torsdag 13 december 2012

Bevisa att ni är en attraktiv arbetsgivare!


Jag läste i helgen i DN om att man eftersträvar att minska inhyrning av läkare i landstingen. Det är dyrt att hyra in läkare från bemanningsföretag. Man vill själva anställa läkare. Men det är svårt att få läkare att vilja bli anställda för att jobba på vissa arbetsplatser. Detta kan naturligtvis bero på många saker utanför själva arbetsplatsen och arbetets innehåll.

Men det en arbetsgivare alltid kan göra är att skapa bra förutsättningar i arbetet. Jag hävdar att de flesta människor vill lyckas på jobbet. Oavsett typ av jobb och oavsett livssituation.

En viktig faktor för medarbetares framgång är ledarskapet. Det vill säga medarbetarens förhållande till sin närmaste chef. Finns det dubbelriktade förtroendet, eller upplever medarbetaren att arbetsuppgifterna är meningsfulla, god arbetsgemenskap, att konflikter löses snabbt, o s v. Att arbetsuppgifterna är stimulerande är en viktig faktor för många människor. Vad innebär det för arbetsgivaren ifall en person lyckas i jobbet? Jo att den personen sannolikt presterar mera och är allmänt mer kreativ och bidrar således ännu mer än bara produktionsresultat.

Jag märker konkurrensen om attraktiva personer att anställa ökar. Man börjar betala mycket för att få tag på bra nyckelpersoner. Det är därför viktigt när man rekryterat nya medarbetare, att de omedelbart får möjlighet att få sina behov i arbetet tillfredsställda, annars lämnar de arbetsplatsen. Det är inte mycket idé att anställa en efterfrågad person som kommer att känna sig besviken efter ett tag. Det kan skapas mycket badwill om han eller hon snabbt slutar.

Jag kan bara säga att det gäller att ta reda på hur dagens medarbetare uppfattar sina arbetsförutsättningar. Analysera resultatet och håll isär orsak och verkan. Se till att kvaliteten på din undersökning är tillförlitlig, så du inte drar fel slutsatser vilket kan bli förödande för ert förtroende på arbetsmarknaden.

Med din undersökning som bas, gör prioriteringar - som syftar till att öka skapa långsiktiga och höga prestationer. Stötta cheferna och gör kontinuerliga uppföljningar. Lyckas ni bra, kommer ryktet att sprida sig om att ni är en attraktiv arbetsplats. Se till att cheferna gör rätt prioriteringar och stötta dem i deras arbete. De kan stå inför svåra utmaningar och kan behöva stöd i deras dagliga arbete för att snabbt bädda för de attraktiva arbetsplatserna.

De bästa cheferna jobbar 100% på att få sina medarbetare att lyckas i jobbet!

torsdag 6 december 2012

Att främja goda arbetsförutsättningar skapar konkurrenskraft

Fortsättning på förra veckans inlägg som inspirerades av professor Lars Calmfors artikel i DN om den omvandling som är nödvändig för att dra nytta av den starka kronkursen.

Det gäller således för arbetsgivarna att prioritera rätt vid krissituationer när det gäller arbetsförutsättningarna. D v s se till att medarbetare och chefer alltid har optimala arbetsförutsättningar trots uppkommande kris.

Man riskerar annars att medarbetare och chefer tappar sugen och det kan gå riktigt illa så att företaget hamnar i en extensiell kris.

Jag påstår att det går utmärkt att ha engagerad personal på sina arbetsplatser om en förändringssituation hanteras rätt. T ex att man upplever trygghet och att man kan påverka - d v s kunna se möjligheter även om man riskerar uppsägning är kanske de mest övergripande faktorerna.
Tydligt ledarskap behövs i kris, för naturligtvis väcker en uppsägning känslor som måste hanteras på ett konstruktivt sätt vilken kan få till följd att det kan be en nystart för den uppsagde.

I verksamheter som har problem av något slag måste ständigt se över hur medarbetarna upplever sina arbetsförutsättningar inom de mest viktigaste områdena för som påverkar presterionerna. Dessa områden är trygghet, påverkansmöjlighet, arbetsgemenskap, stimulans i arbetet, arbetsbelastning, ledarskapet.
Man måste följa utvecklingen och stötta och ge cheferna utrymme för att driva rätt frågor för att få medarbetare och underställda chefer att uppfatta att deras arbetsförutsättningar är goda och därmed främjas kreativitet och prestationer.

torsdag 29 november 2012

Lars Calmfors visar på ett hot som den starka kronan ger oss

Han visar på att den starka kronkursen får till konsekvens att svensk exportindsutri kommer att exportera mindre. Detta innebär att många kommer att få lämna dessa företag.
Men det positiva med den starka kronkursen är att importen blir billigare och att andra länders investerare investerar i Sverige. D v s det blir mer pengar i vårt land och vi kan då konsumera mer. Vi kan t ex bygga bostäder, vägar och järnvägar, bättre vård, satsa på skolor men också kan vi skapa oss bättre livskvalitet, oavsett om det gäller att köpa saker eller tjänster eller utveckla oss som personer  för att må bra.

Förändringen innebär viss smärta i form av att exportföretagen måste hålla kostnaderna nere och de måste avveckla sådan verksamhet som inte är konkurrenskraftig. Vi kommer att se många uppsägningar inom exportindustrin framöver. Men samtidigt ökar behoven av arbetskraft inom nöjesbranschen, telekommunikation, vård, byggföretag, o s v för att ge oss möjlighet till bättre livskvalitet.

Uppsägningar är dramatiska för de som drabbas och oron på arbetsplatserna innan uppsägningarna är allvarlig för såväl företag som medarbetare.

Det gäller för arbetsgivarna att prioritera rätt vid krissituationer. D v s se till att medarbetare och chefer alltid har optimala arbetsförutsättningar trots uppkommande kris.

Det gäller att sträva efter att trots hård konkurrens vara en attraktiv arbetsplats dit de personer man helst vill anställa söker sig.

Jag återkommer i frågan i nästa artikel.

onsdag 21 november 2012

25% av cheferna vill byta jobb p g a konflikter


Jag var på en medlemsträff på Handelskammaren igår kväll. Temat för kvällen var bl a konfliktlösning på jobbet.

Enligt föreläsaren är det 25% av cheferna som funderar på att byta jobb p g a konflikter på arbetsplatsen.

Inom parentes kan jag säga att vi ser i våra prestationsanalyser var konflikter finns och vi ser också ifall en konflikter påverkar prestationerna i grupperna.

Vi fick några tips om hur man som chef kan lösa konflikter. Nu ska sägas att det är inget man lär sig på en halvtimme, men det var två saker som jag noterade.

Den ena var att konflikter alltid beror på personliga orsaker. D v s att man på något sätt hakar upp sig på en annan persons beteende eller liknande.

Den andra saken jag noterade var att när chefen ska hantera en konflikt är det viktigt att inse att han/hon inte är part i konflikten. D v s chefen ska inte känna personligt ansvar för en konfliktorsak, (såvida inte chefen är den ena parten i en konflikt).

Vidare framhölls att konflikter ska man betrakta som normala företeelser på arbetsplatserna. Chefen måste se till att lösa dem snabbt, för annars riskerar arbetsplatsen förgiftas av konflikten.

Min reflektion är att cheferna har kanske en uppfattning att man helst vill arbeta på en konfliktfri arbetsplats, där man kan fokusera på det som är "viktigt för produktionen". Jag tror dock att cheferna måste acceptera att konflikter finns på arbetsplatserna. Cheferna måste därför lära sig att på ett professionellt sätt hantera dem   snabbt så att man undviker energiförluster hos medarbetarna.

Om man som chef har tränat sig i att hantera konflikter och känner sig trygg i rollen som chef som ska hantera en konflikt på arbetsplatsen, så minskar chefernas önskan att vilja byta arbete. d v s de trivs bättre och kan då bättre fokusera på andra saker.



söndag 18 november 2012

Att skapa attraktiva arbetsplatser ställer krav på att du kan hantera dina egna känslor


Många företag har idag svårt att attrahera de nyckelpersoner de behöver. D v s attrahera personer med rätt kompetens, erfarenhet och som har lämpliga egenskaper, t ex ledarförmåga, förmåga att snabbt sätta sig in i nya saker o s v.

Ett annat sätt att uttrycka det skulle kunna vara att nyckelpersoner är sådana personer som har en stark vilja att lyckas i jobbet. De vill lyckas med något som de är intresserade av och som de stimuleras av. De söker efter arbetsplatser där de får den frihet och ledning så att de känner att de utvecklas. De vill också lyckas med sitt liv utanför jobbet. De vill skapa en bra balans mellan arbete och fritid och sin livssituation.

Vad innebär detta synsätt för dig som arbetsgivare? Vad innebär detta för dig som chef? Om du är första linjens chef eller om du har underställda chefer som du leder?

Gör du/ditt företag tillräckligt för att skapa förutsättningar för chefer och medarbetare att lyckas i jobbet? Hur väl känner du dem och deras drivkrafter och  vad det innebär för dem att lyckas i jobbet och lyckas med livet?

Har du något bra sätt att ta reda på hur medarbetare och chefer sina möjligheter att nå sina mål?

Skapa några formuleringar för dig som beskriver hur du vill lyckas i ditt jobb. Skriv sedan det du tror är viktiga förutsättningar för dina nyckelmedarbetare i jobbet, för att ha dina egna tankar att utgå från. 

Ta sedan reda på hur det verkligen förhåller sig genom att fråga dina medarbetare. Detta är den svåraste delen i det hela, att fråga så att du får kristallklara svar som vägleder dig i hur du ska prioritera för att skapa optimala arbetsförutsättningar.

Som man frågar får man svar. Och det man uppfattar i svaren väcker ofta känslor hos en. Det gäller att vara professionell när man uppfattar svar som väcker obehagliga känslor för att kunna agera på ett konstruktivt sätt.

Du måste vara beredd på att behöva besluta och agera utifrån svar som du inte ville höra. Det är därför viktigt att du frågar på tillförlitligt sätt och att du är beredd på att hantera de känslor hos dig som svaren kan väcka.  Det är viktigt att du agerar på ett konstruktivt sätt och därmed utvecklar er förmåga att skapa arbetsplatser där medarbetare och chefer lyckas i sina jobb.

torsdag 8 november 2012

Lyckas i jobbet nödvändigt för att motverka ny konkurrens


Jag är övertygad om att det outnyttjad produktivitetspotential i svenska företag och myndigheter.

En ökad konkurrens från omvärlden får företagen att besluta om nedskärning genom att man bestämmer ett belopp man ska spara. Konsekvenserna blir lägre kostnader genom att säga upp anställda och konsulter. Många företag flyttar verksamhet till lågkostnadsländer och man avvecklar eller avyttrar mindre
lönsamma verksamheter. Offentlig sektor och deras leverantörer skär ned och minskar servicegraden.

Min bedömning från tidigare konjunktursvackor fungerade metoden att sätta ett sparbelopp och sedan ta konsekvenserna genom reducera bemanning och att kvarvarande medarbetare och chefer får springa fortare - enkelt uttryckt.

Idag har man skurit på bemanningen så mycket att medarbetare och chefer inte kan springa fortare och att det då går ut över kvaliteten. Kunderna blir missnöjda och man tappar marknadsandelar.

Det är därför dags att hitta nya sätt att ta hand om konsekvenserna efter ett beslutet om nedskärning. Helst ska man redan i normalkonjunktur använda sig av dessa sätt för att agera mer offensivt - jo jag menar att begreppet offensivt kan utövas på olika sätt.

När man gör de nödvändiga nedskärningarna och när man vill höja effekten i verksamheten med befintliga personalresurser finns många vinster om man vågar lämna gamla invanda metoder och handlingsmönster.

Låt mig ta ett exempel och det handlar om att skapa bra arbetsförutsättningar för chefer och medarbetare. Lyckas man med att få medarbetare och chefer att anse att deras arbetsförutsättningar upplevs som bra jämfört med att de upplevs som dåliga, ganska dåliga eller t o m ganska bra har man vunnit mycket.

Jag rekommenderar alltså alla företag och den offentliga sektorn att på ett effektivt och tillförlitligt sätt och med det menar jag prioritera rätt för att snabbt förbättra de viktigaste arbetsförutsättningarna. Att varje grupp gör det utifrån sina förutsättningar. Det gäller att se över de förutsättningar som avser ledarskapet, arbetsgemenskap, stimulans i arbetet, möjligheter att påverka, arbetsbelastning.

