarbetare att ovanstående "mjuka" faktorer är bra eller mycket bra ökar prestationerna och detta utan att slita ut medarbetarna, kreativiteten ökar, arbetsplatsen blir dessutom mer attraktiv för de personer som ni vill rekrytera, o s v. En positiv cirkel har skapats alltså.

Det är viktigt att cheferna och deras grupper använder sig av tillförlitligt underlag för att förbättra sina arbetsförutsättningar och att man gör kontinuerliga uppföljningar på ett professionellt sätt. Jag menar neutralt och tillförlitligt. D v s mätning och analys görs på ett professionellt sätt med extern leverantör som använder sig av tillförlitliga metoder. De "mjuka" faktorer som jag nämnde ovan, måste mätas och sammanställas på ett systematiskt sätt för att kunna användas som beslutsunderlag.

För vad kan hända ifall man använder material som cheferna och grupperna är osäkra på eller som de drar fel slutsatser från?

Skulle du våga ta den risken? Jag menar risken att ge dina chefer och medarbetare ett felaktigt underlag som gör att de misslyckas i jobbet?