Idrottsgalan i Globen: lagledaren ger förutsättningarna att prestera

Jag kollade på Idrottsgalan på TV och där en av de intervjuade ledarna poängterade att det viktgaste  som lagledare är att ge lagmedlemmarna förutsättningar att kunna prestera.

Man poängterade att det inte räcker inte med att ge kollektiva förutsättningar utan man måste ge varje individ de förutsättningar som han eller hon behöver och sedan följa dem med feedback och uppmuntran.

Min reflektion är att detta gäller även i företag och myndigheter och annan offentlig sektor. Chefen är lagledaren som ansvarar för förutsättningarna. Chefens chef ansvarar för att de underställda cheferna har de förutsättningar som de behöver. Det är viktigt att varje medarbetare resp chef får de förutsättningar som han eller hon behöver. Detta innebär rimligen att platta organisationer där cheferna har många medarbetare får svårt att kunna tillgodose behovet av stöd till de många individerna i gruppen.

(Det finns arbetsplatser där man klarar att ha mycket platt organisation - men där har man fördelat ansvar och jobbar på ett annorlunda sätt och man når högt ställda krav på prestation.Det är inte dessa platser jag skriver om.)

Frågan är vad det kostar att ha en platt organisation där man inte skaffat bra arbetsförutsättningar för medarbetarna jämfört med några extra chefer som verkligen leder sina team. Medarbetarna och cheferna vill verkligen lyckas i jobbet, d v s prestera. För att kunna göra detta behöver de bra förutsättningar ...

Syfte med jobbet som chef och ledare

Jag har under ledigheten kollat litet på olika ställen för att få idéer till min blogg.

Här en rolig höjdare: How to Know Your Life Purpose in 5 Minutes: Adam Leipzig at TEDxMalibu på Youtube.

Det finns fem saker som gör att människor anser sig vara lyckliga i sitt liv. (Det är inte så många som anser sig vara helt lyckliga enligt honom). De som är lyckliga i sina liv är  de som vet syftet med sina liv. D v s de vet sina livs mening.

Om man inte vet vad som är livets mening enligt Adam Leipzig kommer här en liten hjälp - som är den övning han utförde på sitt auditorium:

1. Man ska veta vem man är (d v s vad man heter)
2. Det absolut viktigaste som man gillar att göra
3. Vem eller vilka man gör det för
4. Vad denna/dessa personer behöver eller önskar sig
5. Vad ens insatser innebär för förändringar för dessa personer

Om jag omformar hans korta övning på TEDxMalibu till en liten övning för dig som läser denna artikel. Om jag begränsar den till att omfatta dig i rollen som chef för en grupp eller som chef för ett antal chefer. Hur skulle du uttrycka dig då?
 En liten hjälp på traven:

1. Du (ditt namn) som chef/ledare på din arbetsplats 
2.  - har som viktigaste uppgift att: skapa förutsättningar för  (du måste gilla att jobba med detta!) ...
3. ... dina medarbetare/underställda chefer
4. Dina medarbetare eller underställda chefer behöver eller önskar sig: att ha förutsättningar för att få göra ett bra jobb, d v s vara framgångsrika i sina jobb 
5. Vilket får dem att växa och känna att de gör ett bra jobb d v s presterar allt bättre i jobbet och därmed får detta vår verksamhet att bli framgångsrik

Kan det vara så enkelt att det räcker med att kunna formulera några meningar för att känna att livet som chef och ledare har en mening?  

Jag anser att konsekvensen av den lilla övning blir att du behöver se till att du själv har förutsättningarna - d v s att du har en chef som ger dig dina nödvändiga förutsättningar,

att ni har ett rimligt regelverk, företagets värderingar stämmer med dina, etc, för att nämna några.

 Dina förutsättningar ju påverkar din arbetsbelastning som i sin tur påverkar hur väl du kan utföra ditt arbete. Har du rätt utbildning och stöd, kan du påverka, har du bra relation med din chef,

tror du på verksamhetens ledning, o s v, så ökar ju ditt välbefinnande och därmed rimligen dina medarbetares - förutsatt att du verkligen gillar det du jobbar med.

