Lyckas i jobbet genom anpassade åtgärder

Har du tänkt på hur tokigt det skulle vara om du har brutit benet under skidåkningen och försöker bota din smärta genom att ta en av svärmors nitroglycerintabletter?

Är det inte detta som man försöker göra i många företag när man satsar på generella insatser för att höja några faktorer i verksamheten? En generell insats för att t ex höja medarbetarnas prestationer passar ju inte överallt. T ex om ni väljer att motivationsprogram och kör ut detta till alla. Många kommer att rycka på axlarna och inte förstå alls vad som händer och varför man ska ha detta.

Det är stor risk att det är bortslösade resurser med ett sådant generellt program.

Alternativet är att ta reda på hur det ser ut på de olika enheterna. Jag menar hos första linjens chefer. Gör detta på ett tillförlitligt sätt. D v s använd vetenskapliga metoder. Gissa inte och försök inte låtsas att ni gör rätt. Det straffar sig alltid om man drar felaktiga slutsatser och agerar utefter dessa.

Se därför till att använda en tillförlitlig medarbetarundersökning och som ger analys och åtgärdslistor som är framtagna av experter. En tillförlitlig medarbetarundersökning är en sådan som man på ett strikt sätt kontrollerat att den mäter det den är framtagen för. Vidare att man har exkluderat de svar som inte är tillförlitliga. Det finns alltid av olika orsaker sådana i en undersökning.

Att ge varje chef en lista över de områden som de ska prioritera för att komma tillrätta med bristerna i sin enhet, ger snabbt genomslag i verksamheten. Medarbetare och chefer känner att de lyckas i jobbet.

Företagsledningen får efter medarbetarundersökningen en översikt över läget på de olika enheterna och kan anpassa stödet för att åtgärda de viktigaste problemen. Ifall resurserna tryter så kan man välja att inte åtgärda problemen på vissa enheter eller att avstå från vissa mindre viktiga problem.

Medarbetarna blir mer positiva till att företagsledningen tar reda på vilka problem som finns på alla enheter och sedan ger anpassat stöd till varje enhet jämfört med ett generellt program för alla enheter. Nog har du  stött på medarbetare som säger "Jaha, inte nu igen, detta gjorde vi förra året också ..." . Denna attityd slipper du ifall ni ger resurser för anpassade insatser till varje enhet och att cheferna valt rätt åtgärder.

Medicinen anpassas till åkomman och ni försöker inte göra tvärtom.

Resultatet kommer att bli mycket tydligt!

Kurs medarbetarundersökningar för dig som fått uppdraget

Har du tänkt på vad ett affärssystem används till? Varför använder man sig av affärssystem? Förmodligen för att hålla koll på all ekonomi, massor med data om kostnader, produktionskostnader, investeringar, likviditetsflöden, avskrivningar m m. Massor med data samlas och sedan använder man sig av dessa data för olika slags prognoser, simuleringar och beslutsunderlag för att styra och leda verksamheten.

Förmodligen anser man att data i affärssystemen är tillförlitliga och användbara för att styra och leda verksamheten. Man investerar i nya marknader avvecklar marknader och omorganiserar utifrån de data man får från bl a affärssystemen. OK, jag är väldigt schematisk. Men min artikel ska bli kort.

Hur är det med data om hur medarbetare och chefer uppfattar sina arbetsförutsättningar. D v s data som relateras till kanske den dyrbaraste resursen i verksamheten. Finns det någon siffra på potentialen i era medarbetarresurser och hur mycket ni använder er av denna viktiga potential? Finns det detaljerade och tillförlitliga uppgifter om läget på de olika enheterna och ert beslutsunderlag som visar hur man ska prioritera för att skapa varaktigt höga prestationer på enheterna?

Om du tar er senaste medarbetarundersökning med till ett ledningsmöte och talar om att du vill att rapporterna från denna ska användas som en del i ert beslutsunderlag för en omorganisation eller en större förändring i strategin för hur ni ska bemanna olika verksamheter. Vad kommer du att få för svar?