Upplever chefer och medarbetare att ovanstående "mjuka" faktorer är bra eller mycket bra ökar prestationerna och detta utan att slita ut medarbetarna, kreativiteten ökar, arbetsplatsen blir dessutom mer attraktiv för de personer som ni vill rekrytera, o s v. En positiv cirkel har skapats alltså.

Det är viktigt att cheferna och deras grupper använder sig av tillförlitligt underlag för att förbättra sina arbetsförutsättningar och att man gör kontinuerliga uppföljningar på ett professionellt sätt. Jag menar neutralt och tillförlitligt. D v s mätning och analys görs på ett professionellt sätt med extern leverantör som använder sig av tillförlitliga metoder. De "mjuka" faktorer som jag nämnde ovan, måste mätas och sammanställas på ett systematiskt sätt för att kunna användas som beslutsunderlag.

För vad kan hända ifall man använder material som cheferna och grupperna är osäkra på eller som de drar fel slutsatser från?

Skulle du våga ta den risken? Jag menar risken att ge dina chefer och medarbetare ett felaktigt underlag som gör att de misslyckas i jobbet? 

torsdag 1 november 2012

Upplevelsebaserad arbetsplats?

I den allmänna retoriken i dagens samhälle har ett nytt begrepp smugit sig in. Det förekommer snart överallt. Det jag tänker på är ordet Upplevelsebaserad. När du handlar mat i din supermarket ska ditt besök vara en upplevelse. Ska du handla kläder så bör du helst få en upplevelse. Sitter du i kön till ett möte i din bil ska bilköandet vara en upplevelse (helst positiv får jag förutsätta) i din fina bil och framför det nydesignade rödljuset. Kollar du på din smartphone ska du ha en upplevelse. Snart får man en inbjudan till att hälsa på hos tandläkaren för att få en upplevelsebaserad tandutdragning utan bedövning.

Jaja jag har skojigt nu när jag skriver ... jag är antagligen under inflytande av en upplevelse ...?  .

Kanske har ordet upplevelse fått en annan definition på senare tid. Förr var en upplevelse något enormt, sällsynt och nästan andligt. Så du förstår kanske att jag blir litet villrådig när jag hör om alla upplevelser som eftersträvas.

Antagligen strävar man i rekryteringsannonserna att jobbet vara upplevelsebaserat - har väl inte studerat platsanonnserna så noga, men jag skulle inte bli förvånad om det inte smugit sig in ett "Upplevelsebaserad arbetsplats"?

Men är det egentligen så tokigt? Vad är en härlig upplevelse på jobbet för dig? Kan du tänka dig det? Eller så har du det alltid. Är du chef som läser mina rader - hur har du det. Upplevelse ... ? Hur har dina medarbetare det..? Törs du tänka vilka upplevelser de har? Vilken upplevelse är det för medarbetare och chefer att känna att de lyckas i jobbet. Att de får feedback, att ha flyt i jobbet, fullt ös, härliga arbetskamrater, stimulerande uppgifter, tydliga mål, och uppskattning?

Kanske nåt att fundera på ... ? 

tisdag 23 oktober 2012

Hjälp dina kollegor och medarbetare att lyckas i jobbet!


Jag är med i ett affärsnätverk där alla är mycket angelägna om att hjälpa andra till nya affärskontakter.
Filosofin är att om du fokuserar på att ge så kommer du att få mer än du har givit. Rent matematiskt blir det en god cirkel där alla ger för då ökar ju tillgångarna i gruppen. Vi ser också att det knyts oerhört många kontakter som kommit till genom att vi alla har bidragit. Vår affärsnätverksgrupp är framgångsrik.

Min reflektion på detta är att om vi kunde skapa arbetsplatser där alla medarbetare och chefer satsar i första hand på att hjälpa sina kollegor och medarbetare till framgång, så resultatet bli helt fantastiskt. Alla skulle lyckas och cheferna skulle också lyckas. Prestationerna skulle öka och därmed alla andra nyckeltal.

Om alla på en arbetsplats satsar på att hjälpa varandra till att lyckas i jobbet innebär detta rimligen att vissa får släppa på sin personliga prestige och stoppa ned sina vassa armbågar. Det kommer att gå bra för dem i alla fall, ifall de satsar på det som är väsentligt i sitt arbete. Om alla vinnlägger sig om att underlätta för sina kollegor uppstår den trygghet som nödvändig för att man ska våga utveckla sig och även försöka påverka i arbetet.

Trygghet och möjlighet att påverka, rätt företagskultur som framhäver att "på vårt företag hjälper vi varandra till framgång" är kanske modellen. Frågan är hur man gör för att skapa denna företagskultur.

Har någon receptet så är jag övertygad om att vi skulle skapa mycket framgångsrika och fantastiska arbetsplatser. Helt outstanding. Vilka positiva konsekvenser skulle inte detta ge, i form av livskvalitet, konkurrenskraft i våra företag och kundservice från vår offentliga sektor!

Jag tror att det ligger väldigt mycket i att ändra synsätt och attityd på arbetsplatserna.

torsdag 4 oktober 2012

Alla lyckas i jobbet - ett exempel i DN idag

Jag läste i DN idag (torsdag) där företaget Centiro i Borås har en positiv företagskultur. Företaget
har utsetts ö till en av Europas bästa arbetsplatser.

Har man en sådan och prisbelönt företagskultur så gör man väldigt mycket rätt. Det kan säkert se ut på olika sätt i olika positiva företag. I deras fall nämnde artikeln att man ger i första hand positiv feedback. Tja, om man får priset för positiv företagskultur så blir jag inte överraskad. Frågan är om ett företag som är vinnare i positiv företagskultur också är ett vinstgivande föetag. När jag slår upp företaget på nätet finner jag att det ger god vinst. Ingen konflikt här alltså.

Man fokuserar på att se det positiva i de misstag som görs och alla uppmuntras att lösa problem på egen hand, vilket upplevs som positivt när man lyckas. Organisationen är platt, så man har rimligen fördelat ansvaret.

Cheferna bjuder in sina medarbetare till dialog och därmed skapas inflytande för medarbetarna och underställda chefer.

Man har ett strukturerat sätt att ta hand om idéer som gör att alla idéer tas om hand och presenteras för alla och att idéerna kvalificeras för att komma närmare förverkligande.

Nu är det inte så att det alltid är ett liv på rosor i företaget utan man har som chef svåra saker att ta itu med, t ex svåra samtal. Deras råd är att man är rak och tydlig i dessa situationer och att man vågar lyssna.

Man lägger också ned mycket tid på att som chef vara närvarande i teamet - d v s träffa medarbetarna varje dag och ge tydlig feedback.

Mina egna reflektioner är att i ett sådant här företag får alla - både chefer och medarbetare - möjlighet att lyckas i jobbet. När de lyckas skapar detta en positiv anda och företagskultur. Känner man att man lyckas i jobbet blir man förmodligen generös och stödjande gentemot andra. Alla bidrar då till en givande attityd och då blir ju alla vinnare!

Är inte detta fantastiskt? Stort grattis Centiro - ni är ett föredöme!

tisdag 25 september 2012

Medarbetarenkät på rätt sätt

Jag fortsätter här med det jag började med förra veckan:


En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Nedanstående områden är viktigare för prestationerna än andra och därför ska medarbetarenkäten innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

  • Kunna påverka i sitt arbete
  • Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
  • Bra gemenskap på arbetsplatserna
  • Bra ledarskap/relation med chefen
  • Balanserad arbetsbelastning
  • Trygg och säker arbetsplats

Vidare måste det finnas kontroller i själva frågeformuläret som gör att sådana svar som är ologiska inte tas med i underlaget. Det finns ju personer som har läs- och skrivsvårigheter (8% av befolkningen) som därmed har problem att besvara en enkätundersökning. Tyvärr, men finns det många personer med denna egenskap, på en avdelning är intervjuer bättre.

Snabb återföring av fullständigt resultat till cheferna är ett absolut krav. Max 10 dagar efter avslutad enkät. Ju senare, desto mindre legitimitet har redovisningen av resultatet - speciellt om det pekar på obehagliga sanningar.

Att analysen görs av specialister som följer en strikt rutin. Man ska göra analysen utifrån vad som är möjligt att uppnå för arbetsplatser med liknande sysselsättning, ta hänsyn till om medelvärdena i frågorna är grundade på normalfördelning eller inte, minsta svarsfrekvens, m m. Våra erfarenheter visar på att det är viktigt att inte cheferna och medarbetarna gör analysen, eftersom vi funnit att de ofta fokuserar på de enskilda frågorna och kan inte avgöra vilka svar som är orsak och vilka som är symptom. En obunden och kunnig analytiker är definitivt att föredra.

Cheferna bör också ha tillgång till stöd för att kunna diskutera sitt resultat och vad man behöver göra.

Genom att chefen får en färdig analys med rekommendationer på prioriteringar, kan man direkt efter kartläggningen sätta igång efter de prioriteringar som rapporten från kartläggningen redovisar.

En medarbetarenkät måste innebära att resultatet kan betraktas som tillförlitligt så att förbättringsarbetet kan bedrivas med klara målsättningar.

Vad är det för mening med att genomföra enkätundersökningar som ger låga effekter ute i organisationen?

onsdag 19 september 2012

Nytt sätt att göra medarbetarenkät på


Börja inte med att leta formulär och hur rapporterna ser ut. Det är slöseri med pengar och tid. Börja med att planera för att ta hand om det resultat du får en kartläggning eller prestationsanalys som vi föredrar att kalla den.

Om du inte är beredd att stötta cheferna, göra de förändringar i organisaitonen som en mätning visar behov på så bör du avstå. Du sparar din egen. Du besparar medarbetarnas frustration för att det inte händer något efter er medarbetarundersökning.

Jag ska i nästa avsnitt bertta litet mer om vad ni som tänker göra en medarbetarundersökning på ett användbart sätt bör tänka på. Fokus för en kartläggning kan vara att öka medarbetarnas och chefernas prestationer - vilket ger många fördelar, som att man känner att man lyckas i jobbet, ökar företagets attraktion på arbetsmarknaden, kreativiteten och engagemanget ökar, lönsamheten ökar och för offentlig sektor - pengarna räcker längre.

Satsa på att göra en meningsfull medarbetarundersökning som har ett bra syfte för er verksamhet. 

söndag 9 september 2012

Dags för medarbetarundersökning


Har ni beslutat er för en medarbetarundersökning i höst?
Ska ni göra på samma sätt som sist eller överväger ni att göra på annat sätt?

En väl genomförd medarbetarundersökning ger ett antal positiva avtryck i verksamheten. Med en väl genomförd medarbetarundersökning menar jag att den gett ett antal tydliga tecken på att man har tagit till sig det som framkommit i undersökningen och att detta återspeglas i de nyckeltal som ni använder er av. Det kan röra sig om nyckeltal för frisknärvaro, lönsamhet, övertid, kundreklamationer, m m.

Här några exempel på tekcen på att en väl genomförd medarbetarundersökning bidragit till högre prestationer i ett företag eller en myndighet:

  • De grupper med problem har löst dessa och presterar nu på en hög nivå.
  • Det har blivit lättare att rektrytera nyckelpersoner idag än tidigare
  • Cheferna utrycker idag att de får möjigheter att utöva sitt ledarskap på ett effektivt sätt.
  • Tydliga tecken på att arbetsbelastningen blivit bättre (inte för hög och inte för låg) d v s t ex minskad övertid och sjukfrånvaro - rensat från externa faktorer som t ex konjunkur m m. 
  • Högre kreativitet och fler initiativ till förbättringar av olika slag från medarbetare och chefer
  • Är det idag lättare för ledningen att genomföra förändringar i organisationen idag än tidigare?
  • Har de mer delikata problem som ni i ledningen känner till både till lösts, t ex en långvarig konflikt lösts eller någon chefs brister i sin förmåga att leda sin grupp kommit närmare sin lösning.


En korrekt genomförd medarbetarundersökning ger cheferna tydligt besked om medarbetarnas uppfattning om sina arbetsförutsättningar inom de faktorer som påverkar deras prestationer.