 

Jag begränsade mitt resonemang till arbetet - jag tror att presentatören på TEDx Malibu hade nog livssyftet som utgångspunkt.  Jag tog mig friheten i denna artikel att växla perspektiv för att se om resonemanget går att använda i mer begränsade syften? Vart och ett av olika livssyften kan ju sammantaget ge en oerhörd känsla av att verkligen känna till sitt livs mening. Om du lyckas med att formulera och förverkliga ditt livs syfte eller olika delsyften så kommer du i din tur att bli en riktig turgubbe eller turgumma för de som valt dig till sin chef.

Lycka till och jag önskar dig en god fortsättning på det nya Året!

Skapa bra förutsättningar att prestera i tomteverkstaden är nödvändigt för initiativkraft och kreativitet

Hur gör man som Tomtefar i verkstaden för att hinna få klart allt innan julaftons lunch så man hinner äta gröt och ha lastat och surrat innan avfärd?

De sista önskelistorna kommer på kvällen dagen före dopparedagen - och de kommer allt senare för varje år.

Detta ställer höga krav på flexibilitet, initiativkraft och litet jäklar anamma hos tomtarna i verkstan och i administrationen. Vi har alltid hunnit att leverera i tid, men det har blivit jobbigt för tomtarna och jag ser att det sliter på dem. Övertid, konflikter och för verkmästaren och övriga chefer blev det allt jobbigare. De suckade tungt när de kom till mig för våra möten.

Vi har alltid gjort NTI-undersökningar (Nöjt Tomte Index) och indexet ökade med tiden men vi låg ändå inte rätt till. Vi lyckades vända några av delindexen och hantera frågorna med de lägsta värdena, men det blev i vissa fall sämre än tidigare. Vi skickade tomteverkmästaren på ledarskapskurs och det blev litet bättre ett tag, men sen var vi tillbaka på ruta ett igen.

Så fick vi kontakt med firman som erbjöd en s k Prestationsanalys. En kartläggning där jag, Tomtemor och övriga chefer  fick reda på vad som var viktigast för att skapa höga prestationer i verkstan och administrationen på julklappskontoret.

Alla utom jag fick svara på en enkät. De sa att den var utvecklad enligt vetenskapliga metoder. (Vet inte om jag blev så imponerad över detta). Men jag insåg att vi måste göra på nytt sätt för att få nytt och helst bättre resultat. Jo, Tomtemor fick svara på enkäten också, trots visst knot. Hon vill så gärna chefa över mig. Men denna gång blev hon nog mest nyfiken och svarade, så det gick bra.

Så, döm om min förvåning när vi fick resultatet. För det första hade vi gjort kartläggningen på en vecka och efter ytterligare en vecka fick vi resultatet. Jag, Tomtemor och Verkmästartomten fick var sina genomgångar av konsulten. Vilket engagemang från firman! Riktiga tomtetag!
Vi fick reda på våra enheters potential och var vi befann oss i förhållande till denna. Sen fick vi också reda på det allra bästa - d v s hur vi borde prioritera för att klättra upp mot vår prestationspotential. Gissa om jag blev eld och lågor.

Verkstaden hade en konflikt och var något överbemannad. Tomtemor som basar för administration och ekonomi behövde bli tydligare i sitt ledarskap (jo, gumman kan ryta ifrån och ibland ryter
hon alltför ofta och fel, så då händer ingenting). Hon ska alltså försöka tänka först och sen lugnt ge sina medarbetare den ledning och feedback som de behöver. Hon fick några tips om
hur hon skulle göra utav konsulten.

Jag som Tomtefar fick en jämförelse mellan hur vårt prestationsindex för vårt tomteföretag ligger till jämfört med övriga i landet. Vi ligger på nivån strax under medel för Tomteföretag d v s litet under nivån ganska bra.
Om vi gör rätt när vi utvecklar våra arbetsplatser kommer vi att öka vår effektivitet med kanske så mycket som 30%. Vi kommer då att ligga på nivån bra arbetsförutsättningar. Det blir brist på tomtar nästa år så då gäller det att vara en attraktiv arbetsplats för rekryteringens skull.

När vi når detta Prestationsindex (4) ska vi fira - jag ska bjuda alla tomtarna  på en SPA-upplevelse med show. Vi kommer att vara som ett helt annat tomteföretag, ett företag i elit-tomte-serien och det ska vi fira! 
Hohoho!

