torsdag 30 maj 2013

Skaffa säkert underlag innan utvecklingssamtal

Jag läste en artikel tidigare i veckan som jag dessvärre tappat bort - men jag kommer ihåg innebörden.

Den handlade om en studie där man hade frågat chefer om hur mycket tid de ägnar åt att ge feedback till sina medarbetare. Cheferna ansåg att de använde mellan 40 - 60 % av sin tid för feedback. Man hade filmat cheferna och fann att de i verkligheten använde 2% av sin tid för att ge feedback.

Så om man är chef och har ett utvecklingssamtal med sina underställda chefer och man diskuterar feedback-frågan så finns det stor risk att man inte får diskutera utifrån en sann bild. Ifall man inte filmat cheferna så vet man inte.

Jag menar nu inte att man ska filma cheferna - sådant kan man göra i forskningssyfte - men jag avråder från att göra det annars. Men hur vet man som chef att man har sina utvecklingssamtal med sina chefer utifrån rätt underlag? Är det viktigt att ha rätt underlag för dessa samtal? Vad händer om man inte har rätt ingångsvärden och man skickar chefen på en kurs eller bestämmer om förändringar i organisation och planering om man inte utgår från rätt information?

Mitt råd är att ta reda på några viktiga faktorer innan mötet med cheferna. Samla in uppgifter om hur medarbetarna uppfattar sina förutsättningar att prestera på arbetet, lika väl som man samlar in resultatrapporter och andra nyckeltal.

Det gäller att se till att all information man samlar in har så hög sanningshalt som möjligt - den ska vara likformigt tillförlitlig. D v s medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar ska vara lika säkra som de ekonomiska nyckeltalen, o s v. Annars riskerar man att ta mindre hänsyn till de uppgifter som man anser vara osäkra. Mer eller mindre omedvetet.

Så, se till att samla in relevant information om hur medarbetarna uppfattar sina arbetsförutsättningar inom de områden som påverkar deras prestationer. Det kan t ex röra sig om just feedback, men också deras förtroende för chefen, arbetsbelastning, trygg och säker arbetsplats, arbetsgemenskap, möjligheter att påverka m m. Var kritisk när du väljer sätt för att samla in denna information. Var noggrann, annars kan man lika gärna låta bli.

Vill man inte av olika skäl börja jobba med ett förbättringsarbete som föranleds av en kartläggning, bör man avstå från att kartlägga och att diskutera utveckling med sina chefer.

Att agera utifrån tyckande och tro är egentligen inte så professionellt och det skapar rätt ofta misslyckade förändringsprojekt.

onsdag 22 maj 2013

Varför kan vissa idrottslag hålla sig framgångsrika under lång tid?

Den 4 juni hålls en pressträff i Göteborg där forskningsprojektet Top Performance redovisar litet av vad de kommit fram till när det gäller att skapa långvarigt hållbara och höga prestationer i framgångsrika idrottslag.

Jag kan bara spekulera utifrån vad jag tror att man tar som självklart. Och det är att förutom att lagmedlemmarna är riktigt duktiga så finns där en trygghet. Lagmedlemmarna vågar ta för sig och visa upp sig och ta risker. Om man misslyckas så får man vara kvar i laget och gemenskapen och man förväntas försöka igen. Eller hur?

Jag tror att rädslan att misslyckas saknas och att alla i laget känner sig välkomna som de är. Naturligtvis är de som individer briljanta i sin sport. Den som är briljant måste dock få testa sina gränser för att bli ännu bättre. Tryggheten får dem att våga ta risker för att prestera maximalt - i varje match. Naturligvis har man som lagmedlem svackor och måste få vila ibland eller kanske t o m få sluta - men man vet att detta är spelets regler.

Lagmedlemmarna är naturligtvis mycket olika - för de har olika uppgifter och roller. Laget är nog väldigt väl sammansatt och man kan kanske haft ett hårt arbete att få de olika lagmedlemmarna att samarbeta och vidareutveckla lagets förmåga. Viktigt att man känner trygghet i sådana här lägen när man arbetar ihop med människor som är olika..

Jag spekulerar således i att det inte finns någon rädsla i framgångsrika lag. Man verkar utifrån trygghet och tolerans och har ett stenhårt fokus på uppgiften - att alltid vinna. Men jag kan ha helt fel. Bilden är säkert betydligt mer mångfacetterad och jag gör det enkelt för mig när jag i min blogg tar upp en av alla faktorer som kan påverka.

Skulle de framgångsrika idrottslagens sätt att verka fungera i företag och offentlig sektor? Vore det inte helt underbart om alla som arbetar får känna att de lyckas i jobbet och att de får försöka och tillåts misslyckas för att komma igen senare.

Forskningsprojektet leds av det företag jag samarbetar med när det gäller att skapa hållbara prestationer i verksamheter - d v s Sustainable Performance.

torsdag 16 maj 2013

Vår rädsla får oss att misslyckas i jobbet

Jag reflekterade över några uppdrag jag haft på senare tid och litet över vad jag läst om mobbing på arbetsplatser.

Rädslan för att misslyckas eller komma med förslag som kan tas emot på ett negativt sätt, berätta för andra vad man känner eller anser smittar av sig på alla på en arbetsplats. Detta medför att alla går i sina egna små osynliga bubblor och inte visar upp sitt rätta jag. De vågar inte visa upp sitt rätta jag som innebär att visa det viktigaste av allt och det är att visa på sin egen sårbarhet. Vågar man visa sin egna sårbarhet och stå för den blir det mycket tydligt för andra runt om vem den personen är, vad den vill och vad den känner - t ex tveksamhet, rädsla, glädje, entusiasm, håglöshet.