Det är viktigt att medarbetarundersökningen ger cheferna tydligt underlag för att prioritera rätt i arbetet att utveckla medarbetarnas och underställda chefers arbetsförutsättningar.
Det finns några områden som är viktigare för prestationerna än andra och att medarbetarenkäten ska innehålla frågor på dessa områden.
Dessa är:

  • Kunna påverka i sitt arbete
  • Ha stimulerande arbetsuppgifter, men på en balanserad nivå
  • Bra gemenskap på arbetsplatserna
  • Bra ledarskap/relation med chefen
  • Balanserad arbetsbelastning
  • Trygg och säker arbetsplats


Fundera på om du sett tydliga tecken på förbättringar som kan härledas till de underlag ni fick från er förra medarbetarundersökning.

Drog cheferna rätt slutsatser och prioriterade rätt när de skulle använda de underlag de fick efter förra undersökningen?

Och slutligen - är det något ni funnit som kunde göras bättre i er nya medarbetarundersökning?

måndag 3 september 2012

Långvariga brister i arbetsförutsättningar hanteras med nytt blod och positiv retorik


Har du tänkt på hur stämningen är i företag eller grupper där medarbetarna upplever dåliga arbetsförutsättningar och därmed underpresterar? Gör man en djupare analys så ser man i siffror hur illa det är ställt bland medarbetarnas arbetsförutsättningar och därmed deras möjligheter för att lyckas i arbetet.

Det är lätt i en sådan här situation att man gräver ned sig i det som är dåligt i arbetsförutsättningarna och att blir kvar där .Detta är ofta orsaken till att grupper med problem i arbetsförutsättningarna fortsätter att ha problem år ut och år in. Att problemen kvarstår beror ofta på att man gjort fel analys och därmed prioriteringar och därmed gjort felaktiga eller otillräckliga insatser för att komma tillrätta med problemen.

För att lösa dessa gruppers problem måste man  göra på nytt sätt jämfört med tidigare. Det är ju som bekant meningslöst att göra på samma sätt igen som förra gången - resultatet tenderar att bli detsamma. Alltså man måste våga ta steget att göra på nytt sätt, t ex välja ny leverantör eller ny metod. Det är viktigt att den valda metoden får medarbetarnas och chefernas förtroende. Det är också viktigt att den nya metoden är ärlig och verkligen tar hand om de faktorer som behöver förbättras. Metoden måste garantera att obehagliga sanningar redovisas och att metoden håller reda på vad som är orsak och vad som är symptom.  T ex att ledarskapet är problemet när arbetsbelastningen är alldeles för hög eller att det finns en svårlöst konflikt som påverkar hela gruppen. Det gäller att hantera orsaken till problemen och inte symptomen.

För att komma tillrätta med risken att dra fel slutsatser och därmed göra fel prioriteringar behöver man ofta professionellt stöd från någon som inte varit med tidigare. En utomstående person med rätt kompetens har möjlighet att agera neutralt och därmed säga sanningen.

Det är också viktigt att man använder sig av lösningsfokuserat språk för att undvika att gruppen/chefen mentalt gräver ned sig i bristerna och därmed inte kommer vidare. Diskussionen kan därmed hållas positiv och chefer och medarbetare blir lättare engagerade och bidrar till förbättringsarbetet. När man lyckas med detta arbete ökar också prestationerna.

onsdag 22 augusti 2012

Vem ska tolka resultatet och besluta åtgärder med anledning av en medarbetarundersökning?


Att låta medarbetare och chefer själva tolka resultatet av en medarbetarundersökning och sedan  bestämma hur man ska åtgärda eventuella brister i arbetsförutsättningarna är normalt inte optimalt. Detta betyder massor med tappad tid och gör man fel känner sig chefer och medarbetare desillusionerade och prestationerna sjunker som i sin tur minskar lönsamhet/konkurrenskraft ...

När man tolkar ett undersökningsresultat gäller det att hålla reda på vad som är orsak och verkan. Låga värden i vissa frågor kan vara symptom på orsaker som tas upp i andra frågor.

Låt mig ge ett exempel: I en fråga om arbetsbelastning har medarbetarna svarat att de har alldeles för mycket att göra, II ett par andra frågor visar det sig att det finns sannolikt en konflikt i gruppen, vilket nästan alla i gruppen indikerat i sina svar.

Många chefer skulle förmodligen bortse från konflikten inom den egna enheten och försöka komma tillrätta med den höga arbetsbelastningen. I synnerhet ifall chefen själv bidrar i konflikten. Medarbetarna
skulle sannolikt inte protestera vid föredragningen utan vilja att man löser arbetsbelastningen. I värsta fall har de redan gett upp förhoppningen om att komma tillrätta med arbetsbelastningen för resultatet var detsamma i tidigare kartläggningar.

Alltså har denna medarbetarundersöknings inte givit något positivt - snarare förstärks den dåliga stämningen i gruppen som en konflikt förorsakar och som ger till följd att man i gruppen arbetar ineffektivt p g a alla obehag som den tydliga konflikten förorsakar.

Ett bättre sätt är att använda en medarbetarundersökning som fokuserar på faktorerna som påverkar prestationerna och att sedan analysen görs av en neutral och professionell analytiker som tolkar resultatet utifrån erfarenheter från liknande arbetsplatser och som ger gruppen klara besked om hur man ska prioritera sina åtgärder.

Gruppens diskussion kommer då att bli konkret och riktas mot hur man ska lösa den aktuella konflikten i mitt exempel. Chefen har fått klara besked om hur gruppen ska prioritera och han och gruppen sparar tid.

Prestationerna hos medarbetarna och chefen kommer att öka när den viktigaste orsaken till
energiläckaget eliminerats.

Låter inte detta som en framgångsrik metod?

torsdag 16 augusti 2012

Fantasin är viktigast för all utveckling

Jag hälsade på nya bekantskaper i USA i förra veckan. Bodde i ett stort hus utanför Chicago och umgicks intensivt med ett 30-tal andra under några dagar.

Jag hade många samtal med en 90-årig  man som hade färdats i Europa i stridsvagn och skjutit hål på motståndarens stridsvagnar - hela vägen från Normandie i oktober 1944 till krigsslutet i maj 1945 då han
befann sig i Österrike. På vägen hade han och hans besättning kämpat i ett antal mindre bataljer och några riktigt stora och komplicerade strider - d v s de hade kämpat i de stora och avgörande slagen om Europa. Jag mötte alltså riktig veteran och han hade nu som mål att leva ytterligare 14 år så skulle han bli
världens äldste levande veteranen. Det var hans mål.

Han hade efter kriget sysslat med affärer och varit ledare för ett team i ett större företag. Han hade en jargong och humor som var härlig. Jag hade många diskussioner med honom om mål och ledarskap m m, d v s om vad som hade drivit honom fram till hans framgångar. För jag uppfattade honom som en förmögen man och som var en av dem som lagt grunden till familjens välstånd.

Det jag skulle komma till är att i det stora huset där vi alla gäster umgicks under några dagar fanns det jättestora eldstäder. På väggarna ovanför dessa fanns tänkvärda citat skrivna.

Ovanför den stora matsalens eldstad fanns ett citat:
"Knowledge is power
Attitude is everythin
g"

Den gamle mannen sa att detta var ett klokt citat - men han tillade att det borde finnas ytterligare en rad, nämligen:

"Imagination is even more important"

För utan fantasi kan inga nya resultat eller framsteg skapas.

Han menade att för att man ska vilja lära sig nytt så måste man ha en idé om vad man vill uppnå. För detta behöver man fantasi och förmåga att föreställa sig vart man vill komma och när man inser detta så kan man behöva lära sig nya saker för att kunna förverkliga sin idé som man fått från sin fantasi.

Samma resonemang gäller för attityden också. Med rätt attityd kan man nå långt, och man måste ha en föreställning om vad man vill uppnå för att medvetet ska anpassa sin attityd.

Att lyckas i jobbet som chef eller medarbetare kräver alltså fantasi om framtiden. För att förverkliga den behöver man ha en klar uppfattning om vad det är man vill uppnå och hur det känns att vara i den fantiserade sitationen.

Sen behöver man förmodligen anpassa sina kunskaper och sin förmåga för att nå till målet. Detta kan ta kort tid eller flera år av uppoffringar - litet beroende på din situation och det mål man satt.

Detta med fantasi låter ju rätt härligt tycket jag. Men min erfarenhet är ju att det krävs träning och en vilja att sätta av tid för att fantisera och sedan leva sig in i de önskade målsituationerna.

Vilka är dina erfarenheter ?

PS
Hittade ett nummer av tidningen Personal: En artikel under rubriken chefsflykt, morsgrisar och robotsamhällee: Den avslutas med "Två yrkesgrupper kommer att
växa - å ena sidan robotkonstruktörer, å andra sidan de som jobbar med känslor och kreativitet. Dessa saker är än så länge alltför komplicerade för robotarna"

fredag 20 juli 2012

Idrotten källa till inspiration för att trimma företag och myndighet

Jag läste igår (19 juli) i Dagens Nyheter om att löperskan OS-medaljören Merlene Ottey som nu är 52 år och fortfarande ir år springer 100 m på under 12 sek och hon är mycket bra på 200 m också. (Ojojoj!) Hon tävlar i år och hon planerar att tävla i ytterligare några år. Hon tävlar numera för Slovenien där hon också bor och har ett företag. Hennes företag bidrar starkt till Barcelonas framgångsrika fotbollslag. De mäter muskelmassa och kan utifrån dessa mätningar ge råd om vad man behöver göra för att skapa bättre balans i spelarnas muskelmassa.

När jag läste detta så insåg jag att det är just på liknande sätt man ska göra för att trimma företag och myndigheter när det gäller deras medarbetare och chefer. Jag menar nu inte att man ska mäta muskelmassan hos dem, utan mäta hur de uppfattar sina arbetsförutsättningar för att kunna prestera på topp i arbetet. Precis som jag förutsätter att Merlene Otteys företag gör, använda vetenskapliga metoder och även ge besked om vad som behöver prioriteras och i denna analys hålla isär vad som är orsak och vad som är symptom.

Som bekant blir det inte så bra resultat ifall man satsar på att kurera symptom ifall man vill ha varaktig förändring, oavsett arten av problem. Det är viktigt att göra rätt i sådana här kartläggningar, annars riskerar insatserna att motverka sitt syfte.

Så, när ni ska göra er nästa medarbetarundersökning eller bestämma vad som behöver göras inför eller efter en omorganisation, stötta en nytillsatt chef, eller åtgärda underpresterande enheter, se till att göra detta på ett sätt som gör att ni snabbt och effektivt får klara besked om vad som ska åtgärdas. Se till att ta referenser och hör hur andra har lyckats med de metoder ni överväger.

Jag kan f ö nämna att DN skriver också att Merlene Otteys företag fått uppdrag hos Italiens landslag - så säkert har man inspirerats av Barcelonas framgångar.

torsdag 28 juni 2012

Vår rädsla styr hur vi lyckas på jobbet och annars

Jag läser en intressant bok som Napoleon Hill har skrivit - Outwitting the Devil. Överlista Djävulen - på svenska. Den skrevs 1938 och utgavs först 2011 - det finns en historia kring den sena utgivningen. (Vem kan ha legat bakom detta? )

Jag tycker att boken är mycket intressant och handlar om vad det är i vårt tänkande som påverkar oss och vad vi kan göra för att påverka vårt tänkande.

Enligt författaren - eller rättare sagt intervjuoffret - Djävulen - är det rädslan som formar livet för de allra flesta människorna. Vi kan vara rädda för att vara utanför en gemenskap, att göra fel, ha fel kläder på oss. köpa fel saker, rädda för chefen, rädda för medarbetarna, rädd för lönesamtalet, rädd för konflikten på jobbet, rädd för kunden, rädd för arbetslöshet, rädd för hur vi ska hinna med allt, rädd för olycka, rädd för fattigdom, rädd för att inte vinna rädd för krig, rädd för döden ....

Rädslan styr 98% av mänskligheten - d v s 98 % av oss styrs av tankar som är förknippade med rädsla. Våra tankar är sysselsatta med att undvika rädsla.

Ett tragikomiskt exempel på hur tokigt rädda vi är - de flesta krig förorsakas av rädsla och är det så bara de styrande i ett land vill utkämpa ett krig måste de få sina landsmän att genomföra krigshandlingarna. För att göra detta skapar de sådan rädsla hos sitt folk, att det ställer upp på att ta vapen i hand för att gå ut i fält och t o m riskera sina liv för att dämpa sin rädsla...

Du kan nog lägga till ett antal saker som du är rädd för. Våra rädslor påverkar oss dagligen - från det att vi vaknar tills vi lägger oss.Rädslorna finns hos oss på hemma, på jobbet, när vi reser, när vi äter, t o m när vi älskar.