Om du är det minsta tveksam till ditt förslag kommer att accepteras, rekommenderar jag dig att genomföra nästa medarbetarundersökning på ett tillförlitligt sätt. Du borde se till att ha så säkra data och så förädlade resultat att du kan lägga till en kolumn till de siffror som affärssystemet genererat där det står uppgifter om prestationsindex för enheterna och era målsättningar när det gäller att nyttja era medarbetares potential.

Lyckas du få in dessa uppgifter i beslutsunderlaget kommer det förmodligen att bli lättare för dig att få gehör för investeringar i t ex kompetensutveckling, ledarutveckling, m m. Er översyn av organisation och personella resurser får kanske en annan inriktning, därför att ni har jämförelsevis samma kvalitetsnivå på data från din medarbetarundersökning som från övriga delar i affärssystemet. Om du kan visa på siffror som visar på potentialen i olika enheter och du visar på förslag på åtgärder för att öka prestationerna blir det lätt att se vad detta innebär för produktionen och utvecklngskostnaderna för personalsatsningen för att nå den nya produktionsnivån. Det gäller att få företagsledningen att våga fatta beslut som också grundas på vad din medarbetarenkät har givit. Besluten ser kanske annorlunda än annars.

Så, om ni inte tar er medarbetarenkät på fullt allvar och använder den som underlag för att leda er verksamhet föreslår jag att du ser till att använda dig av vetenskapliga metoder för att få tillförlitliga data och att analys och sammanställningar görs enligt strikta kvalitetsregler. Ni bör ha en process som innefattar förberedelser, genomförande, återkoppling, uppföljning och uppföljning av insatser och nya uppföljningar.

Ska mitt inlägg anses vara en kurs?  Det är nog snarare en introduktion till en kurs. Jag är medveten om att många jobbar mycket seriöst och kan därmed använda sina data från medarbetarundersökningen i sina affärsbeslut. Men för dig som inte gör det hoppas jag att du håller med om att det ligger litet i det jag påstår.

Medarbetarundersökning - test av dig som ska genomföra en

Vad är viktigast för dig när du ska välja en medarbetarundersökning?

1. Att frågorna är de som innehåller de faktorer som ni beslutat är de viktigaste
2. Att frågorna kan jämföras med den förra enkäten ni gjorde tidigare
3. Rapporternas presentation i tydliga och pedagogiska bilder och diagram så att man i grupperna kan diskutera hur man ska arbeta för att förbättra arbetsmiljön och skapa trivsel
4. Att varje chef får en egen lista på områden att prioritera i förbättringsarbetet för att skapa varaktiga prestationer i sin enhet. Listan är gjord utifrån säkra mätmetoder och analys gjord av specialister.
5. Snabb återrapportering - inom en vecka efter att undersökningen avslutats
6. Att chefen kan diskutera rekommendationerna med den som utförde analysen

Kanske lätt att svara på?
Kanske svårt att svara entydigt på?
Men om du får välja tre alternativ - vilka väljer du då?

Om du utgår från vad du tror är viktigast för chefen när rapporten anländer?

Kan det vara att cheferna anser att underlaget är aktuellt och tillförlitligt? Att cheferna kan känna sig trygga med underlaget och kan ha hunnit förbereda med en diskussion med den som gjorde analysen innan de träffar sin grupper?

Förändrar detta dina val över de viktigaste alternativen vid val av medarbetarundersökning?

Om du tittar bakåt i tiden - har ni nått era mål i förbättringsarbetet efter de tidigare medarbetarundersökningarna?
Är du nöjd med resultatet?
Önskar du att ni hade kunnat ändra snabbare på brister och kunnat bli mer effektiva?
Hur har era chefer det? Finns det stor risk att ni förlorar ett antal duktiga under det kommande året?
Finns det stor risk att ni tappar ett antal viktiga medarbetare för att de inte får lyckas fullt ut?

Vad händer ifall du använder dig av samma medarbetarundersökning som förra året?

Om det i år ser likadant ut då som förra året - vad ska ni göra då?
Jobba hårdare och mer målmedvetet, skapa processer, följa upp bättre och därmed driva förbättringsarbetet från ledningsgruppen?
Ärligt sagt - har ni inte gjort detta tidigare?
Skulle man kunna säga att talesättet:  Gör du som du alltid har gjort - så får du samma resultat som förr?

