Vådan av att låta gruppen eller chefen analysera sitt resultat från medarbetarundersökningen

Jag möter många företag och myndigheter där chefer och medarbetare efter att man besvarat sin medarbetarenkät ska bestämma vad man behöver göra för att komma tillrätta med de problem man har.

Underlaget man fått från svarssammanställningen är diagram över hur frågornas svar fördelar sig och många gånger ett antal intressanta index. Diagrammen visar på medelvärden fråga för fråga. Vissa enkäter redovisar också samlade medelvärden för olika sektioner, som t ex trivsel, ledarskap, påverkan, arbetsmiljö och inte minst ett Nöjd Medarbetar Index (NMI).

Man får i vissa undersökningar spindeldiagram som visar på en helhetsbild över situationen
i den egna gruppen, jämfört med ideal situation och hur det ser ut i organisationen i stort.

Verksamhetsledningen förväntar sig nu att grupperna utifrån dessa underlag ska ta fram en handlingsplan och börja skrida till verket för att komma tillrätta med bristerna.

Med all respekt för chefens erfarenheter, medarbetarnas kunskap och goda vilja vill jag ändå påstå att chansen att man lyckas är liten. Med att lyckas menar jag att man verkligen utifrån syftet med medarbetarundersökningen bestämmer sig för att göra det som är viktigast först .

Det gäller att ha rätt information från en väl genomförd enkätundersökning och dessutom tillräcklig erfarenhet för att kunna göra rätt bedömning och fatta rätt beslut. Det gäller att förstå vad som är orsak och vad som är symptom i den presentation man fått.

Låt mig ta ett exempel: Stress och överbelastning kan bero på underbemanning, men också på dåligt ledarskap, konflikt, bristande kompetens, icke fungerande processer, m m. Det är väldigt ofta jag ser exempel på att man försöker ändra bemanningen omfördela arbetsuppgifter, vilket kan vara helt rätt men också helt fel. Ibland stöter jag på att man med någon positiv aktivitet försöker skapa samhörighet i gruppen så medarbetarna ska kanske för en stund glömma och därmed bättre tåla bristerna i arbetsförutsättningarna istället för att gå djupare och försöka komma tillrätta med orsaken.

Ofta kan det vara lika fruktbart att låta chefer och medarbetare på egen hand göra analysen av sin genomförda medarbetarundersökning som att till person som fått en sjukdomsdiagnos säga "Se till att bli frisk".

Medarbetarenkät på rätt sätt

Jag fortsätter här med det jag började med förra veckan:


En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Nedanstående områden är viktigare för prestationerna än andra och därför ska medarbetarenkäten innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

• Kunna påverka i sitt arbete
• Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
• Bra gemenskap på arbetsplatserna
• Bra ledarskap/relation med chefen
• Balanserad arbetsbelastning
• Trygg och säker arbetsplats

Vidare måste det finnas kontroller i själva frågeformuläret som gör att sådana svar som är ologiska inte tas med i underlaget. Det finns ju personer som har läs- och skrivsvårigheter (8% av befolkningen) som därmed har problem att besvara en enkätundersökning. Tyvärr, men finns det många personer med denna egenskap, på en avdelning är intervjuer bättre.

Snabb återföring av fullständigt resultat till cheferna är ett absolut krav. Max 10 dagar efter avslutad enkät. Ju senare, desto mindre legitimitet har redovisningen av resultatet - speciellt om det pekar på obehagliga sanningar.

Att analysen görs av specialister som följer en strikt rutin. Man ska göra analysen utifrån vad som är möjligt att uppnå för arbetsplatser med liknande sysselsättning, ta hänsyn till om medelvärdena i frågorna är grundade på normalfördelning eller inte, minsta svarsfrekvens, m m. Våra erfarenheter visar på att det är viktigt att inte cheferna och medarbetarna gör analysen, eftersom vi funnit att de ofta fokuserar på de enskilda frågorna och kan inte avgöra vilka svar som är orsak och vilka som är symptom. En obunden och kunnig analytiker är definitivt att föredra.

Cheferna bör också ha tillgång till stöd för att kunna diskutera sitt resultat och vad man behöver göra.

Genom att chefen får en färdig analys med rekommendationer på prioriteringar, kan man direkt efter kartläggningen sätta igång efter de prioriteringar som rapporten från kartläggningen redovisar.

En medarbetarenkät måste innebära att resultatet kan betraktas som tillförlitligt så att förbättringsarbetet kan bedrivas med klara målsättningar.

Vad är det för mening med att genomföra enkätundersökningar som ger låga effekter ute i organisationen?