Den ständiga rädslan får oss att inte använda vår fulla kapacitet till att leva det liv vi vill leva och som vi kanske är ämnade för. Tänk om vi kunde kontrollera rädslan och börja leva det liv vi så gärna skulle vilja men inte vågar av olika skäl. Exempel: jag vågar inte ta det där jobbet, jag vågar inte prova att sjunga i kör, jag skulle så gärna vilja ta kontakt med just den där häftiga personen, o s v. Känner du igen dig. Hur mycket tid spenderar du på att hitta på ursäkter för att undvika göra vissa saker?

Har du inte ett antal surdegar på jobbet och hemma och som egentligen ofta handlar om en vag känsla av rädsla. Ska jag orka, ska jag hinna, det är obehagligt av någon anledning o s v.

Boken handlar om hur Napoleon Hill intervjuar Djävulen för att få reda på hans trix för att behärska alla människor. I boken finns en förteckning över tips på vad man kan göra för att inte vara kvar i Djävulens garn - d v s lämna rädslan.

Att här på några rader här ge en fullständig bild av boken klarar jag inte, men jag ska redovisa några av de saker du kan göra för att inte känna rädsla och kunna börja leva det liv du vill leva eftersom du känner mindre rädsla.

  1. Tänk själv i alla situationer - d v s ha inga förutfattade meningar utan se vad som händer och tänk själv. Iaktta även dina känslor och försök att se vad de signalerar och orsaken till dina känslor.
  2. Bestäm dig för vad du vill ha av livet och vad du är beredd att satsa eller offra för att nå det du allra helst önskar. Det kan gälla pengar, en utbildning, en relation, ja vad som helst. Du kan inte få något för ingenting. Inte ens lotterivinster brukar vara beständiga - utan har du inte gjort en riktig satsning så är du kvar i din situation.
  3. Analysera tillfälliga nederlag på din väg mot dina mål, dra slutsatser och hitta fördelar i dina nederlag.
  4. Planera din tid så att den är fylld av aktiviteter för att nå ditt viktigaste mål - (även vila är en bra aktivitet - om du tänker rätt..)
  5. Fyll din hjärna full av positiva tankar. Fantisera gärna om hur det känns att vara i ditt mål. KOm ihåg att lämnardu tomma utrymmen i hjärnan fyller Djävulen på med negativa och rädslo-tankar, enligt boken. Du kan ju fundera litet på detta ...

Det finns ytterligare några punkter i förteckningen men jag har valt att inte ha med i min lilla bloggartikeln för de kräver en längre förklaringar som inte ryms i denna artikel.Om jag skulle försöka mig på en sammanfattning av några av de övriga punkterna så handlar det om att vara tydlig med vad det är du vill i din inre dialog. Jag kunde inte beskriva det bättre så glöm att du läste det sista om du tycket att det lät flummigt.

Så rådet till den modiga läsaren som vill släppa rädslans makt: Ta kontroll över vad och hur du tänker när du råkar ut för alla slags  händelser.

Alla dina upplevelser av det som händer runt dig sker ju i din hjärna. Eller hur?  Du kan kontrollera hur du tänker om det du upplevt eller läst eller på annat sätt tagit del av. Du kan iaktta dina känslor över det som du upplever och bejaka dem för att sedan konstruktivt gå vidare. 

Jag vet också att det kan ta mycket tid och bli en jobbig process för många för att hantera de känslor som uppstår när man råkar ut för jobbiga händelser. Det är därför som man ibland behöver få hjälp av andra innan man kan ta tag i sin situation för att ta nästa steg. Eller ibland kan det räcka med att bara gå omkring i skogen och njuta och bara vara eller ta ett träningspass.

Så, lev väl i sommar och satsa på att ge de där rädslorna en match - förmågan att bemästra sina rädslor går att träna upp - är det inte dags att pensionera Djävulen - han har ju jobbat rätt länge här på jorden ..
.
Jag har en god nyhet! Jag tror att han börjar visa på ålderstecken. Annars hade inte den här artikeln blivit publicerad - och inte heller tillåtit din skärm att visa hela artikeln för dig!

Nog hade en alert Djävul kunnat ordna med ett litet virus eller en åskknall i nätverket?

Nog ser det hoppfullt ut för 98% mänskligheten. Ja du som läste detta tillhör förmodligen de där 2% undantag - så du har redan ditt hopp på plats. 

Ha en trevlig sommar!


torsdag 14 juni 2012

Lyckas i jobbet trots stress och oro - går det?

Jag hade ett riktigt intressant möte igår. Jag träffade en person som lär ut hur vår hjärna fungerar när det gäller rädsla och stress.

Det jag skulle vilja berätta från vårt möte är att hon berättade att vår hjärna reagerar lika starkt om vi är utsatta för en stor fara eller en liten. Hjärnan är gjord för att snabbt hitta på något som tar oss i säkerhet när den uppfattar det minsta tecknet på fara för livet. Hjärnan hinner inte analysera ifall faran är omedelbar och livsfarlig eller om det är en bagatell. En mer eller mindre medveten analys gör man först senare när hjärnan uppfattat att vi är i säkerhet.Att lära sig att förstå hjärnans reaktion på fara och stress kan underlätta livet på arbetsplatserna.

Tänk om alla chefer och medarbetare också för den delen visste hur vi människor är konstruerade för att hantera rädsla och stress. Tänk om alla föräldrar med små barn tänkte på detta när de små blivit skrämda av något som vi vuxna uppfattar som en bagatell. Stressen kan förorsakas eller förstärkas av rädsla.

Låt mig ge några exempel: att vara överbelastad på jobbet, kan innebära att man blir rädd över konsekvenserna ifall man inte hinner med. Hur kommer jag att känna mig, hinner jag hem i tid? Vad händer ifall jag inte fixar jobbet inom tidsramen, tänk om det blir fel, vad händer då...? Det är samma starka reaktion i hjärnan oavsett om det är livsfarligt eller "bara" stress p g a överbelastning i arbetet.


En annan orsak till stress och rädsla är ifall en person ska utföra uppgifter som jag inte utfört förut eller som den inte anser sig klara av eller sakna kompetens för. Det gäller för både den personen och omgivningen att förstå att rädslan i sådana här situationer är helt naturlig, men att situationen inte är farlig för ens fysiska säkerhet.  Man kan då ha en inre dialog som t ex går ut på att tacka rädslan för att den finns men också tala om för den att dess tjänster inte behövs denna gång.

Nog känner du igen situationen att du undrar ifall du ska hinna med något på utsatt tid, eller att du är orolig över något. Hur bra lyckas du fokusera? Du som har lärt dig att fokusera och välja dina tankar måste förstå att din omgivning kanske inte har lärt sig denna självkontroll och att de upplever påfrestningen mycket
större än vad du skulle göra i samma situation. Det vore önskvärt att alla på en arbetsplats känner till detta.

Så, ta dig litet tid att fundera och kanske fördjupa dig litet i rädsla och stress och hur du brukar hantera detta. Skriv gärna en kommentar om detta.



Jag håller f ö på att läsa en bok om rädslans makt och vad den förorsakar i världen ... ska överväga att återkomma i frågan i denna blogg när jag läst klart boken. Mycket intressant, kan jag meddela. 




På återskrivande


Hans

onsdag 6 juni 2012

Lyckas i arbetet som chef efter en prestationsanalys


När man gör en medarbetarenkät eller NMI-undersökning eller som vi säger Prestationsanalys så finner man ofta att cheferna har högre värden eller verkar vara nöjdare än sina medarbetare.

Stämmer detta med verkligheten eller är det ett mätfel?

Vi har funnit att det ofta rör sig ofta om ett mätfel. Detta beror på att man att låter cheferna svara på samma frågor som medarbetarna. Cheferna tenderar att svara utifrån vad de uppfattar att medarbetarnas arbetsförutsättningar och inte sina egna. Det är således en mer eller mindre optimistfaktor som spelar in.

Vi fann detta genom de kvalitativa studier som vi gjort. Man behöver ställa frågorna till cheferna på ett annat sätt än till medarbetarna. Frågeområdena ska vara desamma som för medarbetarna men de måste omformuleras så att det klart framgår att det rör sig om chefens förutsättningar för att utöva sitt ledarskap och sin chefsroll.

Vi funderade mycket på varför det ofta inte hände så mycket i förbättringsarbetet efter en prestationsanalys när vi använde samma samma frågor för chefer och medarbetare. Det var ofta så att det var ungefär samma värden och samma problematik som vid förra årets mätning. Slutsatsen vi drog var att har inte cheferna bra arbetsförutsättningar som orkar de inte driva förändringsarbetet hos sina medarbetare.

Det är viktigt att cheferna får bra arbetsförutsättningar och vi rekommenderar att man genomför chefernas prestationsanalys ett halvår före prestationsmätningen för medarbetarna. Detta för att ge cheferna möjlighet att få sina arbetsförutsättningar tillgodosedda.

Chefer och medarbetare som upplever att de har bra arbetsförutsättningar också kan jobba mer kreativt och målinriktat på hur de ska stötta sina medarbetare.

Alltså - börja med att ge dina underställda chefer bra förutsättningar innan ni gör en medarbetarundersökning eller prestationsanalys. Ta reda på vad de behöver för förändringar inom de viktigaste faktorerna för att kunna prestera. Förbättra sedan de mest prioriterade faktorerna och de kommer att kunna skapa bra arbetsförutsättningar i sina enheter.

Lycka till!

torsdag 31 maj 2012

Lyckas i jobbet och det ger upplevelser - för dig och andra

Många "marknadsmänniskor" pratar idag om att man levererar upplevelsebaserade tjänster och varor.
Man erbjuder upplevelsebaserad shopping, upplevelsebaserade restaurangbesök, färdas i en bil som ger föraren körupplevelse och passagerarna åkupplevelse. Inlämningen av bilen för service ska vara upplevelsebefrämjande och säkert när man hämtar den och betalar också ... Vi lever i Upplevelsesamhället alltså. Inte alls tokigt tycker jag.

Jag var igår på vårt veckomöte i det affärsnätverk som jag medverkar i. Vi är ett 40-tal oerhört positiva människor som träffas varje vecka för att göra affärer.

Ibland får en av oss göra en längre presentation på 10 minuter. Igår  var det Nisse från ett eventföretag. Han spelade tidigare i ett rockband och han verkar vara en kreativ, påhittig och drivande person. Full av energi.

Hur gjorde han sin presentation?

Jo, han gav oss en upplevelse - han började med att engagera oss åhörare så vi klappade händerna till musik, Sen hetsade han oss till att göra fler och större rörelser och att sjunga (läs skrika)  glada tillrop som passade in i låten. Han studsade runt vid datorn och piskade rummet med mikrofonen. Han skapade en upplevelse för oss. Vi åhörare tände och sen rev han av några snabba bildspel och avslutade med att visa på en reklamfilm som man hade gjort för Enköpings kommun. Enköping - Sveriges närmaste stad, du vet. Filmen handlade om att försöka hitta till Sveriges närmaste stad. Detta illustrerades med att filmen visade små barn som sprang framåtböjda i en skog av höga, raka furustammar och som letade efter något ... ja, en stad ... Sveriges närmaste.

När Nisse var klar var vi åhörare riktigt tända och vi fortsatte minglet och var riktigt kreativa.

Jag funderar litet på vad som hände igår och om det går att koppla detta till det jag jobbar med - d v s att skapa arbetsplatser där man har varaktigt höga prestationer? Så här borde det väl vara på jobbet varje dag för alla människor... eller vill vi det? Kan vi det?

Jag undrar hur det är på landets arbetsplatser under normala dagar?
Hur upplever vi dagarna och vad är det som får oss att tända till - när inte Nisse finns till hands.
Vad skulle få oss att tända till litet extra och att göra detta litet oftare?
Att ge kollegan det där lilla extra.
Att ge kunden det lilla extra.
Att ge samtalet från huvudkontoret en liten extra touch så dom ...

Att chefen verkligen satsar på att visa sin uppskattning och upptäcker att medarbetaren Lisa inte ser ut att ha en bra dag idag.Att chefen ser till att alla känner sig sedda. Osv .. ja, du förstår.

Hur skulle vi då känna oss på arbetet och hur skulle vi då känna oss när vi kommit hem?
Vad skulle vi tala om för de de nära och kära därhemma?
Hur skulle det kännas om vi på söndag kväll planerar för måndagen och veckan som kommer?