Är det inte dags att överväga att göra årets medarbetarundersökning på ett helt nytt sätt?

Lyckas i jobbet - skapa flyt

Jag läser en artikel som med okänt budskap som jag fått för en tid sedan som handlar om att ha flyt och forskning kring detta. Forskaren är Mihály Csíkszentmihályi. Sök på Google på detta namn, så finner du mycket mer intressant. Han finns även på Ted.com.

Ett citat jag hittar som definition på nätet: Flow is a state of peak enjoyment, energetic focus, and creative concentration experienced by people engaged in adult play, which has become the basis of a highly creative approach to living.

Det finns mycket skrivet och på video om detta på nätet, så jag ävgränsar mig till själva artikeln som säger att man i arbetslivet ska ha vissa förutsättningar på plats för att känna flyt i det man upplever och gör.

Det gäller att skapa en miljö där människor inte är rädda, där människor känner tillit. Klara mål för verksamheten är ockå viktig, liksom återkoppling på arbetet. För mycket och för litet att göra kan inverka negativt på arbetsglädjen och därmed på flytmöjligheten.

De som är för oroliga av sig, alltför självmedvetna eller tävlingsinriktade kan ha svårt att känna flyt även om de har ideala flytförhållanden.

Hur känns det att befinna sig i flytet? I en sådan situation är målet tydligt och den verkliga njutningen ligger i de steg man tar för att uppnå målet. Inte att man faktiskt når målet. Känner du igen detta från när du gick i skolan eller tävlade? Att när du klarat ditt skrivningsmål så kändes det som ett antiklimax eller när du tävlade och vann eller nådde ditt mål, så kändes det tomt? Det var när du kände att du kom framåt i studierna och träningen som gav kicken. Du har säkert egna upplevelser där du känt flyt, där tid och rum upphört och allt bara fungerar. Du känner dig nästan förvånad efteråt över vad du uträttat. Du längtar kanske efter nästa tillfälle att skapa din flytsituation?

För att hitta stunder av flyt ska du söka efter situationer du känner passion för. Dagarna innehåller för oss allra flesta en massa måsten som vi inte känner entusiasm för. Försök då att hitta sätt att utföra dessa aktiviteter. Om du måste diska, kan du försöka hitta på en tävling eller lek som gör att du fokuserar på att göra diskningen på ett speciellt sätt och kanske mer och mer effektivt i varje moment.

Vad blir konsekvensen av när människor känner flyt? De trivs. De älskar situtaionen. De blir förvånade och kanske imponerade över vad de uträttat. Om människor känner flytet när de är på arbetet, får de mycket uträttat, det blir oerhört rätt det de utför,  de känner kontroll över situationen, de känner entusiasm och de upptäcker ofta att de överträffat vad de tidigare trodde var möjligt för dem att utföra.

Visioner, målmedvetenhet och orädda människor.

Jag fick idag en kick av att på nätet se en intervju av Christian von Koenigsegg, svensken i Skåne som tillverkar världens snabbaste standardbild, d v s en sportbil som kan köras på vanliga vägar och av vanliga förare.

Han bestämde sig 1996 att bygga en sådan bil och två år senare kunde han köra sin härliga prototyp på en vanlig väg. En helt osannolik historia. Hur är detta möjligt att på så kort tid bygga en helt ny bil. Och då en extrem bil!

Eller vad tänker du?

Men han och hans team gjorde det! Utmaningen var att från ingenting mer än en vision, skapa världens snabbaste standardbil och som inte skulle innehålla några kompromisser utan den skulle ha bäst bränsleeffektivitet, ha den starkaste motorn, vara snabbast i världen, ha bästa ergonomin för föraren, uppfylla miljökraven, o s v. Många är faktorer som motarbetar varandra och dom har trots detta lyckats hålla sina målsättningar och inte behövt skapa kompromisser. Bara detta är en fantastisk prestation!