Arbetskamrater eller kollegor eller underställda får klart för sig exakt hur den chefen eller kollegan tänker, uppfattat en situation och hur den personen känner för ögonblicket. Man kan då själv reagera.

På en arbetsplats med högt i tak, hög tolerans och öppenhet har man en hög nivå av acceptans, nyfikenhet och vilja att förstå. Alla vet att just oväntade idéer, infall, det som till en början kan verka vara litet udda, faktiskt kan berika och innebära fördelar för hela gruppen.

En person som uppvisar sin sårbarhet och tas emot på ett respektfullt sätt kommer ofta att berika gruppens arbete.

I en mobbningssituation så möts en visad sårbarhet med avståndstagande, personangrepp, hån o s v. Detta får till följd att ingen på den arbetsplatsen vågar göra mer än det minsta man behöver för att inte råka ut för en liknande erfarenhet.

En ideal situation är ju den starke (som kan vara precis vem som helst) som visar sin sårbarhet och som sedan har sin integritet och kan försvara sin sårbarhet. Men dessa personer är nog rätt få - men de är de personer som får saker att hända och människor att inspireras.

söndag 12 maj 2013

Attraktiv arbetsplats när det är viktigt med kunskap och service

Jag läste en artikel i tidningen Personal & Ledarskap (nr 2, 2013) om Handels Arbetslöshetskassa där man infört sex timmars arbetsdag för handläggarna. Detta gjorde man för två år sedan på försök och nu har man permanentat detta. Handläggarna behåller sin lön, trots att de gått ned i arbetstid.  Den kortade arbetstiden har fått sjukfrånvaron att sjunka med 30%, handläggarna jobbar snabbare, d v s  hinner med samma antal ärenden som de hann med förr och övertiden behövs inte längre.

Arbetslöshetskassansmedlemmar är nöjdare eftersom de upplever att servicen blivit bättre.
Man har infört två-skift, för handläggarna vilket innebär att man har de generösaste öppettiderna bland arbetslöshetskassorna - 08.00 - 18.00 måndag till fredag. Man har höga krav på korta väntetider i telefon för att ytterligare öka kundservicen.

Chefer och specialister har fortfarande 8 timmars arbetsdag och detta har inte lett till några konflikter. Dessa har uppfattningen att deras arbetsuppgifter inte skulle klaras av på kortare arbetstid.  Man har omorganiserat och skapat mindre grupper eftersom cheferna behöver göra mer planering än tidigare. Cheferna har fått utbildning i bl a coachning och feedback.

Handläggarnas arbetsuppgifter kräver ett års arbete för att man ska kunna grunderna i arbetet. Det är således viktigt för arbetslöshetskassan att behålla sina medarbetare. Sextimmarsdagen är ett sätt för dem att göra sig mer attraktiv som arbetsgivare.

Jag tycker att detta är ett bra exempel på en verksamhet där man vinnlägger sig om att medarbetare och chefer får förutsättningar för att lyckas i jobbet.

fredag 3 maj 2013

Chefens ansvar att få sina chefer att lyckas i sitt jobb

Min rubrik är kanske inte helt kristallklar för alla som läser mina rader. Menar jag endast underställda
chefer - eller inkluderar jag även överordnad chef?

Att det är viktigt att leda sina underställda chefer så att de lyckas i sina jobb det är nog självklart. Det gäller för chefen att skapa förutsättningar så att de underställda cheferna kan lyckas i sina jobb och genomföra sina projekt på ett framgångsrikt sätt. I denna uppgift ingår kanske att rekrytera rätt personer, utbilda, träna, tilldela ansvar och befogenheter, specialiststöd o s v. Att se till att de underställda cheferna har mål och uppföljning på plats.

Men, finns det ett ansvar uppåt också?

Jag har ingen klar uppfattning d v s svara ett kristallklart "Ja" eller "Nej"

Men nog finns det en växelverkan mellan chefen och chefens chef där man tillsammans stöttar varandra. Precis på samma sätt som medarbetare som uppskattar sina chefer. Om de känner att chefen uppskattar och ser dem, att chefen är duktig, o s v, så kommer medarbetarna ofta att göra samma sak i sin tur. Förutsatt att de upplever att chefen är äkta i sin feedback.

Uppskattade chefer får ju medarbetare och underställda chefer som är lojala och gör allt för att jobbet ska gå bra.De känner motivation, arbetsglädje, känner sig inspirerade, är kreativa och gör därmed livet ganska lätt för sin chef och då lyckas ju deras chef. Så på sätt och vis så har underställda chefer ett visst ansvar för att deras chef lyckas i sitt jobb - i den del som de ansvarar för.

Så, jag försöker visa på en växelverkan som finns mellan chef och underställda chefer och även mellan chefer och medarbetare. Denna växelverkan kan beskrivas som en god eller ond cirkel. Denna växelverkan bildar ofta snabbt mer eller mindre bestående beteendemönster - positiva eller negativa.

Så, du som ny chef - satsa på att skapa positiva cirklar och gör detta tidigt! Ta hjälp,
om du behöver för att få erfaret stöd. Lyckas du bra kommer du och dina underställda chefer och medarbetare se till att du lyckas i jobbet.