Min fundering är också vad kan arbetsgivare och chefer göra något för att få medarbetare att uppleva att de allt oftare har lyckade dagar på jobbet? Att de har bidragit till andras framgångar eller nöjdhet och därmed skapat upplevelser? Att trots att det blir fel i arbetet eller att det varit en jobbig dag ändå känna sig nöjd och tillfreds - vore inte det underbart?

Alla arbetsplatser har olika förutsättningar och vi människor är litet olika på vad vi tänder till på och vi har olika syn på livet i största allmänhet. Det gör ju att vi har olika förutsättningar för att känna oss nöjda med vad vi gjort eller råkat ut för i arbetet. Alla blir inte lyckliga av att ha en Nisse på jobbet utan det kan vara att kunna få leverera i tid, lösa ett problem på ett bra sätt, skicka en rapport, organisera ett uppdrag, köpa varor till bra villkor, o s v. D v s lyckas i jobbet med det man jobbar med.

Att påverka en tillfällig grupp som en åhörarskara - d v s det Nisse gjorde - är förhållandevis enkelt, jämfört med att påverka en eller flera grupper av individer över en längre tid. Individerna agerar sinsemelellan på olika sätt. Medarbetarna på en arbetsplats har olika behov som man på olika sätt hanterar. Man känner sig upprymd eller orolig, o s v. Olika sinnesstämningar och mängder med andra faktorer, som kunskaper, bakgrund m m. En heterogen samling människor som ska verka tillsammans på olika sätt över en längre tid.

Att leda grupper i arbetet under sådana förhållanden kan vara utmanande. Att skapa förutsättningar för att medarbetare och underställda chefer upplever att de har så bra förutsättningar att så att de kan utföra sitt arbete på ett bra sätt som gör att de får positiva upplevelser i jobbet är vore väl en upplevelse i sig för chefen och egentligen ett - jag höll på säga - ett krav.

Det gäller för chefen att göra rätt när han eller hon ska fatta sina beslut om vad som är viktigt för att skapa bra arbetsförutsättningar - annars finns det risk att han sabbar möjligheterna. Det behövs som bekant 12 positiva upplevelser för att uppväga en dålig. 

Sannolikheten att göra rätt ökar ifall chefen har ett bra och tillförlitligt beslutsunderlag som speglar medarbetarnas och eventuella underställda chefers arbetsförutsättningar .jag menar upplevda arbetsförutsättningar.

Beslutsunderlaget och analyserna måste vara framtaget på ett systematiskt sätt, precis som inför andra affärskritiska beslut.

... för är inte medarbetarna och cheferna affärskritiska resurser som måste ha gynnsamma arbetsförutsättningar?

.. om du orkar ... Lägg sedan till att underlaget och analysen bör innehålla jämförelser mot hur de bästa verksamheter av liknande karaktär lyckas.

Det är viktigt att se vad som är möjligt att uppnå och sedan få reda på snabbaste vägen till att nå mästerskapet - d v s arbetsplatsen där alla största delen av tiden känner sig som vinnare på jobbet!

tisdag 22 maj 2012

Chefen avgörande faktor för att få medarbetarna att lyckas

Jag är med i ett affärsnätverk och där knyter jag väldigt många kontakter. Jag träffar människor och företagare som jag aldrig hade träffat annars.

Jag har haft flera diskusisoner med en person som drar igång sitt nätverk för att marknadsföra kosttillskott. Jag hade med mig en gäst som jobbar inom ett annat direktmarknadsföringsföretag. Båda har satt riktigt saftiga mål för sina verksamheter. 

Problemet för de flesta sådana här säljnätverk är att det är få som lyckas nå de stora vinsterna. Du känner säkert igen situationen från personer du känner eller hört talas om.

Men så träffar jag två personer som lagt in en helt annan växel. Den ena driver sedan tidigare ett konsultföretag för att utveckla ledare och medarbetare. Den andre jobbar på ett liknande sätt men ännu mer storskaligt.

Om jag fokuserar på hon som driver ledarutvecklingsföretag så rekryterar hon intresserade personer. Sedan får dessa personer sätta sina mål och hon hjälper dem att bygga en plan för hur de ska uppnå dem. Hon coachar dem till att bygga sin egen verksamhet. Steg för steg. Hon använder all sin pedagogiska förmåga och sin ledarförmåga. Hon använder alltså sina professionella ledarutvecklingskunskaper för att utveckla sina medarbetare och underställda chefer.

Hon och medarbetarna träffas en gång i veckan till en början för att följer upp hur hur medarbetaren går mot sitt mål. Om det finns problem och man diskuterar lösningar och väldigt konkret vad som medarbetaren ska göra inför nästa träff. De formulerar i termer som gör att framstegen går att mäta. Hon gör precis allt för att få sina medarbetare att lyckas i sitt jobb. För lyckas dessa så kommer även de att tjäna mycket pengar och detta gynnar även hon som är huvudmannen och chefen för verksamheten.

Verksamheten är väldigt renodlad - det gäller att de som jobbar för en lyckas - för då lyckas även de som leder verksamheten. Detta ställer krav på kontinuitet, feedback och föredöme. Eller hur?

Handen på hjärtat - skiljer sig medarbetarnas förväntningar på bra arbetsförutsättningar i denna typ av verksamhet mot de som ställs av medarbetarna på andra arbetsplatser - på arbetsplatser med mer "komplicerade" förutsättningar? Vad anser du?

fredag 11 maj 2012

Låt alla lyckas i jobbet och ni ger extrem kundservice

Jag var på ett fantastiskt morgonseminarium på IHM i Stockholm där trendspanaren Göran Adlén presenterade trender inom 12 områden i dagens globala värld. Det är många spännande saker som händer och jag tänkte här fördjupa mig i en - och den handlar om att lågpris innebär extrem service. Just det du läste rätt extrem service till lågpris och vad detta innebär för de organisationer som satsar på detta.

Det finns en trend att erbjuda tjänster och varor till mycket låga priser och samtidigt ge extrem kvalitet och kundservice. Den höga kundservicen innebär att den som träffar kunden ska ha mer kunskap än den välinformerade kunden. Så, om kunden vill köpa en mobiltelefon, måste expediten kunna ge kvalificerade råd till kunden utifrån de behov som just denna kund har och samtidigt ska det hela kosta "lågpris".Expediten ska således bortse från eventuella kampanjer som gynnar vederbörande utan fokusera på kunden. Ingenting annat.

Som exempel finns ett hotell i Chicago som är ett extremt lyxhotell men det kostar en spottstyver att bo där. Man har 24 timmars roomservice men maten kommer inte på silverfat utan i praktiska kartongförpackningar. Men allt finns och det ser jättehäftigt ut. Det är en upplevelse för dem som tar in på detta. Just upplevelser är viktigt i denna trend.

Kunderna vill känna sig speciella och respekterade och att de vill ha upplevelser.

Jag kommer att tänka på detta med upplevelser - jag hörde om hur Gröna Lund gör när de rekryterar sin personal och vad de kallar sina sommaranställda - de kallas för artister. De ska ge besökarna upplevelser. Alla anställda gör detta, d v s popkornkokare, städpersonal, lotteribiträden, maskinskötare, o s v. Alla har till uppgift att ge besökarna positiva och kanske spännande upplevelser.

Vad har nu detta att göra med mina funderingar och råd? Jo, det gäller att ge dina chefer och medarbetare extremt goda förutsättningar för att utföra sitt arbete så att de kan ge extrem kundservice och till låg kostnad för er.

Om du tror att din bransch kommer att bli utsatt för konkurrenter som erbjuder extrem kundservice eller om du vill ta på dig ledartröjan behöver du kanske förändra vissa saker. Om det är så - vad kommer du att börja med? Eller ska du låta cheferna få få ansvaret att skapa de goda arbetsförutsättningarna för sina medarbetare? Har du gott om tid för detta arbete? Ja, enligt föredragshållaren igår, så växlar trenderna snabbt och det innebär att den som missar en trend finns inte när nästa trend inträder. Trendväxling går på något år. Den som gör rätt när i trenden kommer att få enorma framgångar. Göran Adlen myntade begreppet viruslik expansion. Ja, du kan kanske ana dig till vad han menar.

Alltså - ge dig själv och dina chefer instrument som gör att de prioriterar rätt saker när ni nu ska hänga med i trenden. För medarbetare och chefer som har bra arbetsförutsättningar blir kreativa och det behövs kreativitet för att hänga med i en trend eller skapa din trend. Har ni bra arbetsförutsättningar på era arbetsplatser kommer din personal och dina chefer att se till att alla är utbildade i både produktkännedom och bemötande för att ge extrem kundservice. Har ni rätt arbetsförutsättningar för cheferna och personalen  i dina butiker eller på dina vårdavdelningar, eller verkstäder så kommer kunderna och patienterna att gilla er på Facebook och då kan det smälla till i kassan hos er.

Så - skaffa dig instrument och metoder för att snabbt sätta mål som innebär extrem framgång hos er och ge dina medarbetare 100% rätt arbetsförutsättningar för att prestera 100%. Börja med ett av de sex viktigaste områdena - d v s - hur man upplever att man kan påverka, arbetsbelastning, arbetsgemenskap, stimulans i arbetet, trygghet och ledarskapet.

Du får se upp för det ser olika ut för olika avdelningar eller butiker eller arbetsplatser. Du har inte tid med generella satsningar inom hela företaget utan det gäller att anpassa satsningarna till resp avdelnings/arbetsplats och chefs förhållanden. Du måste ha verktyg som talar om för dig var ni står inom de sex områdena och snabbt ge cheferna färdiganalyserat underlag för att sätta igång sitt förbättringsarbete - omedelbart!

Lycka till! - vi möts på andra sidan Trenden - och då njuter och skrattar och vi mår sååå gott! Vi kan då bestämma ifall vi vill haka på nästa trend eller så hittar vi på något helt annat. Härligt, va?

.. det handlar om att ge dina chefer och medarbetare rätt arbetsförutsättningar .. och att göra det snabbt !



lördag 5 maj 2012

Tillförlitlig medarbetarundersökning och risker att inte ha det

För en tid sedan fick jag höra om en myndighet som gjort en medarbetarundersökning - en s k NMI-undersökning där en hel region hade fått oväntat låga värden.

Det som förvånade var så vitt man visste på huvudkontoret att ingenting ovanligt hade hänt. Man hade samma regionchef, inte omorganiserat mer än man brukade och inte heller några nya omfattande på gång som kunde påverka svaren, löneförhandlingarna hade gått som vanligt, ja, allt var som vanligt. Men medarbetarna var avsevärt mindre nöjda denna gång jämfört med de tidigare kartläggningarna.

På huvudkontoret som kunde se alla regionerna fick man huvudbry. Inga liknande tecken på de övriga regionerna och för den aktuella regionen så var det ett antal underenheter som drog ned på det sammantagna resultatet.

Efter en tid uppdagades det att det fanns aktivitetsgrupper inom regionen som uppmanat medarbetarna att svara överdrivet negativt i syfte att sätta fokus på en viss fråga som dessa grupper driver.

Man hade således lyckats driva frågan så bra att detta slog igenom i medarbetarenkätens resultat.

Men speglar detta frammanade missnöje egentligen vad medarbetarna själva tyckte? Nej, till stor del inte alls. Det blev dessutom svårt att genomskåda orsaken till det låga resultatet för regionledningen och huvudkontoret eftersom man redovisade indexvärden och medelvärden och inte kunde se detaljer i svaren (vilket man heller inte ska kunna se). Ingen sakkunnig och utomstående granskning eller analys av de individuella svaren kunde göras. Det ingår normalt inte i medarbetarundersökningar. Alltså, man satt fast i ett minst sagt oklart läge där ingen kunde granska underlaget från opartiskt håll.

Jag vill således varna för att just missnöjesyttringar kan förstöra en medarbetarundersöknings tillförlitlighet. Det finns metoder för att ha indatakontroll, i form av logiska svarskontroller som förkastar gravt ologiska  svar. Använder man sig av logiska svarskontroller är det betydligt svårare för dem som vill manipulera sina svar eftersom man kommer in i ett ologiskt resonemang utan att själv inse detta. Svar som är klassade som ogiltiga blir således bortsorterade och kommer inte att användas i sammanställningen. Är det stor andel ogiltiga svar, så de resterande giltiga svaren alltför få för att man ska kunna använda resultatet. I detta fall förkastas enkätens resultat - vilket är det enda riktiga.