Christians krav var antagligen oerhördt tuffa för teamet. Jag läste t ex i en bok hur han konstruerade så att kraven på avgasreningen kunde uppfyllas trots att han hade en motor som per sekund sprutade ut oerhörda volymer avgaser. Att hitta på ett sätt att i en liten burk rena dessa enorma volymer i samma takt som de produceras var en stor utmaning. Ingen i världen hade fixat det förut! (Hur skulle förresten en slimmad och världens snabbaste  standardbil se ut med en stor avgastunna på bagageluckan?) Han kom på en smart lösning som fick plats i vad som fanns kvar i motorrummet efter att motorn var monterad..

Hur kunde dom skapa en extrem bil och samtidigt lösa alla tekniska problem på så kort tid. Jämför med vilken tid som tratidtionella bilutvecklare behöver och de horder av konstruktörer de har för att ta fram en ny modell?

OK, ett duktigt team där alla förmodligen har inflytande och där alla brinner för saken. Jag kan tänka mig att det är rak kommunikation som gäller. Inga dolda agendor. Feedbacken är osminkad och rak. Man känner varandra och vet hur man fungerar som individer och i teamet. Det är förmodlgen ett lagarbete - precis som i lagsporten.  Alla förstår problemen som ska lösas. Alla bidrar säkert och man känner sig trygga i sina roller. Alla känner sitt ansvar och man litar på varandra - att var och en gör det man ska.

Ett dream team.

Händer det att du drömmer om att skapa ett dream team av din grupp, eller att vara med i ett dream team? Eller om du är "en högre chef", skapa ett företag bestående av många dreamteams? Har du någon tanke på hur du ska göra detta. Du kan ju inte bara byta ut dina medarbetare ifall du inte tror på dem. I alla fall inte om
det rör sig om många personer.

Prova metodiskt arbete - där du tar reda på hur dina medarbetare och underställda chefer uppfattar att deras förutsättningar är. Kolla bara sådana områden som har direkt påverkan på deras prestationer.

Glöm trivseln, den kommer automatiskt om ni gör rätt prioriteringar. Det är höga och hållbara prestationer som räknas, eller hur?

Precis som hos Koenigsegg! Allt presterar hos honom: ideerna, han själv, personalen och bilarna!

Din verksamhet ska leverera prestationer internt och gentemot era kunder och brukare. Du kan faktiskt skapa ditt eget dream team (om du inte redan har det) genom att göra rätt. Det går, bara du tror på det och att du gör de steg som behövs.

Vet du inte hur du ska prioritera finns det hjälp att tillgå.

Kanske väcker mina rader några idéer hos dig om Vad visioner, målmedvetet och orädda människor kan skapa?

Byta från medarbetarundersökning, NMI till en prestationsanalys

Här ett samtal mellan mig och personalchefen hos en av mina kunder som vill vara anonym.

Jag: jag är intresserad av att höra om vad ni uppnått med att byta till vår medarbetarundersökning. Hur gjorde ni era medarbetarundersökningar tidigare?

Kunden: vi använde oss av en av de största leverantörerna av en s k Nöjd MedarbetarIndex NMI-undersökning. Vi hade använt oss av denna i många år och kunde på så sätt jämföra våra värden mellan olika undersökningar.

Jag: vad fick er att byta till oss 2010?

Kunden: Din argumentering och enträgna införsäljning förståss ;=). Men ärligt sagt så övertygade du oss om styrkan i ert vetenskapliga arbetssätt som innebär att vi kan lita på era mätvärden och era rekommendationer. Detta är den absolut bästa enkätundersökning jag någonsin sett.

Jag: Kan du säga något om diskussionerna som föregick ert beslut om att använda vår prestationsanalys?
Vi hade långa diskussioner om att överge möjligheten att jämföra mot tidigare mätningar i NMI, trots att vi kände oss trygga med den kontinuitet som dessa gav. Vi insåg att vi med er kartläggning skulle kunna få tydligare indikationer på vad vi konkret skulle göra för att öka prestationerna ute på enheterna. Vi offrade således NMI för vi blev övertygade om att vi skulle få något som skulle ge oss bättre förutsättningar att  bli effektivare.

Jag: Vad hade ni för nytta av undersökningen?

Kunden: Vi fick reda på att vi hade en effektiviseringspotential på 15% totalt sett. Detta innebar att vi hade mycket stor potential på vissa enheter. Detta motiverade oss att arbeta utifrån de rekommendationer som ni gav oss.