Rädslan styr oss om vi inte blir medvetna om den

Det är många som i dagarna läser mitt inlägg om hur rädslan styr det mesta. Inlägget från i juni 2012.

Jag har nu fått litet distans till det jag skrev då. Ett par saker jag skulle vilja kommentera till listan över vad man ska tänka på för att hantera sin rädsla:

1.Tänk själv i alla situationer - d v s ha inga förutfattade meningar utan se vad som händer och tänk själv. Iaktta även dina känslor och försök att se vad de signalerar och orsaken till dina känslor.
2.Bestäm dig för vad du vill ha och vad du är beredd att satsa eller offra för att nå det du allra helst önskar. Det kan gälla pengar, en utbildning, en relation, ja vad som helst. Du kan inte få något för ingenting. Inte ens lotterivinster brukar vara beständiga - utan har du inte gjort en riktig satsning så är du kvar i din situation.
3.Analysera tillfälliga nederlag på din väg mot dina mål, dra slutsatser och hitta fördelar i dina nederlag.
4.Planera din tid så att den är fylld av aktiviteter för att nå ditt viktigaste mål - (även vila är en bra aktivitet - om du tänker rätt..)
5.Fyll din hjärna full av positiva tankar. Fantisera gärna om hur det känns att vara i ditt mål. Kom ihåg att lämnar du tomma utrymmen i hjärnan fyller Djävulen på med negativa och rädslo-tankar.

Den första och den sista punkten tror jag är de två viktigaste sakerna att tänka på ifall du vill behärska din rädsla. Att inte låta känslorna ta över utan försöka ta kommandot över dem.
Min uppfattning är att livet blir mycket rikare om man håller koll på sin rädsla. Man ska acceptera att man känner rädslan, men inte låta den ta kommandot och styra ens liv. Se rädslan som ett litet barn, som du kan tala till. "Ja, jag känner dig Min Rädsla, du finns där, men nu är det så att jag har bestämt mig för att göra så här, så du får vänta tills jag är klar". Rädslan kommer då att
få en underordnad roll i ditt sinne och du får lättare att göra det som du bestämt dig för.

Låter detta flummigt? Jag har testat och nog fungerar det för mig. Det finns ju massor med artiklar på nätet om rädsla och att hantera den - jag har hittat min metod. Men läs gärna min artikel från juni 2012.

Hur hanterar du din rädsla?

Bristande arbetsförutsättningar i jobbet är ungefär som att hålla personalen borta från arbetet

Jag hade ett intressant möte med en ung kvinnlig företagare som hjälper företag att få lönsamhet i sina satsningar på hälsa och friskvård. Hon ser att man hanterar dessa satsningar på ett slentrianmässigt sätt. Man har kanske satt mål men man inser inte vilken utväxling man kan få om man gör rätt i sina satsningar.

Vi hade en intressant diskussion där hon visade på hur hon vill hjälpa sina kunder och jag visade på vår Prestationsanalys och vad den innebär för prestationerna i verksamheterna.

Jag visade på hur vi visar enhetens eller företagets s k prestationsindex - d v s om de upplevda förutsättningarna att prestera är dåliga eller bra. Jag visade hur vi presenterar var man befinner sig på en skala och hur man ligger till jämfört med de bästa arbetsplatserna/företagen med liknande sysselsättning eller bransch. Jag visade på kurvan som visar vad som händer  i nyckeltalen ( t ex försäljning, sjukfrånvaro, kvalitet, m m) om man höjer sig från t ex ganska dåliga arbetsförutsättningar till nästan goda arbetsförutsättningar. 

Då säger hon: "Jaa - så tokigt det är - att acceptera bristande arbetsförutsättningar på en arbetsplats är ju lika tokigt som att låsa in personalen två timmar om dagen på toaletten!"

Vådan av att låta gruppen eller chefen analysera sitt resultat från medarbetarundersökningen

Jag möter många företag och myndigheter där chefer och medarbetare efter att man besvarat sin medarbetarenkät ska bestämma vad man behöver göra för att komma tillrätta med de problem man har.