Vid stort antal ogiltiga svar eller där grupperna innehåller stor oenighet bör man göra kvalitativ kartläggning, d v s intervjuer. Dessa kan göras på på totala populationen eller ifall populationen är stor genom slumpmässiga urval. På detta sätt kommer man snabbt att hitta orsakerna till det otillförlitliga resultatet i medarbetarundersökningen och kunna fokusera på rätt saker för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Vidare kan man också använda en utomstående granskare och analytiker som kan skrida in och se på individnivå (fortfarande med bibehållen anonymitet för respondenterna) hur svarsfördelningen ser ut och kanske se orsaken till att det finns så många ogiltiga svar som sorterats bort och på så sätt hitta oförklarliga mönster och om inte annat varna för att kartläggningens redovisning har låg tillförlitlighet och inte bör användas.

Om du avser använda er medarbetarundersökning som ett operativt instrument , där cheferna och grupperna ska använda sig av underlaget för att besluta sig för hur man ska gå tillväga för sitt förbättringsarbete, måste du använda dig av tillförlitliga mätmetoder. I bästa fall vågar inte cheferna lita på underlaget och i värsta fall använder man sig av det tveksamma underlaget och riskerar att skada verksamheten.


fredag 20 april 2012

Bädda för framgång efter kurs i personlig effektivitet

Vi genomför ett träningsprogram i personlig effektivitet på huvudkontoret för en industrikoncern. Detta är verkligen ett träningsprogram som gör att man har större förmåga att lyckas i sitt jobb efter tränignen. Träningen går ut på att förändra arbetsvanor, strukturera sig och sitt arbete och att ta kontrollen över sin kalender = tid. Igår träffade jag personaldirektören inför sista utbildningspasset som blir om ett par veckor. Det var litet som i skolan, jag kände mig som klassföreståndaren som skulle hålla ett föräldramöte (med HR direktören). Jag har fått underlag av kurshållaren/läraren och jag skulle träffa den person som beställt vår utbildning för att diskutera gruppens framsteg och vad som behöver göras för att skapa framgång hos kursdeltagarna.

En tredjedel av kontorets personal genomgår utbildningen. Kursdeltagarna är mycket positiva. Jag hade med mig en lista på alla positiva kommentarer. Övningarna mellan kursdagarna är uppskattade och man vinner tid, vilket kommuniceras vid kurstillfällena. Succén är på G.

All utbildning och träning syftar till en förändring. Håller du med om det? Varför skulle du annars gå en utbildning eller tränignsprogram ifall du inte vill förändra något i det du utför?

Det är ofta så att när någon eller en grupp som det är frågan om i detta fall går en träningsprogram, så har de fått starka impulser att förändra sitt beteende. Det är dock ofta en späd planta av förändring som de bär med sig efter sin utbildning, Den måste vårdas ömt av både kursdeltagaren och omgivningen - d v s de som inte genomgått utbildningen eller träningen. Risken är annars att plantan vissnar och kursdeltagaren faller ned i det gamla beteendet och de gamla vanorna igen. Risken för negativa konsekvenser är överhängande ifall man inte hanterar situationen. Du förstår pointen?

Det gäller att omgivningen respekterar att de som genomgått utbildningen har förändrats litet. De visar upp att de är mer strukturerade, de svarar inte på mejl omedelbart, de har planerat i kalendern för rutinärenden, de ställer krav på mötesdisciplin, de vill ha klara besked o s v. De är kanske litet rakare i sin kommunikation. De verkar få mer gjort och vissa har slutat jobba övertid. Nog blir det litet konstigt för omgivningen när "Rörige Kalle" som alltid jobbade över,  plötsligt sticker upp och visar på struktur och vilja och går hem i tid?

Omgivningen som inte gått träningen ser ju att Kalle kommit tillbaka och förväntar sig att han är som vanligt. Kollegorna är inte medvetna om vad som hänt med Kalle under kursen. När något förändras på en arbetsplats måste man anpassa sig. Anpassning innebär att jag måste göra på nytt sätt och tänka nytt. Omedvetet så jobbar jag för att snabbt återställa balansen för att få det att bli som förut. Så irrationellt fungerar vi människor. Det gäller således att ta tillvara på förändringen och göra något gott av den. Detta kräver ledarskap. Att någon tydliggör att nu sker en förändring och att vi måste nu jobba på annat sätt. Att vi ska dra nytta av Kalles nya arbetssätt och att vi ska uppmuntra honom att bli ännu bättre på det han lärt sig. Är du med?

Jag vet inte riktigt hur man rent praktiskt ska göra för att hantera en situation där vissa genomgår en utbildning och ska förändra sitt arbete medan övriga inte gör detta. Vad som sker beror på många faktorer - är det chefen som gått utbildningen och han eller hon är en stark person så kan de säkert skapa respekt för förändringarna. Men är det person som varken har position eller karisma och som verkar i en kaotisk miljö, blir det lätt att man faller till föga för de gamla vanorna, såvida det inte finns ett ledarskap som kraftfullt hanterar situationen. Obs mitt ordval "Ledarskap" och inte Chefen - skälet är att detta Ledarskap skulle kunna vara en coachande person ifall chefen är mindre lämplig eller inte har tid eller intresse.

 När det gäller breddutbildning som t ex personlig effektivitet, så är det viktigt att all personal på en arbetsplats genomgår den, annars riskerar man att man ganska snabbt befinner sig i samma läge som tidigare. Det blir så mycket enklare att driva ett förändringsarbete ifall alla genomgår en breddutbildning och därmed får en gemensam bas/gemensamma värderingar.

Jag är säker på att det finns många som har exempel på det jag skriver. Finns det någon som har tips och råd för att hantera situationen så kommentera gärna min artikel eller mejla mig.

torsdag 12 april 2012

Prestationsanalys istället för medarbetarenkät

Jag hade idag en diskussion med en sjukvårdsdivion där jag försöker intressera dom för att använda vår prestationsanalys istället för den medarbetarundersökning man använder sig av.

Vi hade en bra diskussion.

Dom använder sig av flera olika undersökningar. Dels en stor som genomförs vartannat år och sedan kan enhetscheferna själva bestämma ifall de vill ha uppföljande undersökningar. Vissa chefer gör egna och andra låter man deras internkonsulter ta fram frågorna till.

Min sagesperson talade om att det många chefer tycker att det är jobbigt att ta diskutera resultaten för man går igenom frågorna och försöker tolka vad det är som är bra och vad som behöver åtgärdas. Diskussionerna kan ibalnd bli långa och omfattande. Eller så bestämmer chefen hur det ska bli och medarbetarna kan då känna sig överkörda eller missnöjda för chefen stoppar resultatet i pärmen.

Min reflektion är att cheferna och i förekommende fall medarbetarna ofta slösar med tiden när de ska tolka enkätresultaten. Därmed blir insatser för att förbättra verksamheten försenade eller bortprioriterade och medarbetarna tappar sugen när ingenting händer. Nästa gång man gör en medarbetarenkät blir man som medarbetare inte så motiverad och svarsfrekvenserna och jämförbarheten sjunker för varje undersökning.

För att komma tillrätta med detta, föreslår jag att man använder sig av en enkät som mäter förutsättningarna för att prestera är på arbetsplatsen och som snabbt ger tydlig information till cheferna för vad de ska säga i mötet med sina medarbetare för att få en konstruktiv diskussion.

En bra medarbetarundersökning är en som mäter de viktigaste faktorerna som påverkar prestationerna, t ex arbetsbelastning, ledarskapet, stimulans i arbetet, arbetsgemenskap, trygghet och säkerhet, möjligheterna att påverka. Det är också vkitigt att frågorna är validerade och att svaren är garanterat anonyma och att svaren är kontrollerade så att man inte får in svar som inte är konsistenta.

Låt sedan en person som känner till förutsättningar förolika arbetsplatser göra analysen av svaren.

Sedan när analyserna är gjorda får cheferna rekommendationer som visar hur man bör prioritera sitt förbättringsarbete. Det är denna lista som chefen utgår från när han/hon träffar sina medarbetare. Frågelistan med de olika frågornas svar kan chefen ha studerat innan mötet. Ifall chefen är osäker inför mötet med sina medarbetare ska chefen ta kontakt med den som gjorde analysen. Diskussionen i gruppen ska sedan vara konkret, t ex:  "Hur gör vi för att komma tillrätta med överbelastningen"? Eler "Vad behöver jag göra för att komma tillrätta med att vissa av er tycket att jag ger otillräcklig feedback"? Det är utifrån desssa frågeställningar som diskussionen ska gå till vid mötet med medarbetarna.

Vi kallar en sådan kartläggning för prestationsanalys - för det är just vad det är frågan om.

onsdag 4 april 2012

Glad Påsk!

Jag bloggar om att lyckas i jobbet som medarbetare och som chef. Detta är ju en viktig faktor för att rekrytera unga medarbetare. Många av de unga ställer krav på att få lyckas i jobbet. De vill ha förutsättningarna till detta. Saknas förutsättningarna lämnar man arbetsplatsen. Arbetsgivarna måste se till att öka attraktionskraften för de personer man vill rekrytera och samtidigt se till att förhållandena verkligen motsvarar den positionering som man eftersträvar i sin marknadsföring.

Arbetsgivare utan de duktigaste personerna bland sina medarbetare kommer att få svårt att hävda sig i konkurrensen på sina marknader och även när man ska rekrytera de man helst vill ha. Man hamnar lätt i en negativ spiral.

Läs gärna mina tidigare blogginlägg som handlar om detta och hur man kan kartlägga och mäta arbetsförutsättningarna på ett ovanligt tillförlitligt sätt och vad detta i sin tur innebär. Jag har i mitt tycke rätt brett innehåll i mina artiklar med allt från ledarskapet i FN till hur man kan förbättra arbetsförutsättningarna i en grupp.

Jag önskar dig en Glad Påsk!

/Hans

torsdag 29 mars 2012

Konkurrensförmåga är lika med kundrelation.

Jag var på ett föredrag där det stod på en bild: Konkurrensförmåga = kundrelation.

Det tog ett tag, innan jag förstod vad som var skrivet... men jag inser hur rätt det är.

Vad har nu detta med min blogg om att lyckas i jobbet och hur man skapar förutsättningar för detta att göra?

Om jag frågar dig:
Vilka är det som har kundrelationer i ett företag?
Vilka är det som ser till att de som har kundrelationer har upplever bra förutsättningar?
Vem eller vilka är det som ser till att cheferna upplever att de har bra förutsättningar för att göra ett bra jobb?

Har ett företag dåliga kundrelationer, så är deti sämre läge än företaget som har goda kundrelationer. Konkurrenten har bättre kundrelationer. Om jag skulle göra samma resonemang när det gäller myndigheter, så finns ju inte konkurrensfaktorn. Myndigheter lever ofta under stort förändringstryck vilket grovt uttryckt ställer krav på dessa som påminner om hur det är för konkurrensutsatta företag.

Vad är det som avgör vem som har bäst konkurrenskraft?
Jo, att man i företaget har byggt upp det med rätt människor, som har rätt inställning, get dem arbetsförutsättningar som de upplever som optimala, sett till att personalen ständigt har rätt kunskap och kompetens, att man i företaget gjort rätt investeringar i infrastruktur, att man skaffat sig rätt leverantörer, att man i företaget skapat effektiva processer som på ett effektivt sätt skapar värden för kunden. (oj, det blev nästan som en lärobok). Det är människorna i företaget och vad de beslutar och vad de gör som är avgörande.

Det som skapar ett företag är en idé och att en eller flera människor satsar tid och engagemang på att förverkliga idén och att de har ett nätverk av intressenter där kunderna är en kategori och att det sker olika slags transaktioner inom detta nätverk, t ex varor/tjänster och pengar för att nämna två av många olika.

Säg, vad är det som får två ytligt sett likadana företag med samma affärsidé och mål att ha olika konkurrenskraft? Avgörande är chefernas och medarbetarnas engagemang och kreativitet samt förmågan att omsätta det man vet (kunskap) i handling.

