Skaffa säkert underlag innan utvecklingssamtal

Jag läste en artikel tidigare i veckan som jag dessvärre tappat bort - men jag kommer ihåg innebörden.

Den handlade om en studie där man hade frågat chefer om hur mycket tid de ägnar åt att ge feedback till sina medarbetare. Cheferna ansåg att de använde mellan 40 - 60 % av sin tid för feedback. Man hade filmat cheferna och fann att de i verkligheten använde 2% av sin tid för att ge feedback.

Så om man är chef och har ett utvecklingssamtal med sina underställda chefer och man diskuterar feedback-frågan så finns det stor risk att man inte får diskutera utifrån en sann bild. Ifall man inte filmat cheferna så vet man inte.

Jag menar nu inte att man ska filma cheferna - sådant kan man göra i forskningssyfte - men jag avråder från att göra det annars. Men hur vet man som chef att man har sina utvecklingssamtal med sina chefer utifrån rätt underlag? Är det viktigt att ha rätt underlag för dessa samtal? Vad händer om man inte har rätt ingångsvärden och man skickar chefen på en kurs eller bestämmer om förändringar i organisation och planering om man inte utgår från rätt information?

Mitt råd är att ta reda på några viktiga faktorer innan mötet med cheferna. Samla in uppgifter om hur medarbetarna uppfattar sina förutsättningar att prestera på arbetet, lika väl som man samlar in resultatrapporter och andra nyckeltal.

Det gäller att se till att all information man samlar in har så hög sanningshalt som möjligt - den ska vara likformigt tillförlitlig. D v s medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar ska vara lika säkra som de ekonomiska nyckeltalen, o s v. Annars riskerar man att ta mindre hänsyn till de uppgifter som man anser vara osäkra. Mer eller mindre omedvetet.

Så, se till att samla in relevant information om hur medarbetarna uppfattar sina arbetsförutsättningar inom de områden som påverkar deras prestationer. Det kan t ex röra sig om just feedback, men också deras förtroende för chefen, arbetsbelastning, trygg och säker arbetsplats, arbetsgemenskap, möjligheter att påverka m m. Var kritisk när du väljer sätt för att samla in denna information. Var noggrann, annars kan man lika gärna låta bli.

Vill man inte av olika skäl börja jobba med ett förbättringsarbete som föranleds av en kartläggning, bör man avstå från att kartlägga och att diskutera utveckling med sina chefer.

Att agera utifrån tyckande och tro är egentligen inte så professionellt och det skapar rätt ofta misslyckade förändringsprojekt.