Jag: Hur gick det sedan?

Kunden: Jo, vi fick i dagarna resultatet när vi utvärderade vår verksamhet i årsberättelsen, att vi blivit drygt 15% effektivare under 2011 när vi tittar på våra "normala" nyckeltal. Nu inte sagt att detta beror enbart på att vi använt oss av rekommendationerna från er prestationsanalys/medarbetarenkät, för det finns många faktorer som påverkar. Men vi är övertygade om att det arbete vi satte igång utifrån er mätning har bidragit.

Jag: Kommer ni att göra en ny kartläggning i år?

Kunden: Jo, men vår högste chef var väldigt negativ av skälet att han inte tror på medarbetarundersökningar. Men facken drev frågan väldigt hårt, så vi genomför en kartläggning nu i vår. Jag å min sida ser med stor förväntan emot resultatet för att se hur vårt prestationsindex och övriga index förändrats utifrån det målmedvetna arbete som många av våra enheter genomfört för att bli effektivare. Visar vi höjda värden i era index och att dessa därmed korrelerar med våra övriga nyckeltal, blir nog vår högste chef övertygad.Jag är övertygad redan nu, för jag ser hur enheterna fungerar idag jämfört med förut.

Jag: Tack så mycket för att du ville svara på mina frågor! Ha en fortsatt bra dag! 

Talent management - att skapa lyckade chefer

Jag läste någonstans att det  viktigaste under 2012 för HR-avdelningarna är Talent Management.

I Wikipedia är definitionen: Talent management refers to the skills of attracting highly skilled workers, of integrating new workers, and developing and retaining current workers to meet current and future business objectives.

Jag kan tänka mig att definitionen eller målen kan se olika ut för olika verksamheter, men om jag generaliserar så gäller det att ha duktiga chefer och medarbetare som får verksamheten att vara mycket framgångsrik i framtiden.

M h t att arbetslivets målhorisont tenderar att bli allt kortare. Då gäller det att resultatet från Talent Management kan kvantifieras på något sätt så man kan ta med det i verksamhetsberättelsen eller balansräkningen som en tillgång.

Det blir ju litet som om du skulle investera i en skog med unga träd. Du kommer inte att få fälla träden under din livstid, men vill du sälja skogen när du vill dra dig tillbaka, så kan köparen gå ut och kolla höjden på träden och om de har växt sen du köpte skogen och de ser friska ut, så får du litet mer betalt för den skog du en gång köpte. Du har blivit litet rikare.

Det gäller att skapa förutsättningar för att få chefer och medarbetare att vilja jobba hos er. Talangfulla människor brukar ofta veta om att dom är det och dom vet sitt värde. Dom väljer därför den arbetsgivare som de tror ger som störst förutsättningar att lyckas. I dagens samhälle är horisonten som sagt allt närmare inpå en, så även för dessa talangfulla människor. De vill kontinuerligt se resultaten från sitt arbete. De vill få individuellt anpassad ledning och stöd för att utvecklas i sina roller. Detta ställer höga krav på talangfullas medarbetares och chefers chefer och deras arbetsförutsättningar.

Ni jobbar säkert med detta i din verksamhet. Frågan är dock hur effektiva ni är i detta arbete? Det gäller att hålla detta arbete på en rimlig nivå m h t alla andra arbetsuppgifter som finns på en HR-avdelning eller som håller VD sysselsatt. Men som sagt, tiden går och det är så lätt att tappa ett år.

Jag har ett förslag -  och mitt primära syfte är att hjälpa dig och din verksamhet: ta reda på hur dina chefer och viktiga medarbetare uppfattar sina arbetsförutsättningar. Gör detta på ett vetenskapligt sätt. Använd dig av en metod som du tror på och som ger dig snabba och tillförlitliga besked. När du fått dessa tillförlitliga siffror tillsamans med en tillförlitlig analys, kan du bestämma hur du vill gå vidare. D v s vilken prioritet som olika aktiviteter för din Talent Management ska ha under 2012 för att öka på din verksamhets värde. Du bör ha detta på ditt bord tidigt under året. Ju tidigare desto mindre risk att du tappar ett år.