Hur kan man skapa engagemang, kreativitet och handlingskraft hos sina chefer och medarbetare?
Genom att ge dem rätt arbetsförutsättningar, d v s se till att de upplever goda förutsättningar inom följande områden:
  • Påverkansmöjlighet
  • Ledarskapet
  • Gemenskapen (t ex avsaknad av konflikter) inom grupper och förtroende för företagsledningen
  • Optimal arbetsbelastning
  • Trygghet
  • Stimulans i arbetet - att utveckla kompetens

Dessa är de viktigaste faktorerna. Ge cheferna och grupperna verktyg för att stämma av hur man upplever sina arbetsförutsättningar och ge dem möjligheterna att till utifrån gruppernas behov anpassade insatser.

torsdag 22 mars 2012

Hjälp chefen att nå sina mål med en medarbetarenkät

Jag har nu haft flera samtal med företag där man vill att medarbetarenkäten kopplas till chefernas mål.
Man vill ha en tydlig koppling mellan resultatet i medarbetarindersökningen och chefens mål.

Jag ger här ett förslag för att möta detta behov:

1. Satt upp prestationsmål för företagaget och varje enhet.

2. Skapa en process för att höja prestationerna i verksamhet där man definierar olika steg och där medarbetarenkät är en aktivitet.

3. Använd en tillförlitlig medarbetarundersökning som mäter just de faktorer som påverkar det mål man vill uppnå. Frågorna måste också testas så att man vet att medarbetarna vet hur man ska svara.

4. Enkätsvaren måste kvalitetsgranskas, så att inte ogiltiga svar tas med. D v s att svar från personer som vill manipulera sina svar eller som missuppfattat frågor tas bort. Sätt gräns för lägsta accepterade svarsfrekvens av giltiga svar.

5. Första linjens chefer ska ha resultatet så långt det är möjligt med hänsyn till anonymiteten.

6. Sammanställning, analys och rekommendationer för prioriteringar till cheferna ska utföras enligt strikta regler av erfarna personer med god kännedom om olika arbetsplatsers förutsättningar.  D v s analytikerna ska känna till vad som är möjligt att uppnå i en butik, lärare, ledningsgrupp, administrationsenhet, verkstadsskift och ta hänsyn till detta när man skriver rekommendationerna till chefen.

7. Redovisning för chefen och i denna tala om för chefen i hur han/hon ska redovisa resultatet för sin grupp. Fokus är nämligen att diskutera rekommendationerna. Man sparar massor med tid genom att fokusera på vad undersökningen visar i form av rekommendationer och hur man ska formulera målen och aktiviteterna. Att diskutera svarsfördelning är direkt kontraproduktivt.

8. Redovisningen till chefer och medarbetare ska göras omedelbart efter avslutad medarbetarundersökning (d v s inom ett par veckor). Chefen ska kunna diskutera resultatet med analytikern för att förstå enhetens situation och rekommendationerna till fullo.

9. Uppföljande aktiviteter ska schemaläggas i processen. Omfattar rapportering till företagsledningen, uppföljningar av arbetet, stöd till chefer och grupper, deadlines m m.

10. I processen ska ingå tidpunkt för avstämning av processen och resultatet och att man är beredd att trimma själva processen och dess olika steg.

måndag 19 mars 2012

Lyckas i jobbet med bra medarbetarundersökning

Skulle en medarbetarundersökning vara en förutsättning för att du ska lyckas på jobbet?

Kan det finnas någon relevans i detta?

Jag påstår att visst gör det.

Tänk dig att om du är chef eller om du är medarbetare så behover du bra arbetsförutsättningar för att kunna göra ett bra jobb. När du har haft en bra dag på jobbet så känner du med all sannolikhet dig jättenöjd. Du har hunnit med det du skulle. Hade ni problem med datorer, maskiner, trafiken eller andra saker, så lyckades ni endera lösa problemen eller så lyckades ni skapa några handlingsvägar för att skapa konstruktiva vägar till en lösning.

Har du med dig olösta problem hem erfter arbetsdagen så vet du innerst inne att ni löser dessa, även om det känns tungt för stunden. Du har en tillförsikt att ni ordnar upp alla problem.

Det är inte alla chefer och medarbetare som får uppleva att de flesta arbetsdagarna känns helt rätt och att man är nöjd med sina insatser och vad man själv uträttat och kanske också med vad gruppen uträttat.

Vad har nu detta med en medarbetarundersökning att göra?

Jo, för att utveckla en arbetsplats eller ett företag så behöver man göra en anonym kartläggning av hur medarbetare och chefer upplever sina arbetsförutsättningar inom de områden som påverkar prestationerna. Man bör göra en medarbetarundersökning som ger varje chef tydlig information om hur vad man ska satsa på.

Medarbetarundersökningen måste vara tillförlitlig och felkällorna minimerade. D v s undersökningen ska mäta de faktorer som påverkar och man måste veta att alla svar verligen är från sådana som uppfattat frågorna på ett korrekt sätt. Vidare måste svaren vara kontrollerade så att man eliminerat missuppfattningar.
Analysen av svaren måste göras av personer som kan relatera svarsdatat i förhållande till typ av arbetsplats, tidigare resultat, erfarenheter från att ha analyserat många arbetesplatser .

Analyserna ska leda till rekommendationer som syftar till att snabbast möjligt höja medarbetarnas och chefernas prestationer. Den som utför analysen ska ha erfarenhet av vad som händer på arbetsplatserna efter att man där ute hos kunden följt rekommendationerna.

Ger man en medarbetarundersökning den roll som den egentligen ska ha, så ger den ett ovärderligt underlag för att skapa en organisation där hela verksamheten har ett fokus på att skapa varaktigt höga prestationer.

Se till att du har en medarbetarundersökning som du kan lita på!

torsdag 8 mars 2012

Alla vill lyckas på jobbet! Skapa förutsättningarna

Har du tänkt på att det hela handlar om egentligen en sak: att alla vill lyckas på jobbet.

Kan det vara så enkelt ...?

Vill inte alla tjäna pengar, bli rika ... eller bli bekräftade ... eller finns det inte dom som vill vara lediga hellre än jobba .. eller ..?

Jag ska inte fördjupa mig dessa tankar - för det går att skriva ett helt bibliotek om detta. Men om jag begränsar mitt allmäna påstående till att de flesta vill lyckas på jobbet. Vad behöver man göra då för att detta ska uppfyllas?

För att inte gå vilse i ansträngingarna att skapa bra arbetsförutsättningar behöver man ta reda på vad är det som betyder mest för att människor ska känna sig nöjda på jobbet och lämna arbetsdagen med ett leende.

För att göra detta behöver man fråga alla på ett tillförlitligt sätt vad man anser om sina viktigaste förutsättningar för att känna sig nöjda i jobbet. Det räcker oftast med att man genomför en tillförlitlig medarbetarundersökning och gör analysen på ett snabbt och systematiskt sätt och sedan delger avdelningar och grupper de prioriterade områden som man behöver arbeta med för att snabbast skapa goda arbetsplatser.

Det är också viktigt att regelbundet stötta cheferna och grupperna i detta arbete, för det kan vara en lång process att utveckla verksamheten i den riktning man önskar.

Mina erfarenheter är att en korrekt genomförd medarbetarundersökning i en större organisation brukar peka på att nödvändigheten att göra större förändringar i vissa avseenden. Det kan gälla att omfördela personella resurser, avveckla eller utveckla chefer, motverka konflikter och mobbning, se över sin företagskultur för att nämna några exempel. Detta innebär att företagsledningen måste ha en beredskap att fatta snabba och kraftfulla beslut och vara beredd att allokera resurser. När man genomfört en medarbetarundersökning är varje insats för att förbättra arbetsförutsättningarna en investering som ofta betalar sig på kort tid - förutsatt att den är beslutad på ett tillförlitligt undersökningsunderlag.

Det är viktigt att genomföra sin medarbetarundersökning på ett tillförlitligt sätt så att du har ett tillförlitligt beslutsunderlag ifall du vill verka för att cheferna och medarbetarna i din verksamhet ska få uppleva att de ofta känner att de lyckas på jobbet.

Du kan ju sen fundera på vad det skulle innebära för din verksamhet mätt i olika nyckeltal ifall ni lyckats med detta och vad detta är värt för er.

torsdag 1 mars 2012

Bra ledarskap enligt tidningen Chef - är detta hela sanningen?

Jag ser en helsidesannons i dagens DN där tidningnen Chef skriver "Bra Ledarskap handlar om att fylla sina egna brister med bra medarbetare."

Min reflektion är - häftig annons och rubriken är ju tydlig - tidningen måste få många nya prenumeranter. Den är säkert värd sin investering.

Så kommer min nästa tanke - Ja, rubriken är sann om de duktiga och lojala medarbetarna har bra förutsättningar. Eftersom tidningen läses även av högre chefer, så är annonsen sann om de underställda cheferna upplever att de har bra förutsättningar.

Bra chefer och medarbetare har mycket svårt att verka på det sätt som den här chefen i annonsen önskar ifall de inte upplever att de har bra arbetsförutsättningar.

Annonsen kan tolkas att medarbetarna fixar chefens brister utan att chefen behöver göra något. Chefen står ju i annonsen med händerna djupt nedkörda i byxfickorna och ser riktigt nöjd ut. Jag tror inte rubriken speglar hela sanningen - för han har säkert gjort en sak som han inte tänkt på när han pratade med tidningen.

Han har säkert sett till att medarbetarnas och de underställda  chefernas förutsättningar för att göra ett bra jobb genom att att ha följande på plats:
  • Att de upplever påverkansmöjligheter
  • Att arbetsbelastningen är rimlig
  • Att man upplever stimulans i arbetet - inte för mycket och inte för litet
  • Att man känner gemenskap inom och mellan grupperna - t ex man hanterar konflikter effektivt
  • Trygg och säker arbetsplats
  • Ledarskapet - d v s ett förtroende mellan chefen och underställda chefer och medarbetare
Vet du som chef hur de som ska fylla dina brister uppelver sina arbetsförutsättningar i dessa områden. Ger du dina underställda chefer verktyg för att de också ska få njuta av det fina arbete som deras medarbetare utför för att fylla sin chefs brister?

Hur tar du reda på detta? Om du inte redan gjort det, se till att ta reda på medarbetarnas arbetsförutsättningar på ett kvalitetssäkert sätt så du och dina underställda chefer får klara besked om hur man ska prioritera för att fylla dina och sina egna brister.

torsdag 23 februari 2012

Lyckas i jobbet genom anpassade åtgärder

Har du tänkt på hur tokigt det skulle vara om du har brutit benet under skidåkningen och försöker bota din smärta genom att ta en av svärmors nitroglycerintabletter?

Är det inte detta som man försöker göra i många företag när man satsar på generella insatser för att höja några faktorer i verksamheten? En generell insats för att t ex höja medarbetarnas prestationer passar ju inte överallt. T ex om ni väljer att motivationsprogram och kör ut detta till alla. Många kommer att rycka på axlarna och inte förstå alls vad som händer och varför man ska ha detta.

Det är stor risk att det är bortslösade resurser med ett sådant generellt program.

Alternativet är att ta reda på hur det ser ut på de olika enheterna. Jag menar hos första linjens chefer. Gör detta på ett tillförlitligt sätt. D v s använd vetenskapliga metoder. Gissa inte och försök inte låtsas att ni gör rätt. Det straffar sig alltid om man drar felaktiga slutsatser och agerar utefter dessa.

Se därför till att använda en tillförlitlig medarbetarundersökning och som ger analys och åtgärdslistor som är framtagna av experter. En tillförlitlig medarbetarundersökning är en sådan som man på ett strikt sätt kontrollerat att den mäter det den är framtagen för. Vidare att man har exkluderat de svar som inte är tillförlitliga. Det finns alltid av olika orsaker sådana i en undersökning.

Att ge varje chef en lista över de områden som de ska prioritera för att komma tillrätta med bristerna i sin enhet, ger snabbt genomslag i verksamheten. Medarbetare och chefer känner att de lyckas i jobbet.

Företagsledningen får efter medarbetarundersökningen en översikt över läget på de olika enheterna och kan anpassa stödet för att åtgärda de viktigaste problemen. Ifall resurserna tryter så kan man välja att inte åtgärda problemen på vissa enheter eller att avstå från vissa mindre viktiga problem.

Medarbetarna blir mer positiva till att företagsledningen tar reda på vilka problem som finns på alla enheter och sedan ger anpassat stöd till varje enhet jämfört med ett generellt program för alla enheter. Nog har du  stött på medarbetare som säger "Jaha, inte nu igen, detta gjorde vi förra året också ..." . Denna attityd slipper du ifall ni ger resurser för anpassade insatser till varje enhet och att cheferna valt rätt åtgärder.