Underlaget man fått från svarssammanställningen är diagram över hur frågornas svar fördelar sig och många gånger ett antal intressanta index. Diagrammen visar på medelvärden fråga för fråga. Vissa enkäter redovisar också samlade medelvärden för olika sektioner, som t ex trivsel, ledarskap, påverkan, arbetsmiljö och inte minst ett Nöjd Medarbetar Index (NMI).

Man får i vissa undersökningar spindeldiagram som visar på en helhetsbild över situationen
i den egna gruppen, jämfört med ideal situation och hur det ser ut i organisationen i stort.

Verksamhetsledningen förväntar sig nu att grupperna utifrån dessa underlag ska ta fram en handlingsplan och börja skrida till verket för att komma tillrätta med bristerna.

Med all respekt för chefens erfarenheter, medarbetarnas kunskap och goda vilja vill jag ändå påstå att chansen att man lyckas är liten. Med att lyckas menar jag att man verkligen utifrån syftet med medarbetarundersökningen bestämmer sig för att göra det som är viktigast först .

Det gäller att ha rätt information från en väl genomförd enkätundersökning och dessutom tillräcklig erfarenhet för att kunna göra rätt bedömning och fatta rätt beslut. Det gäller att förstå vad som är orsak och vad som är symptom i den presentation man fått.

Låt mig ta ett exempel: Stress och överbelastning kan bero på underbemanning, men också på dåligt ledarskap, konflikt, bristande kompetens, icke fungerande processer, m m. Det är väldigt ofta jag ser exempel på att man försöker ändra bemanningen omfördela arbetsuppgifter, vilket kan vara helt rätt men också helt fel. Ibland stöter jag på att man med någon positiv aktivitet försöker skapa samhörighet i gruppen så medarbetarna ska kanske för en stund glömma och därmed bättre tåla bristerna i arbetsförutsättningarna istället för att gå djupare och försöka komma tillrätta med orsaken.

Ofta kan det vara lika fruktbart att låta chefer och medarbetare på egen hand göra analysen av sin genomförda medarbetarundersökning som att till person som fått en sjukdomsdiagnos säga "Se till att bli frisk".

Att ta hjälp som chef när du ska förändra i din verksamhet

Jag läser Dagens Industri (DI) på nätet just nu ... om han som grundade betaltjänsten Klarna.
Som 23-årig student på Handels blev hans affärsidé enhälligt sågad av höga honoratiores, men han drev på.

Nu några år senare med nästan två miljarder i omsättning i år och en rejäl vinst så har han behövt utveckla sig som person och ledare för att hantera det ökade ansvaret.

Han har tagit hjälp av bl a mentorer. Han var enligt artikeln i DI medveten om att han som person har stor påverkan på företaget.

Min reflektion är att han visat prov på en stor insikt i att leda en verksamhet i förändring ställer nya krav på en själv som ledare.

I företag och enheter där vi  har gjort en prestationsanalys och där vi rekommenderat chefen att satsa på att utveckla sin tydlighet som ledare och chef, skapa ett gott hos sina medarbetare och kanske utveckla sin förmåga att ge tydlig och relevant feedback ser vi ibland att man inte når så långt som vi skulle önska.

När man varit chef en längre tid för en enhet och där de förhållanden som råder blivit vardag och man plötsligt ska ändra på detta, kan man stöta på stort motstånd. Både från omgivningen och hos sig själv. Samma sak om man gått en ledarutvecklingskurs och vill förändra när man kommer tillbaka. I denna situation krävs stöttning, uppmuntran och ett stabilt bollplank för chefen.

Det gäller att ta motståndet mot förändringar hos en själv och omgivningen på största allvar och att ha en vilja att verkligen komma framåt och skapa resultat. För att lyckas med detta brukar stöd och mentorer vara bra att ha tillhands. Att också följa upp chefer under utveckling. Chefen har ju att hantera den motreaktion som finns hos honom/henne själv och från omgivningen.

Chefen kommer ofta att få situationen att de som tidigare varit "medskyldiga" d v s accepterat missförhållandena på avdelningen/företaget kommer att bli motsträviga och motarbeta förändringen. Det kan således börja storma kring förändringsarbetet och chefen riskerar att känna sig utelämnad.

Det gäller för chefen att kunna stå upprätt i stormbyar om man tidigare varit van vid ljummen och blid bris.