Medicinen anpassas till åkomman och ni försöker inte göra tvärtom.

Resultatet kommer att bli mycket tydligt!

torsdag 16 februari 2012

Kurs medarbetarundersökningar för dig som fått uppdraget

Har du tänkt på vad ett affärssystem används till? Varför använder man sig av affärssystem? Förmodligen för att hålla koll på all ekonomi, massor med data om kostnader, produktionskostnader, investeringar, likviditetsflöden, avskrivningar m m. Massor med data samlas och sedan använder man sig av dessa data för olika slags prognoser, simuleringar och beslutsunderlag för att styra och leda verksamheten.

Förmodligen anser man att data i affärssystemen är tillförlitliga och användbara för att styra och leda verksamheten. Man investerar i nya marknader avvecklar marknader och omorganiserar utifrån de data man får från bl a affärssystemen. OK, jag är väldigt schematisk. Men min artikel ska bli kort.

Hur är det med data om hur medarbetare och chefer uppfattar sina arbetsförutsättningar. D v s data som relateras till kanske den dyrbaraste resursen i verksamheten. Finns det någon siffra på potentialen i era medarbetarresurser och hur mycket ni använder er av denna viktiga potential? Finns det detaljerade och tillförlitliga uppgifter om läget på de olika enheterna och ert beslutsunderlag som visar hur man ska prioritera för att skapa varaktigt höga prestationer på enheterna?

Om du tar er senaste medarbetarundersökning med till ett ledningsmöte och talar om att du vill att rapporterna från denna ska användas som en del i ert beslutsunderlag för en omorganisation eller en större förändring i strategin för hur ni ska bemanna olika verksamheter. Vad kommer du att få för svar?

Om du är det minsta tveksam till ditt förslag kommer att accepteras, rekommenderar jag dig att genomföra nästa medarbetarundersökning på ett tillförlitligt sätt. Du borde se till att ha så säkra data och så förädlade resultat att du kan lägga till en kolumn till de siffror som affärssystemet genererat där det står uppgifter om prestationsindex för enheterna och era målsättningar när det gäller att nyttja era medarbetares potential.

Lyckas du få in dessa uppgifter i beslutsunderlaget kommer det förmodligen att bli lättare för dig att få gehör för investeringar i t ex kompetensutveckling, ledarutveckling, m m. Er översyn av organisation och personella resurser får kanske en annan inriktning, därför att ni har jämförelsevis samma kvalitetsnivå på data från din medarbetarundersökning som från övriga delar i affärssystemet. Om du kan visa på siffror som visar på potentialen i olika enheter och du visar på förslag på åtgärder för att öka prestationerna blir det lätt att se vad detta innebär för produktionen och utvecklngskostnaderna för personalsatsningen för att nå den nya produktionsnivån. Det gäller att få företagsledningen att våga fatta beslut som också grundas på vad din medarbetarenkät har givit. Besluten ser kanske annorlunda än annars.

Så, om ni inte tar er medarbetarenkät på fullt allvar och använder den som underlag för att leda er verksamhet föreslår jag att du ser till att använda dig av vetenskapliga metoder för att få tillförlitliga data och att analys och sammanställningar görs enligt strikta kvalitetsregler. Ni bör ha en process som innefattar förberedelser, genomförande, återkoppling, uppföljning och uppföljning av insatser och nya uppföljningar.

Ska mitt inlägg anses vara en kurs?  Det är nog snarare en introduktion till en kurs. Jag är medveten om att många jobbar mycket seriöst och kan därmed använda sina data från medarbetarundersökningen i sina affärsbeslut. Men för dig som inte gör det hoppas jag att du håller med om att det ligger litet i det jag påstår.

torsdag 9 februari 2012

Medarbetarundersökning - test av dig som ska genomföra en

Vad är viktigast för dig när du ska välja en medarbetarundersökning?
  1. Att frågorna är de som innehåller de faktorer som ni beslutat är de viktigaste
  2. Att frågorna kan jämföras med den förra enkäten ni gjorde tidigare
  3. Rapporternas presentation i tydliga och pedagogiska bilder och diagram så att man i grupperna kan diskutera hur man ska arbeta för att förbättra arbetsmiljön och skapa trivsel
  4. Att varje chef får en egen lista på områden att prioritera i förbättringsarbetet för att skapa varaktiga prestationer i sin enhet. Listan är gjord utifrån säkra mätmetoder och analys gjord av specialister.
  5. Snabb återrapportering - inom en vecka efter att undersökningen avslutats
  6. Att chefen kan diskutera rekommendationerna med den som utförde analysen
Kanske lätt att svara på?
Kanske svårt att svara entydigt på?
Men om du får välja tre alternativ - vilka väljer du då?

Om du utgår från vad du tror är viktigast för chefen när rapporten anländer?

Kan det vara att cheferna anser att underlaget är aktuellt och tillförlitligt? Att cheferna kan känna sig trygga med underlaget och kan ha hunnit förbereda med en diskussion med den som gjorde analysen innan de träffar sin grupper?

Förändrar detta dina val över de viktigaste alternativen vid val av medarbetarundersökning?

Om du tittar bakåt i tiden - har ni nått era mål i förbättringsarbetet efter de tidigare medarbetarundersökningarna?
Är du nöjd med resultatet?
Önskar du att ni hade kunnat ändra snabbare på brister och kunnat bli mer effektiva?
Hur har era chefer det? Finns det stor risk att ni förlorar ett antal duktiga under det kommande året?
Finns det stor risk att ni tappar ett antal viktiga medarbetare för att de inte får lyckas fullt ut?

Vad händer ifall du använder dig av samma medarbetarundersökning som förra året?

Om det i år ser likadant ut då som förra året - vad ska ni göra då?
Jobba hårdare och mer målmedvetet, skapa processer, följa upp bättre och därmed driva förbättringsarbetet från ledningsgruppen?
Ärligt sagt - har ni inte gjort detta tidigare?
Skulle man kunna säga att talesättet:  Gör du som du alltid har gjort - så får du samma resultat som förr?

Är det inte dags att överväga att göra årets medarbetarundersökning på ett helt nytt sätt?

söndag 5 februari 2012

Lyckas i jobbet - skapa flyt

Jag läser en artikel som med okänt budskap som jag fått för en tid sedan som handlar om att ha flyt och forskning kring detta. Forskaren är Mihály Csíkszentmihályi. Sök på Google på detta namn, så finner du mycket mer intressant. Han finns även på Ted.com.

Ett citat jag hittar som definition på nätet: Flow is a state of peak enjoyment, energetic focus, and creative concentration experienced by people engaged in adult play, which has become the basis of a highly creative approach to living.

Det finns mycket skrivet och på video om detta på nätet, så jag ävgränsar mig till själva artikeln som säger att man i arbetslivet ska ha vissa förutsättningar på plats för att känna flyt i det man upplever och gör.

Det gäller att skapa en miljö där människor inte är rädda, där människor känner tillit. Klara mål för verksamheten är ockå viktig, liksom återkoppling på arbetet. För mycket och för litet att göra kan inverka negativt på arbetsglädjen och därmed på flytmöjligheten.

De som är för oroliga av sig, alltför självmedvetna eller tävlingsinriktade kan ha svårt att känna flyt även om de har ideala flytförhållanden.

Hur känns det att befinna sig i flytet? I en sådan situation är målet tydligt och den verkliga njutningen ligger i de steg man tar för att uppnå målet. Inte att man faktiskt når målet. Känner du igen detta från när du gick i skolan eller tävlade? Att när du klarat ditt skrivningsmål så kändes det som ett antiklimax eller när du tävlade och vann eller nådde ditt mål, så kändes det tomt? Det var när du kände att du kom framåt i studierna och träningen som gav kicken. Du har säkert egna upplevelser där du känt flyt, där tid och rum upphört och allt bara fungerar. Du känner dig nästan förvånad efteråt över vad du uträttat. Du längtar kanske efter nästa tillfälle att skapa din flytsituation?

För att hitta stunder av flyt ska du söka efter situationer du känner passion för. Dagarna innehåller för oss allra flesta en massa måsten som vi inte känner entusiasm för. Försök då att hitta sätt att utföra dessa aktiviteter. Om du måste diska, kan du försöka hitta på en tävling eller lek som gör att du fokuserar på att göra diskningen på ett speciellt sätt och kanske mer och mer effektivt i varje moment.

Vad blir konsekvensen av när människor känner flyt? De trivs. De älskar situtaionen. De blir förvånade och kanske imponerade över vad de uträttat. Om människor känner flytet när de är på arbetet, får de mycket uträttat, det blir oerhört rätt det de utför,  de känner kontroll över situationen, de känner entusiasm och de upptäcker ofta att de överträffat vad de tidigare trodde var möjligt för dem att utföra.

torsdag 26 januari 2012

Visioner, målmedvetenhet och orädda människor.

Jag fick idag en kick av att på nätet se en intervju av Christian von Koenigsegg, svensken i Skåne som tillverkar världens snabbaste standardbild, d v s en sportbil som kan köras på vanliga vägar och av vanliga förare.

Han bestämde sig 1996 att bygga en sådan bil och två år senare kunde han köra sin härliga prototyp på en vanlig väg. En helt osannolik historia. Hur är detta möjligt att på så kort tid bygga en helt ny bil. Och då en extrem bil!

Eller vad tänker du?

Men han och hans team gjorde det! Utmaningen var att från ingenting mer än en vision, skapa världens snabbaste standardbil och som inte skulle innehålla några kompromisser utan den skulle ha bäst bränsleeffektivitet, ha den starkaste motorn, vara snabbast i världen, ha bästa ergonomin för föraren, uppfylla miljökraven, o s v. Många är faktorer som motarbetar varandra och dom har trots detta lyckats hålla sina målsättningar och inte behövt skapa kompromisser. Bara detta är en fantastisk prestation!

Christians krav var antagligen oerhördt tuffa för teamet. Jag läste t ex i en bok hur han konstruerade så att kraven på avgasreningen kunde uppfyllas trots att han hade en motor som per sekund sprutade ut oerhörda volymer avgaser. Att hitta på ett sätt att i en liten burk rena dessa enorma volymer i samma takt som de produceras var en stor utmaning. Ingen i världen hade fixat det förut! (Hur skulle förresten en slimmad och världens snabbaste  standardbil se ut med en stor avgastunna på bagageluckan?) Han kom på en smart lösning som fick plats i vad som fanns kvar i motorrummet efter att motorn var monterad..

Hur kunde dom skapa en extrem bil och samtidigt lösa alla tekniska problem på så kort tid. Jämför med vilken tid som tratidtionella bilutvecklare behöver och de horder av konstruktörer de har för att ta fram en ny modell?

OK, ett duktigt team där alla förmodligen har inflytande och där alla brinner för saken. Jag kan tänka mig att det är rak kommunikation som gäller. Inga dolda agendor. Feedbacken är osminkad och rak. Man känner varandra och vet hur man fungerar som individer och i teamet. Det är förmodlgen ett lagarbete - precis som i lagsporten.  Alla förstår problemen som ska lösas. Alla bidrar säkert och man känner sig trygga i sina roller. Alla känner sitt ansvar och man litar på varandra - att var och en gör det man ska.

Ett dream team.

Händer det att du drömmer om att skapa ett dream team av din grupp, eller att vara med i ett dream team? Eller om du är "en högre chef", skapa ett företag bestående av många dreamteams? Har du någon tanke på hur du ska göra detta. Du kan ju inte bara byta ut dina medarbetare ifall du inte tror på dem. I alla fall inte om
det rör sig om många personer.

Prova metodiskt arbete - där du tar reda på hur dina medarbetare och underställda chefer uppfattar att deras förutsättningar är. Kolla bara sådana områden som har direkt påverkan på deras prestationer.

Glöm trivseln, den kommer automatiskt om ni gör rätt prioriteringar. Det är höga och hållbara prestationer som räknas, eller hur?

Precis som hos Koenigsegg! Allt presterar hos honom: ideerna, han själv, personalen och bilarna!

Din verksamhet ska leverera prestationer internt och gentemot era kunder och brukare. Du kan faktiskt skapa ditt eget dream team (om du inte redan har det) genom att göra rätt. Det går, bara du tror på det och att du gör de steg som behövs.

Vet du inte hur du ska prioritera finns det hjälp att tillgå.

Kanske väcker mina rader några idéer hos dig om Vad visioner, målmedvetet och orädda människor kan skapa?